Cara Membandingkan Penawaran Pemasok di Excel dengan Skor dan Peringkat

Tiga pemasok mengirim penawaran dalam tiga format. Satu paling murah, satu paling cepat, satu memberi garansi dua tahun. Memilih «dengan perasaan» biasanya berakhir dengan perdebatan, atau dengan keputusan yang baru disesali setelah barang datang.

Solusinya adalah menaruh semua penawaran dalam satu tabel, memberi skor pada setiap kriteria, dan menimbangnya sesuai prioritas Anda. Panduan ini menunjukkan caranya dengan contoh angka.

Langkah 1. Samakan dulu bahan perbandingan

Buat daftar item yang sama untuk semua pemasok: nama, satuan, dan jumlah. Lalu isi harga satuan dari tiap pemasok. Total per pemasok:

=SUMPRODUCT(jumlah, harga_pemasok)

Pastikan semua penawaran memakai dasar yang sama: sama-sama termasuk atau tidak termasuk PPN, sama-sama termasuk ongkos kirim atau tidak. Perbedaan ini sering membuat penawaran tampak lebih murah daripada sebenarnya.

Catat juga syarat setiap pemasok: waktu pengiriman (hari), garansi (bulan), dan tenggang pembayaran (hari).

Langkah 2. Cek harga terbaik per item

Untuk setiap item cari harga terendah dengan =MIN(D2:H2) dan pemasoknya dengan INDEX dan MATCH. Jika Anda membeli tiap item dari pemasok termurahnya, selisih dengan membeli semuanya dari satu pemasok adalah potensi penghematan. Sering angkanya kecil dibanding repotnya mengurus banyak pemasok, tetapi layak diketahui.

Langkah 3. Beri skor per kriteria

Skor termudah memakai perbandingan dengan yang terbaik:

• Harga: total terendah ÷ total pemasok (semakin murah, semakin dekat 1).
• Waktu kirim: waktu terpendek ÷ waktu pemasok.
• Garansi: garansi pemasok ÷ garansi terpanjang.
• Tenggang bayar: tenggang pemasok ÷ tenggang terpanjang.

Contoh tiga pemasok dengan bobot harga 50%, waktu 20%, garansi 20%, tenggang bayar 10%:

Skor akhir:

• A: 0,92 × 50% + 0,71 × 20% + 0,50 × 20% + 0,47 × 10% = 75,0
• B: 1,00 × 50% + 0,48 × 20% + 0,50 × 20% + 1,00 × 10% = 79,5
• C: 0,96 × 50% + 1,00 × 20% + 1,00 × 20% + 0,23 × 10% = 90,3

Pemasok B termurah, tetapi C menang berkat pengiriman cepat dan garansi panjang. Ubah bobot menjadi harga 80% dan hasilnya bisa berbeda; itulah gunanya menetapkan bobot sebelum melihat hasil.

Langkah 4. Peringkat dan pemenang

=RANK(skor, daftar_skor) memberi peringkat, dan =INDEX(nama_pemasok, MATCH(1, peringkat, 0)) menampilkan pemenang. Bila bobot dijumlahkan tidak sama dengan 100%, beri peringatan di sel samping.

Menangani penawaran tidak lengkap

Pemasok yang tidak menyebut harga beberapa item tidak bisa dibandingkan dengan yang lengkap: totalnya akan tampak lebih murah. Tandai sebagai «tidak lengkap» dan keluarkan dari peringkat sampai datanya lengkap.

Kesalahan yang sering terjadi

• Hanya melihat harga. Biaya keterlambatan atau barang rusak bisa melebihi selisih harga.
• Menetapkan bobot setelah melihat hasil. Bobot sebaiknya disepakati lebih dulu.
• Mencampur syarat yang berbeda. Harga franko vs belum termasuk kirim tidak sebanding.
• Tidak mendokumentasikan alasan. Simpan tabelnya sebagai dasar keputusan.

Template Excel perbandingan penawaran

Template ini berbayar, dan semua perbaikan serta versi baru proyek ini Anda dapatkan gratis. Isinya:

• «Parameter»: nama pengadaan, hingga 5 pemasok beserta syarat (waktu pengiriman, garansi, tenggang pembayaran), dan bobot kriteria.
• «Item»: hingga 40 item dengan harga dari tiap pemasok, serta harga terbaik dan pemasok terbaik untuk setiap item.
• «Perbandingan»: total per pemasok, selisih dari yang terendah, skor empat kriteria, peringkat akhir, tempat, pemenang, dan diagram.
• «Petunjuk»: cara mengisi dan cara skor dihitung.

Pemasok dengan harga tidak lengkap ditandai «tidak lengkap» dan tidak ikut peringkat. Cocok untuk staf pengadaan, petugas logistik, pemilik usaha kecil, manajer kontrak, dan office manager. Bekerja di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro. Untuk pengadaan pemerintah, prosedur dan kriteria penilaian tetap mengikuti kebijakan dan peraturan yang berlaku.

FAQ

Berapa pemasok yang ideal dibandingkan?

Tiga sampai lima. Lebih sedikit kurang memberi pembanding, lebih banyak membuat proses lambat.

Bagaimana menentukan bobot?

Tanyakan apa yang paling merugikan bila gagal. Untuk barang habis pakai, harga dominan; untuk mesin produksi, garansi dan layanan purna jual lebih penting.

Apakah skor bisa menggantikan negosiasi?

Tidak. Skor membantu memilih, tetapi pemasok teratas tetap bisa diminta memperbaiki harga atau syarat.