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Control de firmas electrónicas y certificados en Excel: vigencias, renovación y responsables — Plantilla Excel

Registro de firmas electrónicas y certificados con semáforo de plazos, plan de renovación a 90 días, responsables y resumen. No se guardan claves ni contraseñas.

Control de firmas electrónicas y certificados en Excel: vigencias, renovación y responsables — Plantilla Excel
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Para qué sirve

Una firma electrónica vencida detiene las compras, los informes y la gestión documental, y casi siempre en el peor momento. Aquí cada firma se ingresa en una fila: la tabla muestra sola cuáles están vencidas y cuáles vencen en los próximos 30 días, y arma el plan de renovación en orden de plazo. En la tabla no se guardan claves privadas, contraseñas ni códigos PIN: solo el titular, el plazo, el número de serie del certificado y el número de token.

Qué incluye

  • «Catálogos»: tipos de firmas y certificados, sistemas (portal de contrataciones, pagos públicos, presupuesto electrónico, administración tributaria, portal de servicios del Estado, intercambio interinstitucional y otros), responsables, autoridades de certificación, parámetro «avisar con N días» y horizonte del plan.
  • «Firmas»: hasta 300 firmas: titular, cargo, tipo, autoridad de certificación, número de serie, fechas de emisión y de vencimiento, dónde se usa, número de token, responsable, y semáforo de estado y de días hasta el vencimiento.
  • «Plan de renovación»: lista de firmas vencidas y que vencen en los próximos 90 días, en orden de plazo, sin duplicados y con la indicación de «qué hacer». Se arma con fórmulas, sin macros y sin FILTER.
  • «Resumen»: firmas por estado, por mes de vencimiento, por responsable y por sistema, y dos gráficos.

A quién le sirve

A contadores, especialistas en compras, personal de recursos humanos, seguridad y TI en instituciones públicas y organismos del Estado, y a pequeñas organizaciones donde varias personas trabajan con firmas electrónicas en distintos sistemas.

Compatibilidad

Excel 2007 y posteriores, LibreOffice. Sin macros. El archivo está en español. Las vigencias, los umbrales y los valores de referencia están en los parámetros: antes de usarlos, compárelos con la normativa aplicable. El cálculo es orientativo.

📘 Control de firmas electrónicas y certificados en Excel: vigencias y plan de renovación

Preguntas y respuestas

¿La tabla guarda claves y contraseñas?
No, y no deben ingresarse. La tabla solo contiene datos de referencia: titular, cargo, tipo de firma, autoridad de certificación, número de serie del certificado, plazos y número de token. Guarde las claves privadas en un soporte protegido.
¿Cómo detecta la tabla que una firma está por vencer?
Calcula la diferencia entre la fecha de vencimiento y la fecha de cálculo. Si quedan como máximo los días definidos (por defecto, 30), el estado es «Por vencer»; si el plazo pasó, «Vencida». El número de días se cambia en la hoja «Catálogos».
¿Cómo se arma el plan de renovación sin la función FILTER?
Para cada firma se calcula una clave auxiliar: fecha de vencimiento más número de fila. Las funciones SMALL y MATCH extraen las claves en orden ascendente, por lo que las firmas con la misma fecha no se duplican. Funciona en Excel 2007 y posteriores.
¿De dónde tomo la vigencia de los certificados?
Del propio certificado o de los documentos de la autoridad de certificación. Verifique los plazos y el procedimiento de renovación con los requisitos vigentes y el reglamento de su AC: la tabla no los incluye.