CRM dla pośrednika nieruchomości w Excelu: obiekty, pokazy i prowizja

Pośrednik pracuje na kilkunastu ofertach naraz: właściciel prosi o obniżenie ceny, kupujący chce drugiego pokazu, a ktoś miał oddzwonić w czwartek. Jeśli to wszystko trzymasz w głowie i w wiadomościach na telefonie, prędzej czy później jakiś klient przepadnie bez słowa.

Drogi system CRM nie zawsze jest potrzebny, zwłaszcza gdy pracujesz solo lub w małym biurze. Dobrze zbudowany plik Excel załatwia sprawę: widzisz oferty, pokazy, przewidywaną prowizję i listę telefonów na dziś. Poniżej pokazuję, jak to ułożyć.

Cztery tabele, które wystarczą

Zamiast jednego wielkiego arkusza zrób cztery małe, połączone ze sobą:

1. Obiekty – adres, typ (mieszkanie, dom, lokal), cena ofertowa, status, właściciel, procent prowizji.
2. Pokazy – data, klient, obiekt, wynik pokazu i data następnego kontaktu.
3. Transakcje – zamknięte sprzedaże lub wynajmy z rzeczywistą prowizją.
4. Do telefonu – lista osób, z którymi trzeba się dziś skontaktować.

Statusy ogranicz do krótkiej listy, np. „Nowy”, „Aktywny”, „Rezerwacja”, „Sprzedany”, „Wycofany”. Użyj listy rozwijanej (Dane, Poprawność danych), żeby nikt nie wpisał „aktywna oferta” raz tak, raz inaczej. Inaczej żadne zestawienie nie zadziała.

Prowizja w formule

Załóżmy, że mieszkanie kosztuje 520 000 zł, a umówiona prowizja to 2%. Oczekiwana prowizja to 10 400 zł. W Excelu:

=C2*D2

gdzie C to cena, a D procent prowizji. Warto liczyć też prowizję ważoną szansą. Jeśli oferta jest w statusie „Rezerwacja”, szansa jest wysoka, a przy „Nowy” niska. Przypisz każdemu statusowi współczynnik (np. 20%, 50%, 90%) w osobnej tabelce i pobierz go funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO:

=C2*D2*WYSZUKAJ.PIONOWO(E2;Statusy!A:B;2;FAŁSZ)

Suma takich wartości daje realistyczną prognozę przychodu na kilka tygodni. Nie jest to obietnica, tylko orientacyjny szacunek, ale dużo lepszy niż „jakoś to będzie”.

Pokazy i przypomnienia

Po każdym pokazie zapisz wynik („zainteresowany”, „drugi pokaz”, „rezygnacja”) oraz datę następnego kontaktu. Dopiero ta data robi z arkusza narzędzie pracy. Lista „Do telefonu” może korzystać z prostej formuły:

=JEŻELI(F2<=DZIŚ();"Zadzwonić";"")

Filtrujesz kolumnę po słowie „Zadzwonić” i masz plan dnia. Chcesz wiedzieć, ile pokazów trzeba było na jedną sprzedaż? Policz: =LICZ.JEŻELI(Pokazy!E:E;"zainteresowany") oraz liczbę wszystkich pokazów, a potem podziel jedno przez drugie.

Przykład z liczbami

Pośrednik prowadzi 14 aktywnych ofert, w miesiącu zrobił 22 pokazy. Z nich 6 zakończyło się statusem „zainteresowany”, a 2 transakcjami. Konwersja pokazu do transakcji to 2 / 22, czyli niecałe 9%. Średnia prowizja z transakcji wyniosła 8 000 zł, więc przychód to 16 000 zł. Teraz wiadomo: żeby zarobić 24 000 zł, trzeba średnio około 33 pokazów. Taka arytmetyka pomaga planować, ile ofert i pokazów potrzeba.

Typowe błędy

• Brak daty następnego kontaktu. Bez niej lista telefonów nie działa.
• Dwa adresy w jednej komórce. Jeden obiekt, jeden wiersz.
• Dowolne statusy. Wpisywane z ręki rozbijają raporty.
• Dane klientów w niezabezpieczonym pliku. Trzymaj plik w bezpiecznym miejscu i ogranicz do niego dostęp.
• Mieszanie ceny ofertowej z ceną transakcyjnej. Rób osobne kolumny.

Gotowy szablon: ewidencja nieruchomości i pokazów

Jeśli wolisz gotowe rozwiązanie, jest płatny szablon Excel stworzony dla pośrednika. W arkuszu „Obiekty” zapisujesz adres, typ, cenę, status, właściciela i prowizję. „Pokazy” to dziennik z datą, klientem, obiektem i wynikiem. W „Transakcje” trafiają zamknięte umowy wraz z prowizją, a arkusz „Zadzwonić” sam wyświetla klientów, u których nadeszła data następnego kontaktu, i pokazuje podsumowanie lejka sprzedaży.

Procent prowizji ustawiasz w „Parametrach”, a program mnoży go przez cenę obiektu. Tabela mieści do 100 obiektów i 400 pokazów. W pakiecie dostajesz pustą wersję i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi, na którym widać działanie formuł. To zwykła tabela na formułach, bez makr, działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice. Dane klientów zostają na Twoim komputerze, więc przechowuj plik bezpiecznie. Poprawki i nowe wersje dostajesz bezpłatnie.

Szablon jest dla niezależnych pośredników, małych biur nieruchomości i menedżerów sprzedaży nieruchomości.

FAQ

Czy Excel wystarczy zamiast prawdziwego CRM?

Przy kilkudziesięciu ofertach i jednej osobie pracującej na pliku tak. Gdy kilku pośredników edytuje te same dane jednocześnie albo potrzebujesz integracji z portalami, lepszy będzie system online.

Jak często aktualizować plik?

Najlepiej na bieżąco, zaraz po pokazie lub rozmowie. Dwie minuty dziennie robią różnicę, bo zaległości w zapisach szybko się mnożą.

Czy powinienem zapisywać dane osobowe klientów?

Zapisuj tylko to, co potrzebne do pracy, i dbaj o bezpieczeństwo pliku (hasło, kopia w zaufanym miejscu). Zasady przetwarzania danych sprawdź w obowiązujących przepisach.

Jak liczyć prowizję przy wynajmie?

Tak samo, tylko zamiast ceny mnożysz stawkę czynszu przez umówioną liczbę miesięcy, np. połowę lub całość miesięcznego czynszu. Wynik wpisujesz w kolumnie prowizji dla tej oferty.