Cara Mencatat Pembagian APD dan Pakaian Kerja di Excel

Helm, sarung tangan, sepatu pengaman, masker, rompi, seragam: semuanya dibagikan sepanjang tahun, dan tiap jenis punya masa pakai yang berbeda. Tanpa catatan yang rapi, ada dua hasil yang sama-sama merugikan. Pekerja memakai perlengkapan yang sudah aus karena tidak ada yang ingat kapan terakhir diganti, atau gudang membagikan barang baru terlalu cepat dan anggaran menguap.

Petugas K3 atau pengelola gudang tidak perlu sistem mahal. Satu tabel Excel yang menghitung tanggal penggantian dan biaya sudah menyelesaikan sebagian besar masalah. Berikut rancangannya.

Dua daftar rujukan dulu

Daftar APD. Satu baris per jenis perlengkapan: nama, masa pakai (bulan), dan harga satuan.

Angka masa pakai di atas hanyalah contoh. Tentukan sesuai aturan yang berlaku untuk profesi dan kondisi kerja Anda, serta rekomendasi produsen.

Daftar karyawan. Nama, jabatan, dan unit kerja. Dengan daftar ini, Anda memilih nama dari daftar pilihan dan unit kerja terisi sendiri.

Tabel pembagian

Satu baris per pembagian:

Rumus unit kerja diambil dari daftar karyawan:

=IFERROR(INDEX(Karyawan!$C:$C,MATCH(A2,Karyawan!$A:$A,0)),"")

Tanggal penggantian berikut:

=EDATE(D2,VLOOKUP(C2,APD!$A:$B,2,FALSE))

Status, dengan N hari peringatan dari sel parameter:

=IF(F2<Pengaturan!$B$1,"Perlu diganti",IF(F2-Pengaturan!$B$1<=Pengaturan!$B$2,"Segera","Aman"))

Pengaturan!B1 berisi tanggal perhitungan (=TODAY() untuk harian) dan B2 jumlah hari peringatan.

Biaya:

=E2*VLOOKUP(C2,APD!$A:$C,3,FALSE)

Contoh dengan angka

Pak Bayu menerima sepasang sarung tangan pada 5 Maret. Dengan masa pakai contoh 3 bulan, penggantian berikut 5 Juni. Jika tanggal perhitungan 20 Mei dan peringatan 30 hari, statusnya "Segera". Biaya: 1 × Rp25.000. Pada 6 Juni baris menjadi "Perlu diganti" dan masuk daftar belanja.

Jika unit Produksi memiliki 40 pekerja yang masing-masing mendapat sarung tangan tiap 3 bulan, biaya sarung tangan setahun adalah 40 × 4 × Rp25.000 = Rp4.000.000. Angka seperti ini memudahkan pengajuan anggaran.

Kebutuhan tiga bulan ke depan

Untuk pemesanan, hitung berapa unit tiap jenis yang jatuh tempo dalam 3 bulan:

=SUMIFS(E:E,C:C,"Sarung tangan",F:F,">="&TODAY(),F:F,"<="&EDATE(TODAY(),3))

Kalikan dengan harga satuan untuk anggaran. Gudang bisa memesan sebelum persediaan habis, bukan sesudah pekerja datang meminta.

Biaya per unit kerja

Rekap biaya per unit dan periode memakai SUMIFS pada kolom unit dan tanggal. Hasilnya menjawab pertanyaan pimpinan: unit mana yang paling banyak memakai perlengkapan, dan apakah wajar. Wajar atau tidak tergantung jenis pekerjaannya; tabel hanya memberi angka pembanding.

Kartu pribadi

Untuk tanda tangan penerimaan, buat lembar cetak per karyawan berisi riwayat pembagiannya, dengan FILTER pada Excel 365 atau INDEX/SMALL pada versi lama. Kartu bertanda tangan menjadi bukti bahwa perlengkapan benar-benar diterima.

Kesalahan yang sering terjadi

• Satu masa pakai untuk semua. Sepatu dan sarung tangan jelas berbeda.
• Tidak mencatat pembagian ulang karena rusak. Perlengkapan rusak sebelum masanya perlu baris sendiri dengan catatan, agar tidak dianggap boros.
• Tanggal dibagikan tidak diisi. Tanggal penggantian tidak bisa dihitung.
• Harga lama tidak diperbarui. Biaya anggaran meleset; perbarui harga di daftar rujukan secara berkala.

Templat siap pakai

Templat Excel berbayar ini menjalankan semua mekanisme itu. «Pengaturan» menyimpan tanggal perhitungan, peringatan N hari sebelumnya, periode biaya, dan unit kerja. «Daftar Rujukan» memuat APD dengan masa pakai dan harga, serta daftar karyawan dengan jabatan dan unit kerja. «Pembagian» menampung hingga 500 pembagian lengkap dengan tanggal penggantian berikutnya, lampu lalu lintas, dan biaya. «Kartu Pribadi» menyiapkan kartu karyawan terpilih untuk dicetak, dan «Ringkasan» menampilkan biaya per unit kerja serta kebutuhan 3 bulan beserta grafik.

Berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro, berbahasa Indonesia. Masa pakai dan norma pembagian dalam contoh hanyalah perkiraan; cocokkan dengan aturan yang berlaku.

FAQ

Siapa yang menentukan masa pakai APD?

Gabungan rekomendasi produsen, kondisi kerja, dan aturan keselamatan kerja setempat. Petugas K3 biasanya mengusulkan, pimpinan menyetujui.

Bagaimana mencatat APD yang tidak punya masa pakai jelas?

Isi masa pakai perkiraan yang disepakati, lalu evaluasi setelah beberapa bulan berdasarkan kondisi sebenarnya.

Perlukah menghitung stok gudang di tabel yang sama?

Lebih baik dipisah. Tabel ini mencatat pembagian ke pekerja; stok gudang paling baik dicatat tersendiri.

Bagaimana dengan pekerja baru?

Catat pembagian awal dengan tanggal mulai kerja. Tanggal penggantian akan terhitung mengikuti masa pakai masing-masing jenis.