Werden die Nummern automatisch vergeben?

Ja: Die Reg.-Nr. der Ein- und Ausgänge setzt sich aus Präfix, laufender Nummer und Jahr zusammen. Das Format (Präfix, Anzahl Ziffern, Jahr) legen Sie auf dem Blatt „Parameter“ fest. Sortieren Sie die Zeilen innerhalb des Buchs nicht.

Welche Erledigungsfrist ist hinterlegt?

Standardmäßig 30 Kalendertage ab Eingang – das ist ein Standardwert, den Sie mit Ihrer Registraturordnung abgleichen sollten. Für jede Dokumentart lässt sich eine eigene Frist festlegen oder die Kontrolle abschalten (0 Tage).

Kann ich eine Antwort mit dem eingegangenen Dokument verknüpfen?

Ja: Wählen Sie im Blatt „Ausgang“ die Reg.-Nr. des Eingangs – im Posteingangsbuch erscheint die Nummer der Antwort, und die Prüfung vergleicht das Antwortdatum mit der Kontrollfrist.

Ist der Aktenplan im Beispiel verbindlich?

Nein, die Werte sind frei gewählt. Tragen Sie Ihren genehmigten Aktenplan ein; Aufbewahrungsfristen und Positionen gleichen Sie mit Ihren Vorgaben ab.

Ist das ein amtliches Formular?

Nein, es ist ein Arbeitsformular des Buchs entsprechend seiner Struktur; Ihre Organisation kann ein eigenes Formular verwenden. Das Blatt „Druck Eingangsbuch“ liefert eine Form mit Spalten für Unterschriften.

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Posteingangs- und Postausgangsbuch in Excel mit Fristenkontrolle und Aktenplan – Excel-Vorlage

Buch für Ein- und Ausgangspost in Excel: automatische Nummern, Fristenkontrolle mit Ampel, Aktenplan, Übersicht und Druckformular.

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Leere Vorlage + ausgefülltes Beispiel · Excel 2007+, LibreOffice, Google Tabellen

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Wofür

Führen Sie Ein- und Ausgangspost in einer Datei und verpassen Sie keine Frist. Excel vergibt die Registriernummern selbst, berechnet die Kontrollfrist, zeigt den Status an und färbt die Zeilen nach dem Ampelprinzip. Eine ausgehende Antwort wird mit dem eingegangenen Dokument verknüpft, und ein eigenes Blatt sammelt überfällige und dringende Dokumente.

Was enthalten ist

„Anleitung“: Ausfüllen in 5 Minuten, Bedeutung der Farben, Hinweise und Warnung zu personenbezogenen Daten.
„Parameter“: Organisation, Jahr, Standard-Erledigungsfrist, Format der Ein- und Ausgangsnummern, Verzeichnisse der Dokumentarten (mit eigener Frist), Korrespondenzpartner, Bearbeiter, Unterzeichnende und Versandarten.
„Eingang“: bis zu 500 Einträge – Reg.-Nr., Eingangsdatum, Absender, Zeichen und Datum des Absenders, Art, Inhalt, Verfügung, Bearbeiter, Frist, Erledigungsdatum, Aktenzeichen; automatisch Status, Ampel und Prüfungen.
„Ausgang“: bis zu 500 Einträge – Nummer, Datum, Empfänger, Inhalt, Bearbeiter, Unterzeichner, auf welchen Eingang geantwortet wird, Versandart.
„Fristenkontrolle“: fertige Liste überfälliger und dringender Dokumente für die Besprechung.
„Aktenplan“: bearbeitbares Verzeichnis der Aktenzeichen mit Aufbewahrungsfristen und Zähler der Dokumente je Akte.
„Übersicht“: nach Monaten, Bearbeitern und Korrespondenzpartnern, Anteil der fristgerecht erledigten Dokumente, Diagramm.
„Druck Eingangsbuch“: Eingangsregister für den gewählten Monat mit Spalten für Unterschriften.

Für Behörden und Einrichtungen

In einer Behörde, Schule, Klinik oder Verwaltung sehen Sekretariat und Assistenz der Leitung, welche Aufträge und Anfragen übergeordneter Stellen dringend sind, und die Leitung erhält eine fertige Liste für die Besprechung. Die Übersicht nach Bearbeitern zeigt die Auslastung der Abteilungen und den Anteil fristgerecht erledigter Dokumente, und der Aktenplan hilft, bei der Registrierung sofort das Aktenzeichen anzugeben.

Für wen geeignet

Für Sekretariat und Registratur, Assistenz der Geschäftsleitung, Verwaltungsfachkräfte, Schul- und Klinikverwaltungen, Hausverwaltungen – für alle, die Ein- und Ausgangspost registrieren und für Fristen verantwortlich sind.

Sofort einsetzbar

Die Datei enthält ein fertiges Registrierbuch mit Formeln, Fristenkontrolle und Druckformular. Im Lieferumfang sind eine leere Vorlage und ein ausgefülltes Beispiel mit erfundenen Daten. Posteingangsbuch, Postausgangsbuch und Muster-Aktenplan sind in einer Datei vereint – tragen Sie einfach Ihre Verzeichnisse ein und legen Sie los.

Kompatibilität

Excel 2007 und neuer, LibreOffice. Ohne Makros und externe Verknüpfungen. Die Datei ist auf Deutsch. Erledigungsfristen, Nummernformat, Aufbewahrungsfristen und Aktenplan im Beispiel sind frei gewählt: Gleichen Sie sie mit den geltenden Vorschriften, dem Verzeichnis üblicher Dokumente und Ihrer Registraturordnung ab. Es ist ein Arbeitsformular des Buchs entsprechend seiner Struktur, kein amtliches Formular.

📘 Posteingangsbuch und Postausgangsbuch in Excel führen: Nummern, Fristen und Aktenplan

Fragen und Antworten

Werden die Nummern automatisch vergeben?: Ja: Die Reg.-Nr. der Ein- und Ausgänge setzt sich aus Präfix, laufender Nummer und Jahr zusammen. Das Format (Präfix, Anzahl Ziffern, Jahr) legen Sie auf dem Blatt „Parameter“ fest. Sortieren Sie die Zeilen innerhalb des Buchs nicht.
Welche Erledigungsfrist ist hinterlegt?: Standardmäßig 30 Kalendertage ab Eingang – das ist ein Standardwert, den Sie mit Ihrer Registraturordnung abgleichen sollten. Für jede Dokumentart lässt sich eine eigene Frist festlegen oder die Kontrolle abschalten (0 Tage).
Kann ich eine Antwort mit dem eingegangenen Dokument verknüpfen?: Ja: Wählen Sie im Blatt „Ausgang“ die Reg.-Nr. des Eingangs – im Posteingangsbuch erscheint die Nummer der Antwort, und die Prüfung vergleicht das Antwortdatum mit der Kontrollfrist.
Ist der Aktenplan im Beispiel verbindlich?: Nein, die Werte sind frei gewählt. Tragen Sie Ihren genehmigten Aktenplan ein; Aufbewahrungsfristen und Positionen gleichen Sie mit Ihren Vorgaben ab.
Ist das ein amtliches Formular?: Nein, es ist ein Arbeitsformular des Buchs entsprechend seiner Struktur; Ihre Organisation kann ein eigenes Formular verwenden. Das Blatt „Druck Eingangsbuch“ liefert eine Form mit Spalten für Unterschriften.