Tabela etatów w Excelu: stanowiska, fundusz płac, obsada i wakaty

Tabela etatów w jednym pliku, lista pracowników w drugim, a w głowie kierownika trzecia wersja prawdy. Kiedy trzeba odpowiedzieć na pytanie „ile mamy wolnych etatów i ile kosztuje cały dział”, trzeba łączyć dane z kilku miejsc i najczęściej coś się nie zgadza.

Poniżej pokazuję, jak w Excelu połączyć stanowiska z obsadą: policzyć wynagrodzenie na etat, fundusz płac miesięczny i roczny, obsadzone i wolne etaty oraz zestawienie według działów. Na końcu opis gotowego szablonu.

Jak zbudować tabelę etatów

1. Arkusz stanowisk

Każde stanowisko to osobny wiersz z kolumnami:

• dział i nazwa stanowiska,
• liczba etatów,
• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatek procentowy i dodatek kwotowy,
• współczynnik regionalny (jeśli stosujesz, w przeciwnym razie 1).

Współczynniki i stawki trzymaj w osobnych komórkach parametrów i sprawdź je z obowiązującymi przepisami.

2. Naliczenie na jeden etat

=(C2+C2*D2+E2)*Parametry!$B$3

C2 to wynagrodzenie zasadnicze, D2 dodatek procentowy, E2 dodatek kwotowy. Premii ani wynagrodzeń zmiennych w tej kwocie nie ma, więc fundusz płac jest planowy.

3. Fundusz płac

Miesięczny: =F2*B2 (naliczenie na etat razy liczba etatów). Roczny: =G2*12.

4. Arkusz obsady

Osobny arkusz z listą osób: imię i nazwisko, stanowisko wybierane z listy rozwijanej (z arkusza stanowisk), wymiar etatu (1; 0,5; 0,25), data przyjęcia. Dzięki liście stanowisko zawsze zapisane jest tak samo, więc formuły się zgadzają.

5. Obsadzone i wolne etaty

Obsadzone etaty to suma wymiarów etatu osób na danym stanowisku:

=SUMA.WARUNKÓW(Obsada!$D:$D;Obsada!$B:$B;A2)

Wolne etaty: =B2-H2. Status:

=JEŻELI(I2<0;"Przekroczenie etatów";JEŻELI(I2=0;"Obsadzone";JEŻELI(H2=0;"Wakat";"Częściowo obsadzone")))

6. Fundusz płac faktyczny

Faktyczny fundusz liczysz od obsadzonych etatów: =F2*H2. Różnica między planem a faktem to oszczędność z wakatów, którą kierownik zwykle chce znać.

Przykład z liczbami

Dział sprzedaży (współczynnik regionalny 1,0):

• Kierownik: 7 000 + 700 + 300 = 8 000 zł.
• Plan miesięczny: 8 000 + 3 × 4 700 = 22 100 zł; rocznie 265 200 zł.
• Obsada: kierownik na 1 etat, dwóch handlowców na 1 etat i jeden na 0,5.
• Obsadzone handlowcy: 2,5 etatu, wolne 0,5, czyli status „Częściowo obsadzone”.
• Fakt miesięczny: 8 000 + 2,5 × 4 700 = 19 750 zł.

Do tego możesz doliczyć składki pracodawcy według stawki z parametrów. Stawkę ustal na podstawie lokalnych zasad.

Najczęstsze błędy

• Dwie wersje stanowisk. Jeśli nazwa w obsadzie różni się o spację, formuła nie znajdzie dopasowania. Używaj listy rozwijanej.
• Etaty jako liczba osób. Pół etatu to 0,5, nie „1 osoba”.
• Mieszanie planu i faktu. Fundusz planowy liczony od wszystkich etatów to inna liczba niż faktyczny od obsadzonych.
• Brak kontroli przekroczenia. Zatrudniono więcej osób, niż jest etatów? Tabela powinna to pokazać.
• Zapomniane dodatki. Przy zmianie stawek aktualizuj parametry, nie formuły.

Gotowy szablon tabeli etatów

Szablon (płatny) ma cztery arkusze:

• „Parametry”: organizacja, zarządzenie, współczynnik regionalny, stawka składek i słownik działów.
• „Etaty”: do 120 stanowisk z etatami, wynagrodzeniem zasadniczym, dodatkami procentowymi i kwotowymi, funduszem płac miesięcznym i rocznym, obsadzonymi, wolnymi i statusem każdej pozycji.
• „Obsada”: do 300 zapisów z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem z listy, wymiarem etatu, datą przyjęcia, działem, wynagrodzeniem i naliczeniami oraz kontrolą przekroczenia etatów.
• „Podsumowanie”: według działów etaty, obsadzone, wolne, plan i fakt funduszu płac, składki i wykres.

Wakat, częściowe obsadzenie i przekroczenie wychodzą jako statusy, więc nie szukasz ich ręcznie. Premie i wynagrodzenia zmienne nie są wliczane. Tabela pomaga sporządzić i przeanalizować etaty, ale nie zastępuje formularza wymaganego w Twojej organizacji. Stawki i współczynniki sprawdź z obowiązującymi przepisami. Excel 2007 i nowszy lub LibreOffice, bez makr.

FAQ

Czy tabela etatów to to samo co lista pracowników?

Nie. Tabela etatów opisuje miejsca pracy, czyli stanowiska, liczbę etatów i wynagrodzenia, a lista pracowników pokazuje osoby, które te miejsca zajmują. Dopiero połączenie obu daje wakaty.

Jak liczyć część etatu?

Wpisz wymiar jako ułamek, np. 0,5. Suma wymiarów przy stanowisku mówi, ile etatów jest obsadzonych.

Co zrobić, gdy etatów jest mniej niż osób?

Tabela pokaże przekroczenie. Trzeba wtedy albo zwiększyć liczbę etatów, albo sprawdzić, czy ktoś nie został przypisany do niewłaściwego stanowiska.

Czy fundusz płac zawiera premie?

W opisanym modelu nie. Jest to plan wynagrodzeń stałych, a premie i dodatki zmienne planuje się osobno.