Ewidencja najmu nieruchomości w Excelu: czynsz, wpłaty i zadłużenie

Gdy wynajmujesz jedno mieszkanie, wszystko mieścisz w głowie. Przy trzech lokalach, garażu i małym biurze zaczynają się schody: kto zapłacił za marzec, komu minęła umowa, ile wynosi kaucja i który lokal stoi pusty od dwóch miesięcy. Arkusz w Excelu to wystarczające narzędzie dla właściciela, który nie chce od razu inwestować w specjalistyczny program.

Poniżej opisuję strukturę ewidencji najmu, formuły do liczenia należności oraz najczęstsze błędy.

Cztery tabele

1. Obiekty: lokal, adres, stawka, status „Wynajęty” lub „Wolny”.
2. Najemcy: dane kontaktowe.
3. Umowy: obiekt, najemca, daty, czynsz, dzień płatności, kaucja.
4. Płatności: data, numer umowy, kwota.

Płatności trzymaj osobno, a nie w wierszu umowy. Jedna umowa to wiele wpłat w ciągu lat.

Ile naliczono na dziś

Najprostszy sposób to policzyć rozpoczęte miesiące od daty startu umowy i pomnożyć przez czynsz:

=(DATA.RÓŻNICA(B2;DZIŚ();"m")+1)*E2

Jeśli umowa się skończyła, zamiast DZIŚ użyj daty zakończenia. Wpłaty sumujesz funkcją SUMA.JEŻELI po numerze umowy:

=SUMA.JEŻELI(Płatności!$B:$B;A2;Płatności!$C:$C)

Zadłużenie to różnica między naliczeniem a wpłatami. Nadpłata wyjdzie ze znakiem minus, i dobrze, bo od razu ją widać.

Przykład

Czynsz 2500 zł miesięcznie, umowa od 1 stycznia, dziś jest 15 kwietnia.

• rozpoczęte miesiące: styczeń, luty, marzec, kwiecień, czyli 4,
• naliczono: 4 × 2500 = 10 000 zł,
• zapłacono: 7500 zł,
• zadłużenie: 2500 zł.

Taka kwota oznacza zwykle zaległość za jeden miesiąc. Jeśli czynsz płatny jest do 10. dnia, a dziś jest 15., to realna zaległość. Gdyby dziś było 5 kwietnia, kwiecień jeszcze nie byłby wymagalny, więc dobrze ustal zasadę, czy liczysz od pierwszego dnia miesiąca, czy od dnia płatności.

Status obiektu i końce umów

Obiekt jest wynajęty, jeśli na dziś istnieje obowiązująca umowa:

=JEŻELI(LICZ.WARUNKI(Umowy!$A:$A;A2;Umowy!$C:$C;"<="&DZIŚ();Umowy!$D:$D;">="&DZIŚ())>0;"Wynajęty";"Wolny")

Ostrzeżenie o końcu umowy ustaw na przykład na 60 dni przed datą zakończenia. Wtedy masz czas na rozmowę o przedłużeniu albo na szukanie nowego najemcy.

Obłożenie i przychód

Obłożenie to liczba wynajętych obiektów podzielona przez wszystkie. Przy 8 wynajętych z 10 obiektów obłożenie wynosi 80%. Przychód miesięczny to suma czynszów z umów obowiązujących. Porównuj go z kosztami utrzymania, ale pamiętaj, że to osobne zestawienie.

Kaucja

Wpisz kwotę kaucji w umowie, żeby nie szukać jej po papierach przy wyprowadzce najemcy. Warto dodać adnotację, czy została wpłacona, i datę zwrotu.

Jak przeglądać dane co miesiąc

Na początku miesiąca otwórz zestawienie i sprawdź trzy rzeczy: kto ma zadłużenie, który lokal jest wolny i której umowie zbliża się koniec. Zadłużonym najemcom wyślij przypomnienie z kwotą z arkusza, wolne lokale ogłoś od razu, a przy kończących się umowach zapytaj o zamiary. Taki rytuał zajmuje kwadrans, a oszczędza wielu nieprzyjemnych rozmów.

Przydatne jest też zestawienie roczne: ile łącznie wpłynęło, jak długo lokale stały puste i ile wyniosły zaległości. Na tej podstawie łatwiej zdecydować o podwyżce czynszu lub remoncie.

Typowe błędy

• Wpisywanie wpłat bez numeru umowy, przez co nie wiadomo, czego dotyczą.
• Brak daty zakończenia dla umów na czas określony.
• Mieszanie czynszu z opłatami eksploatacyjnymi w jednej kolumnie.
• Nadpisywanie stawki po podwyżce zamiast zawarcia aneksu i dopisania nowej umowy.
• Brak daty płatności, przez co nie wiadomo, od kiedy liczyć zaległość.

Gotowy szablon ewidencji najmu

Szablon jest płatny, a cenę znajdziesz na stronie produktu. Arkusz „Obiekty” mieści do 100 obiektów, ze statusem „Wynajęty” lub „Wolny”, najemcą i stawką. „Najemcy” zawierają kontakty. „Umowy” obsługują do 300 umów z datami, kwotą czynszu, dniem płatności, kaucją, naliczeniami, wpłatami, zadłużeniem i statusem. Umowa uznawana jest za „Wkrótce się skończy”, gdy do zakończenia zostało nie więcej niż ustawiona liczba dni, domyślnie 60.

W arkuszu „Płatności” prowadzisz rejestr wpłat według numeru umowy. „Podsumowanie” pokazuje obłożenie, przychód miesięczny, zadłużenia, końce umów i wykres. W pakiecie jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Obliczenia mają charakter orientacyjny.

FAQ

Czy ewidencja zastępuje umowę i dokumenty podatkowe?

Nie. To zestawienie pomocnicze do kontroli rozliczeń. Obowiązki podatkowe i formalne sprawdź w obowiązujących przepisach.

Jak liczyć czynsz za niepełny miesiąc?

Ustal zasadę w umowie, na przykład proporcjonalnie do dni. W arkuszu najprościej dopisać osobną korektę.

Co zrobić z nadpłatą?

Pozostaw ją na koncie najemcy i rozlicz w kolejnych miesiącach albo zwróć. Ujemne zadłużenie w tabeli dobrze to pokazuje.

Jak często aktualizować wpłaty?

Najlepiej od razu po zaksięgowaniu. Wtedy w dniu rozmowy z najemcą dane są aktualne.