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Stellenplan in Excel: Positionen, Personalkosten und Stellenbesetzung – Excel-Vorlage

Abteilungen, Positionen, Planstellen, Gehälter und Zuschläge, Personalkosten pro Monat und Jahr, Besetzung und offene Stellen, Übersicht nach Abteilungen mit Diagramm.

Stellenplan in Excel: Positionen, Personalkosten und Stellenbesetzung – Excel-Vorlage
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Leere Vorlage + ausgefülltes Beispiel · Excel 2007+, LibreOffice, Google Tabellen
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Wofür

Der Stellenplan liegt meist in einem Dokument, die Liste der Beschäftigten in einem anderen – und man weiß nicht, wo es offene Stellen gibt und was die Personalkosten ausmachen. Hier beschreiben Sie Positionen, Gehälter und Zuschläge und ordnen dann die Beschäftigten den Positionen zu: Die Tabelle berechnet besetzte und vakante Stellen, geplante und tatsächliche Personalkosten und den Besetzungsgrad jeder Abteilung.

Was enthalten ist

  • „Parameter“: Organisation, Anordnung, Regionalzuschlag, Abgabensatz und Stammliste der Abteilungen.
  • „Stellenplan“: bis zu 120 Positionen – Planstellen, Grundgehalt, Zuschläge in Prozent und als Betrag, Personalkosten pro Monat und Jahr, besetzt, vakant und Status je Position.
  • „Stellenbesetzung“: bis zu 300 Einträge – Name, Position aus der Liste, Beschäftigungsgrad, Eintrittsdatum, Abteilung, Grundgehalt und Kosten, Prüfung auf Überschreitung des Stellenplans.
  • „Übersicht“: je Abteilung Planstellen, besetzt, vakant, Besetzungsgrad, geplante und tatsächliche Personalkosten, Abgaben und Diagramm.

Für wen geeignet

Für Führungskräfte, Personalverantwortliche, Buchhaltung und Inhaber kleiner Unternehmen, die einen Stellenplan erstellen oder überarbeiten und offene Stellen sowie Personalkosten im Blick behalten wollen.

Im Paket

Sie erhalten eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten, an dem man sieht, wie Formeln und Prüfungen arbeiten. Es ist eine Excel-Tabelle mit gewöhnlichen Formeln und keine Buchhaltungssoftware. Fehlerkorrekturen und neue Versionen des Projekts erhalten Sie kostenlos.

Kompatibilität

Excel 2007 und neuer, LibreOffice. Ohne Makros. Die Datei ist auf Deutsch. Zuschläge, Abgabensätze und Normwerte sind als Parameter ausgelagert: Prüfen Sie diese vor der Nutzung anhand der vor Ort geltenden Regeln. Die Berechnung ist ein Richtwert.

📘 Stellenplan in Excel erstellen: Planstellen, Personalkosten und offene Stellen

Fragen und Antworten

Wie werden die Personalkosten berechnet?
Kosten je Planstelle = Grundgehalt plus Zuschlag in Prozent und als Betrag, unter Berücksichtigung des Regionalzuschlags. Die Personalkosten pro Monat ergeben sich aus den Kosten je Planstelle mal Anzahl der Planstellen, pro Jahr mal 12 Monate. Prämien und variable Vergütung sind nicht enthalten.
Wie findet die Tabelle offene Stellen?
„Besetzt“ ist die Summe der Beschäftigungsgrade der Beschäftigten auf der Position. Die Differenz zwischen Planstellen und besetzten Stellen sind die vakanten Stellen. Der Status zeigt Vakanz, Teilbesetzung oder Überschreitung des Stellenplans.
Kann ich Teilzeitkräfte und Nebentätigkeiten erfassen?
Ja, geben Sie den Beschäftigungsgrad (z. B. 0,5) und eine Bemerkung an. Die tatsächlichen Personalkosten werden nach den besetzten Stellenanteilen berechnet.
Ersetzt die Tabelle ein offizielles Stellenplan-Dokument?
Nein. Die Tabelle hilft beim Erstellen und Auswerten des Stellenplans; das genehmigte Dokument erstellen Sie in der bei Ihnen vorgeschriebenen Form. Prüfen Sie Sätze und Zuschläge anhand der vor Ort geltenden Regeln.