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Gestione di firme elettroniche e certificati in Excel: scadenze, rinnovi, responsabili

Registro di firme elettroniche e certificati con semaforo delle scadenze, piano di rinnovo a 90 giorni, responsabili e riepilogo. Chiavi e password non vengono conservate.

Gestione di firme elettroniche e certificati in Excel: scadenze, rinnovi, responsabili
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A cosa serve

Una firma elettronica scaduta blocca acquisti, dichiarazioni e flussi documentali, di solito nel momento meno opportuno. Qui ogni firma si inserisce in una riga: la tabella mostra da sola quali sono scadute e quali scadono nei prossimi 30 giorni e costruisce il piano di rinnovo in ordine di scadenza. Chiavi private, password e PIN non vengono conservati nella tabella: solo titolare, scadenza, numero di serie del certificato e numero del token.

Cosa contiene

  • «Elenchi»: tipi di firme e certificati, sistemi (portale appalti, pagamenti, bilancio elettronico, agenzia fiscale, servizi pubblici, scambio dati tra enti e altri), responsabili, enti certificatori, parametri «avvisare N giorni prima» e orizzonte del piano.
  • «Firme»: fino a 300 firme: titolare, mansione, tipo, ente certificatore, numero di serie, date di emissione e scadenza, dove viene usata, numero del token, responsabile, semaforo di stato e giorni alla scadenza.
  • «Piano di rinnovo»: elenco delle firme scadute e in scadenza nei prossimi 90 giorni, in ordine di scadenza, senza duplicati e con un suggerimento «cosa fare». Si costruisce con formule, senza macro e senza FILTER.
  • «Riepilogo»: firme per stato, per mese di scadenza, per responsabile e per sistema, due grafici.

A chi è utile

A contabili, addetti agli acquisti, personale delle risorse umane, della sicurezza e dell'IT in enti pubblici e amministrazioni, oltre a piccole organizzazioni in cui più persone usano firme elettroniche in sistemi diversi.

Compatibilità

Excel 2007 e successivi, LibreOffice. Senza macro. Il file è in italiano. Tariffe, soglie e valori normativi sono nei parametri: prima di usare il file verificali con le norme locali in vigore. Il calcolo è indicativo.

📘 Scadenzario di firme elettroniche e certificati in Excel, con piano di rinnovo

Domande e risposte

La tabella conserva chiavi e password?
No, e non vanno inserite. Nella tabella ci sono solo dati di riferimento: titolare, mansione, tipo di firma, ente certificatore, numero di serie del certificato, scadenze e numero del token. Le chiavi private conservale su un supporto protetto.
Come capisce la tabella che una firma sta per scadere?
Calcola la differenza tra la data di scadenza e la data di calcolo. Se restano al massimo i giorni impostati (30 di default) lo stato è «In scadenza»; se il termine è passato, «Scaduta». Il numero di giorni si cambia nel foglio «Elenchi».
Come si costruisce il piano di rinnovo senza la funzione FILTER?
Per ogni firma si calcola una chiave ausiliaria: data di scadenza più numero di riga. Le funzioni SMALL e MATCH estraggono le chiavi in ordine crescente, quindi le firme con la stessa data non vengono duplicate. Funziona in Excel 2007 e successivi.
Dove trovo le scadenze dei certificati?
Nel certificato stesso o nei documenti dell'ente certificatore. Verifica durata e procedura di rinnovo con i requisiti in vigore e il regolamento del tuo ente: nella tabella non sono incorporate.