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Suivi des procurations et des échéances de documents — modèle Excel

Registre des procurations, signatures électroniques, licences, certificats et polices dans une seule liste : feu tricolore « expire dans N jours », feuille des échéances proches et synthèse par type.

Suivi des procurations et des échéances de documents — modèle Excel
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Modèle vierge + exemple rempli · Excel 2007+, LibreOffice, Google Sheets
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À quoi ça sert

Une procuration périmée ou un renouvellement de signature électronique oublié bloquent les achats, les appels d'offres et les déclarations. Le registre rassemble tous les documents à date de validité : le tableau calcule les jours restants, colore le feu tricolore et construit lui-même la liste des documents expirés et à renouveler par ordre d'échéance, pour s'occuper des renouvellements à temps.

Contenu du fichier

  • « Listes » : types de documents et seuil d'alerte en jours pour chaque type, date du jour.
  • « Registre » : jusqu'à 500 documents — type, numéro, date de délivrance, mandant, mandataire, pouvoirs, validité, jours restants et feu tricolore.
  • « Échéances proches » : liste automatique des documents expirés et à renouveler, par ordre de date d'expiration.
  • « Synthèse » : nombre par type et par statut, expirations par mois sur un an, deux graphiques.

À qui s'adresse ce modèle

Aux secrétaires, juristes, comptables, acheteurs et responsables RH, ainsi qu'aux dirigeants de petites organisations et entrepreneurs individuels qui gèrent de nombreuses procurations et documents à date d'expiration.

Compatibilité

Excel 2007 et versions ultérieures, LibreOffice. Sans macros. Le fichier est en français. Les seuils d'alerte sont regroupés dans les paramètres : adaptez-les à vos propres processus et vérifiez les durées de validité auprès des documents eux-mêmes et de la réglementation locale. Le calcul est indicatif.

📘 Suivre les procurations et les échéances de documents sous Excel

Questions et réponses

Comment fonctionne le feu tricolore ?
Si l'échéance est passée, le statut est « Expiré » et la cellule est rouge. S'il reste au plus le seuil du type (par exemple 30 jours), le statut est « À renouveler » et la cellule est jaune. Les autres documents sont verts.
Peut-on suivre autre chose que des procurations ?
Oui. Dans un même registre, avec le type, vous pouvez suivre signatures électroniques, licences, certificats, polices, baux et tout autre document avec date d'expiration. Vos propres types s'ajoutent dans les listes.
Comment fonctionne la feuille « Échéances proches » ?
Elle est construite par des formules matricielles à partir du registre : en premier les plus en retard, puis ceux dont l'échéance est la plus proche. Elle se met à jour à chaque modification du registre, sans rien saisir à la main.
Que faire si la procuration n'indique pas de durée ?
Laissez la date d'expiration vide : le document recevra le statut « Sans échéance ». Si aucune durée n'est indiquée, vérifiez la règle locale applicable et saisissez la date à la main.