Cómo crear un embudo de reclutamiento en Excel: vacantes, candidatos y conversión

En un proceso de selección pequeño, los candidatos se pierden entre correos, chats y llamadas. Alguien envía su currículum, se le promete una respuesta y una semana después nadie recuerda quién tenía que contestarle. Para la persona candidata es una mala experiencia; para ti, talento perdido.

No necesitas un sistema de selección caro para poner orden. Un libro de Excel con vacantes, candidatos y un embudo de conversión cubre lo esencial. Esta guía te explica cómo montarlo.

Qué es un embudo de reclutamiento

Es el recorrido que hace un candidato desde que se postula hasta que se contrata o se descarta. Un ejemplo de etapas: Postulación, Llamada, Entrevista, Prueba, Oferta, Contratado y Rechazado. Cada etapa tiene menos personas que la anterior, de ahí la forma de embudo. Medirlo te dice dónde se pierde gente y cuál es tu canal más eficaz.

Dos tablas

Vacantes: puesto, departamento, número de personas necesarias, rango salarial, estado y fecha de apertura.

Candidatos: nombre, vacante, fuente (portal de empleo, recomendación, redes), fecha de postulación, etapa actual, fecha del último contacto y expectativa salarial.

Usa listas desplegables para la etapa y la fuente. Así los recuentos nunca fallan por una errata.

Tiempos y recordatorios

Los días que lleva un candidato en el proceso y los que han pasado desde el último contacto se calculan fácilmente:

• Días en el embudo: =HOY()-D2
• Días sin contacto: =HOY()-F2

Y una pista de acción:

=SI(Y(E2<>"Contratado";E2<>"Rechazado";G2>5);"Contactar";"")

Con un umbral de 5 días guardado en una celda de parámetros, cada mañana puedes filtrar «Contactar» y tienes tu lista de llamadas. Puedes ajustarlo según la urgencia.

Conversión por etapa

Cuenta los candidatos por etapa con CONTAR.SI:

=CONTAR.SI(Candidatos!E:E;"Entrevista")

Ejemplo con 60 postulaciones a una vacante: 24 pasan a llamada (40 %), 10 a entrevista (42 % de las llamadas), 4 hacen la prueba y 1 recibe la oferta y la acepta. La conversión global es de 1 contratación por cada 60 postulaciones, es decir, un 1,7 %. Si ves que la caída más fuerte está entre postulación y llamada, quizá el anuncio atraiga a perfiles poco ajustados o el filtro inicial sea demasiado lento.

Rendimiento por fuente

Cuenta postulaciones y contrataciones por fuente y calcula la proporción:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Fuente;"Recomendación";Etapa;"Contratado")/CONTAR.SI(Fuente;"Recomendación")

Si el portal te trae 45 candidatos y 1 contratación, y las recomendaciones te traen 8 candidatos y 2 contrataciones, la segunda fuente es mucho más eficaz aunque aporte menos volumen. Esos datos orientan el presupuesto de captación.

Tiempo hasta la incorporación

El tiempo medio desde la postulación hasta la contratación es el mejor indicador de agilidad: =PROMEDIO.SI(Etapa;"Contratado";DíasEmbudo). Si tus candidatos tardan 35 días y la competencia cierra en 20, ya sabes por qué los mejores desaparecen.

Errores frecuentes

• No guardar la fecha del último contacto. Sin ella no hay recordatorio posible.
• Borrar a los rechazados. Pueden servir para futuras vacantes y para medir tu conversión.
• Etapas demasiado numerosas. Seis o siete son suficientes.
• No anotar la fuente. Luego es imposible medirla.
• Guardar datos personales sin cuidado. Protege el archivo y elimina lo que no necesites conservar según la normativa de protección de datos aplicable.

Plantilla de Excel para el embudo de reclutamiento

La plantilla de embudo de reclutamiento reúne cada vacante con sus candidatos, su etapa, la fecha del último contacto y su fuente. Es una plantilla de pago.

Incluye:

• «Vacantes»: puesto, departamento, cuántas personas se necesitan, rango salarial y estado; los candidatos, los contratados y los días que lleva abierta la vacante se calculan solos.
• «Candidatos»: fuente, fecha de postulación, etapa, último contacto y expectativas salariales; días en el embudo, días sin contacto y una pista de qué hacer.
• «Contactar»: candidatos con los que no se ha contactado desde hace más que el umbral de «Parámetros» (5 días por defecto).
• «Embudo»: candidatos por etapa, conversión, postulaciones y contratados por fuente, tiempo medio hasta la incorporación y gráfico.

Admite hasta 30 vacantes y 300 candidatos. Funciona con Excel 2007 y posteriores y con LibreOffice, sin macros, y está en español. Los cálculos son orientativos.

Es útil para especialistas de recursos humanos, directivos, dueños de pequeños negocios y agencias de selección de personal.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas etapas debe tener un embudo?

Las que reflejen tus pasos reales. Entre cinco y siete suele funcionar: demasiadas hacen que nadie actualice la hoja, y muy pocas esconden dónde se pierde gente.

¿Cuánto tiempo conviene tardar en responder a un candidato?

Cuanto menos, mejor. Muchas empresas se fijan un máximo de pocos días laborables; la hoja de «sin contacto» te ayuda a cumplirlo.

¿Puedo llevar varias vacantes a la vez?

Sí. Asocia cada candidato a su vacante y filtra por ella cuando quieras ver su embudo.

¿Qué hago con los candidatos descartados que podrían servir más adelante?

Márcalos como «Rechazado» con una nota sobre el motivo y el perfil. Si el candidato lo permite, y cumpliendo la normativa de datos, puedes retomarlo en otra vacante.