Objektverwaltung für Makler in Excel: Besichtigungen, Courtage und Rückrufe

Als selbstständiger Makler jonglieren Sie mit Dutzenden Dingen gleichzeitig: Exposés, Eigentümer, Interessenten, Besichtigungstermine, Nachfassen. Ein vollwertiges CRM ist für ein oder zwei Personen oft überdimensioniert und teuer, Zettel und Handynotizen sind dagegen zu unsicher. Dazwischen liegt eine gut gebaute Excel-Tabelle.

In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie Objekte, Besichtigungen und Abschlüsse sauber trennen, die erwartete Courtage automatisch berechnen und eine Rückrufliste aufbauen, die Ihnen jeden Morgen sagt, wen Sie anrufen sollten. Die Methode funktioniert mit jeder Excel-Datei; am Ende zeigen wir, wie eine fertige Vorlage das Ganze abnimmt.

Das Grundprinzip: drei Listen statt einer

Der Klassiker ist eine einzige riesige Tabelle, in der Objekte, Interessenten und Termine durcheinanderlaufen. Besser sind drei klar getrennte Blätter, die über eine Kennung verbunden sind:

• Objekte: eine Zeile pro Objekt mit Adresse, Typ, Preis, Status (zum Beispiel „Akquise“, „im Verkauf“, „reserviert“, „verkauft“), Eigentümer und Courtagesatz.
• Besichtigungen: eine Zeile pro Termin mit Datum, Interessent, Objekt und Ergebnis, etwa „interessiert“, „Zweitbesichtigung“ oder „Absage“.
• Abschlüsse: eine Zeile pro verkauftem oder vermietetem Objekt mit Datum und tatsächlicher Courtage.

So können Sie später ohne Mühe zählen, wie viele Besichtigungen ein Objekt im Schnitt bis zum Abschluss braucht.

Erwartete Courtage berechnen

Die Höhe der Courtage ergibt sich aus Ihrer Vereinbarung im Maklervertrag und den gesetzlichen Vorgaben für den jeweiligen Fall – prüfen Sie das im Einzelfall selbst. Für die Planung genügt ein Prozentsatz. Steht der Kaufpreis in Spalte D und der Satz in Spalte H, lautet die Formel:

=D2*H2

Ein Beispiel: Ein Objekt für 320.000 € mit einem vereinbarten Satz von 3,57 % ergibt eine erwartete Courtage von 11.424 €. Interessant wird es, wenn Sie nur die Objekte im Status „im Verkauf“ oder „reserviert“ berücksichtigen:

=SUMMENPRODUKT((E2:E100="im Verkauf")+(E2:E100="reserviert");D2:D100*H2:H100)

Damit sehen Sie auf einen Blick, wie viel Courtage in Ihrer aktuellen Pipeline steckt. Behandeln Sie die Zahl als Richtwert: Nicht jedes Objekt wird zu den Konditionen verkauft, die im Exposé stehen.

Besichtigungen auswerten

Mit ZÄHLENWENN lässt sich schnell herausfinden, was Ihre Termine bringen:

=ZÄHLENWENN(Besichtigungen!C:C;A2)

Diese Formel zählt die Besichtigungen je Objekt. Setzen Sie sie in Beziehung zu den Ergebnissen „Absage“ und „interessiert“, erkennen Sie, bei welchen Objekten der Preis oder das Exposé nicht passt. Sieben Besichtigungen ohne ein einziges Gebot sind ein deutliches Signal, nachzuverhandeln.

Die Rückrufliste: Das wichtigste Werkzeug

Die meisten Geschäfte gehen nicht verloren, weil der Interessent abspringt, sondern weil niemand nachfasst. Legen Sie deshalb in der Besichtigungstabelle eine Spalte „Nächster Kontakt“ an. Eine Hilfsspalte prüft dann täglich:

=WENN(UND(F2<>"";F2<=HEUTE());"heute anrufen";"")

Filtern Sie nach „heute anrufen“, und Ihre Tagesliste steht. Wer die Spalte nach jedem Gespräch pflegt, vergisst keinen Kontakt mehr.

Häufige Fehler

• Status nicht pflegen: Ein Objekt, das seit Wochen „im Verkauf“ steht, aber längst reserviert ist, verfälscht jede Auswertung.
• Freitext statt Auswahl: Nutzen Sie Dropdown-Listen (Datenüberprüfung) für Status und Ergebnis, sonst zählt ZÄHLENWENN falsch.
• Personenbezogene Daten sorglos speichern: Die Tabelle enthält Namen und Kontaktdaten. Speichern Sie sie nur auf geschützten Geräten und sichern Sie die Datei regelmäßig.
• Verbundene Zellen: Sie sehen hübsch aus, blockieren aber Sortieren und Filtern.

Fertige Excel-Vorlage für Makler

Die Vorlage bringt die beschriebene Struktur fertig mit. Das Blatt „Objekte“ erfasst Adresse, Typ, Preis, Status, Eigentümer und Courtage, „Besichtigungen“ hält Datum, Kunde, Objekt und Ergebnis fest, „Abschlüsse“ sammelt abgeschlossene Verkäufe samt Courtage, und auf „Rückrufe“ erscheinen automatisch die Kunden, bei denen das Datum des nächsten Kontakts erreicht ist. Dazu kommt eine Übersicht zum Verkaufstrichter.

Der Courtagesatz aus den „Parametern“ wird mit dem Objektpreis multipliziert, damit sehen Sie die erwartete Courtage ohne eigene Formeln. Die Tabelle fasst bis zu 100 Objekte und 400 Besichtigungen. Sie läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Im Paket liegen eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Beispiel mit fiktiven Daten. Die Vorlage ist kostenpflichtig; Korrekturen und neue Versionen erhalten Sie kostenlos. Sätze und Schwellenwerte sollten Sie vor dem Einsatz mit den für Sie geltenden Vorschriften abgleichen. Es ist eine Excel-Tabelle mit gewöhnlichen Formeln, keine Buchhaltungssoftware.

Häufige Fragen

Ist Excel für einen Makler überhaupt professionell genug?

Für Einzelmakler und kleine Büros mit überschaubarem Bestand ja. Ab mehreren Mitarbeitern mit gleichzeitigem Zugriff stößt jede Excel-Datei an Grenzen, dann ist ein Online-CRM sinnvoller.

Wie viele Objekte kann ich in einer Tabelle sinnvoll führen?

Technisch sind es Tausende, praktisch bleibt die Liste bis etwa 100 aktive Objekte übersichtlich. Abgeschlossene Objekte können Sie in ein Archivblatt verschieben.

Wie schütze ich die Kundendaten?

Speichern Sie die Datei verschlüsselt oder mit Passwort, nutzen Sie nur eigene Geräte und löschen Sie Daten, die Sie nicht mehr brauchen. Die Datenschutzvorgaben für Ihre Tätigkeit sollten Sie mit einer Fachperson klären.

Kann ich auch Vermietungen erfassen?

Ja, der Typ und der Status lassen sich frei benennen. Passen Sie nur den Courtagesatz an, der bei Vermietungen meist anders berechnet wird als bei Verkäufen.