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Plan-Ist-Vergleich Projektbudget — Excel-Vorlage

Einnahmen- und Kostenposten, Plan und Ist pro Monat, Abweichung absolut und in Prozent, kumulierte Summen, Prognose zum Projektende, Hervorhebung von Überschreitungen und Diagramme.

Plan-Ist-Vergleich Projektbudget — Excel-Vorlage
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Leere Vorlage + ausgefülltes Beispiel · Excel 2007+, LibreOffice, Google Tabellen

Wofür

Ein Projektbudget stimmt selten mit der Realität überein, und es ist wichtig, eine Überschreitung zu bemerken, bevor sie wächst. Sie tragen Plan und Ist pro Monat ein, und die Tabelle zeigt die Abweichungen für jeden Posten und Monat, hebt Überschreitungen hervor, berechnet kumulierte Summen und prognostiziert, was das Projekt bis zum Ende kosten wird, wenn das aktuelle Tempo anhält.

Was enthalten ist

  • „Parameter“: Name, erster Monat, Dauer bis zu 24 Monate, Abweichungstoleranz, Prognosemethode.
  • „Plan“ und „Ist“: bis zu 10 Einnahmeposten und 20 Kostenposten pro Monat; die Postennamen werden nur einmal eingegeben.
  • „Plan-Ist“: Plan und Ist bis zum aktuellen Monat, Abweichung absolut und in %, Planausschöpfung, Prognose zum Projektende und Status für jeden Posten.
  • „Abweichungen“: Differenz zwischen Ist und Plan nach Posten und Monaten mit roter und grüner Hervorhebung.
  • „Kumuliert“ und „Übersicht“: kumulierte Summen, Projektergebnis, größte Überschreitungen und Diagramme „Plan vs. Ist“.

Für wen

Für Projekt- und Abteilungsleiter, Unternehmer bei einer Geschäftsgründung, Organisatoren von Veranstaltungen, Renovierungen und Bauvorhaben — für alle, die ein Projektbudget in Excel führen und sehen möchten, wo die Ausgaben den Plan überschritten haben.

Kompatibilität

Excel 2007 und neuer, LibreOffice. Ohne Makros. Die Datei ist auf Deutsch. Die Berechnung ist ein Richtwert.

Fragen und Antworten

Wie wird die Abweichung berechnet?
Die Abweichung ist Ist minus Plan. Bei Kosten bedeutet Plus eine Überschreitung und wird rot hervorgehoben, bei Einnahmen bedeutet Minus einen Fehlbetrag. Die Toleranz, innerhalb derer eine Abweichung als normal gilt, wird in den Parametern festgelegt.
Wie wird die Prognose zum Projektende berechnet?
Es gibt zwei Methoden zur Auswahl. „Planausschöpfungstempo“ setzt das aktuelle Verhältnis von Ist zu Plan fort und eignet sich für einmalige Posten. „Durchschnittl. Ist pro Monat“ setzt die durchschnittlichen Ausgaben fort und eignet sich für regelmäßige Posten wie Miete. Die Prognose ist ein Richtwert.
Warum wird die Abweichung „bis Stichtag“ und nicht für das ganze Projekt berechnet?
Vergleicht man das Ist für einen Teil des Projekts mit dem Plan für das ganze Projekt, sieht jeder Posten wie eine Einsparung aus. Deshalb wird der Plan für dieselben Monate genommen, für die Ist-Werte erfasst sind, und der Plan für das ganze Projekt wird separat angezeigt.
Für wie viele Monate ist die Tabelle ausgelegt?
Bis zu 24 Monate, 10 Einnahmeposten und 20 Kostenposten. Die Dauer wird in den Parametern festgelegt, überzählige Monate werden grau und nicht berechnet.