Cara Mencatat Perintah Kerja Bengkel Mobil dan Gaji Mekanik di Excel

Di bengkel kecil, order sering ditulis di nota sobek dan chat. Saat pelanggan menanyakan mobilnya sudah selesai atau belum, atau saat akhir bulan tiba dan harus menghitung gaji mekanik, semua dicari manual. Suku cadang yang dipakai kadang lupa dicatat, sehingga laba yang sebenarnya tidak pernah ketahuan.

Excel membantu asalkan strukturnya benar: satu tabel perintah kerja, satu tabel item (jasa dan suku cadang), dan daftar acuan harga. Berikut cara membuatnya.

Daftar acuan

Sebelum mencatat order, siapkan:

• Daftar harga jasa: ganti oli Rp80.000, servis rem Rp250.000, dan seterusnya.
• Mekanik dengan persentase dari nilai jasa, misalnya 30%.
• Markup suku cadang: misalnya 25% di atas harga beli.

Menaruh angka ini di lembar acuan memungkinkan Anda mengubah harga sekali tanpa menyentuh rumus.

Tabel perintah kerja

Satu baris per order: nomor order, tanggal, pelanggan, telepon, kendaraan, plat nomor, kilometer, mekanik, status (Diterima, Dikerjakan, Siap, Diserahkan), dan jumlah dibayar. Plat nomor dan kilometer membantu bila kendaraan yang sama kembali beberapa bulan kemudian.

Tabel item

Setiap jasa atau suku cadang adalah baris sendiri dengan nomor order. Harga jasa diambil dari daftar harga:

=VLOOKUP(Nama,Acuan!A:B,2,FALSE)

Harga suku cadang = harga beli × (1 + markup). Dengan markup 25%, filter oli beli Rp40.000 dijual Rp50.000. Beri satu kolom "harga khusus" bila ada kesepakatan lain; bila diisi, kolom itu mengganti harga hitungan.

Total, sisa bayar, dan laba

Total order dengan SUMIF atas nomor order:

=SUMIF(Item!A:A,A2,Item!F:F)

Sisa pembayaran = total − dibayar. Laba order = total jasa + (harga jual − harga beli) suku cadang. Contoh: ganti oli Rp80.000, filter oli Rp50.000 (beli Rp40.000), total Rp130.000. Pelanggan membayar Rp100.000, sisa Rp30.000, laba Rp90.000 sebelum biaya operasional.

Gaji mekanik dari persentase

Gaji mekanik = jumlah jasa pada order mekanik itu × persentasenya. Suku cadang tidak termasuk. Pada contoh di atas jasa Rp80.000 × 30% = Rp24.000. Hitung hanya order berstatus Siap atau Diserahkan, supaya pekerjaan yang belum selesai tidak dibayar lebih dulu.

Piutang pelanggan

Order dengan sisa pembayaran lebih dari nol tampil sebagai piutang. Saring per pelanggan untuk tahu siapa yang perlu ditagih. Untuk pelanggan langganan atau armada kantor, piutang sering lebih besar daripada yang disadari.

Kesalahan yang sering terjadi

• Suku cadang tidak masuk tabel item. Laba tampak lebih tinggi dari kenyataan.
• Harga jasa diketik manual di setiap order. Risiko salah dan tidak seragam.
• Gaji mekanik dihitung dari total termasuk suku cadang. Tentukan basisnya dahulu.
• Nomor order di tabel item salah ketik. Gunakan pemeriksaan agar nomor harus ada di tabel order.

Tips operasional di bengkel

Tempel nomor order pada kunci mobil atau papan kerja agar nota tidak tertukar. Foto kondisi kendaraan saat diterima dan simpan di folder bernama sesuai nomor order. Setiap kali ada pekerjaan tambahan, minta persetujuan pelanggan lebih dulu lalu tambahkan sebagai baris item baru. Di akhir hari, luangkan lima menit memperbarui status; ringkasan bulanan akan jauh lebih akurat dan Anda tahu tepat berapa piutang yang masih tertinggal.

Template Excel perintah kerja bengkel

Template berbayar ini menyiapkan seluruh alur. «Referensi» memuat daftar harga jasa, mekanik dengan persentase dari pekerjaan, markup suku cadang, dan bulan pertama ringkasan. «Perintah Kerja» menampung hingga 1000 pesanan dengan pelanggan, telepon, kendaraan, plat nomor, kilometer, mekanik, status, dan dibayar; jasa, suku cadang, total, sisa pembayaran, laba, dan gaji mekanik dihitung otomatis.

«Item» menampung hingga 3000 baris jasa dan suku cadang dengan pengisian harga otomatis dan pemeriksaan nomor pesanan. «Ringkasan» menampilkan pendapatan dan laba per bulan, beban kerja dan gaji mekanik, status pesanan, piutang pelanggan, dan dua diagram. Markup bawaan 25% dan bisa diubah. File berisi tabel kosong dan contoh dengan data fiktif, berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice tanpa makro, dengan pembaruan gratis. Cocok untuk bengkel mobil kecil, tempat servis, tambal ban, dan mekanik mandiri.

FAQ

Apakah gaji mekanik di tabel sudah final?

Itu perhitungan berdasarkan persentase yang Anda tetapkan. Potongan, tunjangan, dan pajak tetap diurus terpisah.

Bagaimana dengan oli dan bahan habis pakai?

Masukkan sebagai item suku cadang dengan harga beli dan markup, atau sebagai bagian dari harga jasa. Pilih satu cara dan konsisten.

Perlukah mencatat kilometer kendaraan?

Ya. Kilometer membantu mengingatkan jadwal servis berikutnya dan menjadi bukti riwayat perawatan.

Apakah cukup untuk bengkel dengan banyak mekanik?

Tabel dirancang untuk 1000 order dan 3000 item. Itu cukup untuk bengkel kecil selama setahun atau lebih, lalu Anda bisa memulai file baru.