¿Qué formularios de acta y de ficha incluye el archivo?

Formularios de trabajo basados en la estructura de documentos habituales: acta de baja de bienes materiales y ficha de inventario de un activo fijo. No son formularios oficiales; si es necesario, adáptelos a la política contable de su organización.

¿Cómo se genera el acta de baja?

En el registro de operaciones indica el número del acta y el motivo en las filas de baja. En la hoja «Acta de baja» elige el número: la tabla trae todas las filas de esa acta, calcula los totales y muestra las firmas de la comisión de «Parámetros».

¿Cómo se calcula la depreciación de los activos fijos?

Por el método lineal: el costo inicial se divide entre la vida útil en meses y se carga desde el mes siguiente al alta. La vida útil la define usted en el registro.

¿Cuántos artículos y operaciones se pueden manejar?

Hasta 300 artículos, hasta 1500 operaciones en el registro y hasta 200 activos fijos.

¿Sirve la plantilla para una escuela, hospital o administración?

Sí: los almacenes, custodios, motivos de baja y comisión se configuran, y hay formularios imprimibles e inventario físico. El procedimiento de control defínalo según las reglas de su institución.

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Control de bienes materiales y actas de baja en Excel — Plantilla de Excel

Control de almacén en Excel: lista de artículos, registro de entradas y salidas, existencias con mínimos, acta de baja y ficha de inventario para imprimir, registro de activos fijos e inventario físico.

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Para qué sirve

Control de bienes materiales en Excel sin programas pesados: usted mantiene la lista de artículos y el registro de operaciones, y la hoja calcula las existencias de cada artículo, muestra lo que está por debajo del mínimo, rellena el acta de baja y la ficha de inventario, y compara lo contable con lo real en el inventario físico. Sirve para un almacén pequeño, el área de servicios generales, una oficina y la persona responsable de los bienes.

Qué incluye

«Parámetros»: organización, almacenes y lugares de almacenamiento, custodios, motivos de baja, categorías, comisión de bajas y el umbral «por agotarse».
«Artículos»: hasta 300 artículos con código, unidad, categoría, precio contable, existencias mínimas e iniciales; control de duplicados y omisiones.
«Registro de operaciones»: hasta 1500 filas: entradas, salidas, bajas y traslados entre almacenes; existencias tras cada operación y revisión (salida mayor que las existencias, sin precio, baja sin acta, sin motivo).
«Existencias»: entradas, salidas, bajas, existencias actuales y valor de cada artículo, con resaltado de los que están bajo el mínimo o en negativo y cuánto reponer.
«Acta de baja»: formulario imprimible: elige el número del acta, las filas se traen del registro, con totales, espacio para «Aprobado» y firmas de la comisión.
«Activos fijos»: registro de hasta 200 activos, depreciación lineal, valor neto contable a la fecha elegida, estado y revisiones.
«Ficha de inventario»: formulario imprimible por número de inventario con el calendario de depreciación por años.
«Inventario físico»: lista con cantidad contable y real, sobrantes y faltantes en unidades y en valor.
«Resumen»: existencias por almacén y categoría, movimiento y bajas por mes, bajas por motivo e indicadores de control.

Para instituciones y organizaciones

En una administración, escuela, hospital o institución, la tabla sustituye a las hojas en papel y a los archivos sueltos: el custodio ve las existencias y el mínimo, la comisión recibe el acta de baja lista con las firmas, y en el inventario se ven de inmediato las diferencias y su valor. La lista de motivos, la comisión y los almacenes se ajustan a su política contable.

A quién le conviene

Al encargado de servicios generales, al jefe de almacén, al custodio de bienes, al contador del área de materiales, al especialista de administración de una escuela, guardería, hospital, institución pública o una organización pequeña.

Compatibilidad

Excel 2007 y posterior, LibreOffice. Sin macros. El archivo está en español. Los formularios impresos son formularios de trabajo basados en la estructura de documentos habituales, no formularios oficiales; el procedimiento de baja, las vidas útiles y la comisión dependen de su política contable y de la normativa local: escriba sus valores en «Parámetros» y en las tablas.

📘 Control de bienes materiales y acta de baja en Excel: guía práctica

Preguntas y respuestas

¿Qué formularios de acta y de ficha incluye el archivo?: Formularios de trabajo basados en la estructura de documentos habituales: acta de baja de bienes materiales y ficha de inventario de un activo fijo. No son formularios oficiales; si es necesario, adáptelos a la política contable de su organización.
¿Cómo se genera el acta de baja?: En el registro de operaciones indica el número del acta y el motivo en las filas de baja. En la hoja «Acta de baja» elige el número: la tabla trae todas las filas de esa acta, calcula los totales y muestra las firmas de la comisión de «Parámetros».
¿Cómo se calcula la depreciación de los activos fijos?: Por el método lineal: el costo inicial se divide entre la vida útil en meses y se carga desde el mes siguiente al alta. La vida útil la define usted en el registro.
¿Cuántos artículos y operaciones se pueden manejar?: Hasta 300 artículos, hasta 1500 operaciones en el registro y hasta 200 activos fijos.
¿Sirve la plantilla para una escuela, hospital o administración?: Sí: los almacenes, custodios, motivos de baja y comisión se configuran, y hay formularios imprimibles e inventario físico. El procedimiento de control defínalo según las reglas de su institución.