Cara Memantau Masa Percobaan, Kontrak, dan Batas Waktu SDM di Excel

Masa percobaan selesai kemarin, tetapi keputusan belum diambil. Kontrak waktu tertentu seorang staf berakhir minggu depan dan baru disadari hari ini. Pemeriksaan kesehatan terlewat karena tanggalnya hanya ada di map. Situasi seperti ini terjadi di banyak bagian SDM dan perusahaan kecil, dan hampir selalu disebabkan oleh hal yang sama: batas waktu tersebar di banyak tempat.

Di artikel ini Anda akan menyusun satu daftar yang menghitung sendiri akhir masa percobaan, sisa hari untuk tiap batas waktu, dan status berwarna. Ada rumus, contoh, kesalahan umum, dan penjelasan templat siap pakai.

Satu daftar, banyak batas waktu

Satu baris per karyawan, dengan kolom:

• nama, unit kerja, jabatan,
• tanggal mulai bekerja,
• lama masa percobaan (bulan),
• akhir kontrak waktu tertentu (bila ada),
• tanggal pemeriksaan kesehatan berikutnya,
• tanggal berakhir pelatihan atau sertifikasi.

Lama masa percobaan, jangka kontrak, dan periode pemeriksaan ditentukan oleh peraturan dan perjanjian kerja Anda. Periksa aturan setempat; angka dalam artikel ini hanya contoh.

Rumus akhir masa percobaan

Akhir masa percobaan = tanggal mulai + lama (bulan) - 1 hari:

=EDATE(C2;D2)-1

Contoh: mulai bekerja 15 Januari, masa percobaan 3 bulan. EDATE memberi 15 April, dikurangi satu hari menjadi 14 April. Itulah hari terakhir masa percobaan.

Setelah tanggal itu lewat, masa percobaan tidak perlu lagi dianggap batas waktu agar tidak menimbulkan peringatan terus-menerus:

=IF(TODAY()>E2;"";E2)

Sisa hari dan status

Untuk setiap batas waktu:

=IF(F2="";"";F2-TODAY())

Batas terdekat dari beberapa kolom tanggal:

=MIN(F2;H2;J2;L2)

(Sel kosong diabaikan oleh MIN.) Status:

=IF(sisa<0;"Lewat batas";IF(sisa<=30;"Segera";"Aman"))

Angka 30 adalah jumlah hari peringatan. Simpan di sel pengaturan agar bisa diubah, dan beri format bersyarat: merah untuk lewat, kuning untuk segera, tanpa warna untuk aman. Ketika kontrak diperpanjang, cukup ketik tanggal baru; warna hilang dengan sendirinya.

Daftar tindak lanjut

Sorot saja tidak cukup bila daftar panjang. Buat lembar kedua yang menampilkan hanya karyawan berstatus "Lewat batas" atau "Segera", dengan yang paling mendesak di atas. Tanpa fungsi FILTER (agar jalan di Excel lama), gunakan kolom bantu peringkat dan SMALL + INDEX/MATCH. Daftar inilah yang Anda bawa ke rapat mingguan SDM.

Contoh hitungan

Per 1 Juni, tiga karyawan:

Hanya Ani dan Budi yang muncul di daftar tindak lanjut. Ani paling atas karena paling lama terlewat: keputusan soal masa percobaannya harus segera dibuat.

Kesalahan yang sering terjadi

• Lupa -1 hari sehingga tanggal berakhir bergeser sehari.
• Menambah 30 hari per bulan sehingga tanggal menyimpang; EDATE menjaga tanggal tetap tepat.
• Tanggal diketik sebagai teks dan tidak dikenali rumus.
• Peringatan terlalu pendek. Memperpanjang kontrak atau mengatur pemeriksaan butuh waktu, jadi 30 hari sering kurang untuk sebagian batas.
• Tidak menandai batas yang sudah selesai, sehingga daftar penuh alarm lama.

Templat siap pakai

Templat Pemantau Batas Waktu SDM menerapkan semua logika di atas. Ini templat berbayar. Isinya:

• «Pengaturan»: organisasi, tanggal laporan (diperbarui otomatis), dan berapa hari sebelumnya peringatan muncul.
• «Daftar»: hingga 60 karyawan dengan tanggal mulai bekerja, masa percobaan, kontrak waktu tertentu, pemeriksaan kesehatan, pelatihan atau sertifikasi, sisa hari, batas terdekat, dan status.
• «Tindak Lanjut»: daftar otomatis karyawan berstatus «Lewat batas» atau «Segera», yang paling mendesak di atas.
• «Ringkasan»: jumlah batas waktu yang lewat dan yang segera berakhir menurut jenis dan unit kerja, serta diagram.

Pada templat kosong, tanggal hari ini diperbarui setiap file dibuka; pada contoh, tanggal dikunci agar contohnya konsisten. Tanpa makro, untuk Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, berbahasa Indonesia. Perhitungan bersifat perkiraan, jadi cocokkan dengan peraturan setempat.

FAQ

Apa beda "Segera" dan "Lewat batas"?

"Segera" berarti batas masih di depan tetapi dalam jendela peringatan. "Lewat batas" berarti tanggalnya sudah terlampaui dan perlu tindakan segera.

Berapa hari jendela peringatan yang cocok?

Untuk masa percobaan 30 hari biasanya memadai. Untuk kontrak atau pemeriksaan kesehatan yang butuh persiapan, pertimbangkan 45 sampai 60 hari.

Apakah data karyawan di file ini aman?

Tabel ini berisi data pribadi, jadi simpan di lokasi dengan akses terbatas dan beri kata sandi bila perlu. Catat hanya data yang memang dibutuhkan.

Bagaimana menangani perpanjangan masa percobaan?

Ubah lama masa percobaan atau isi tanggal yang baru, sesuai dasar yang tertulis dalam perjanjian. Simpan dokumen aslinya terpisah.