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Verwaltung elektronischer Signaturen und Zertifikate in Excel – Excel-Vorlage

Journal der elektronischen Signaturen und Zertifikate mit Fristenampel, Verlängerungsplan für 90 Tage, Verantwortlichen und Übersicht. Schlüssel und Passwörter werden nicht gespeichert.

Verwaltung elektronischer Signaturen und Zertifikate in Excel – Excel-Vorlage
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Leere Vorlage + ausgefülltes Beispiel · Excel 2007+, LibreOffice, Google Tabellen
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Wofür

Eine abgelaufene elektronische Signatur stoppt Beschaffung, Meldungen und Dokumentenworkflow – meist am ungünstigsten Tag. Hier wird jede Signatur als Zeile erfasst: Die Tabelle zeigt selbst, welche abgelaufen sind und welche in den nächsten 30 Tagen ablaufen, und erstellt einen Verlängerungsplan aufsteigend nach Frist. Private Schlüssel, Passwörter und PINs werden in der Tabelle nicht gespeichert: nur Inhaber, Frist, Seriennummer des Zertifikats und Token-Nummer.

Was enthalten ist

  • „Stammdaten“: Arten von Signaturen und Zertifikaten, Systeme (Vergabeplattform, Zahlungsportal, Haushaltsportal, Steuerbehörde, Bürgerportal, Behördenschnittstelle und weitere), Verantwortliche, Zertifizierungsstellen, Parameter „Warnen N Tage vorher“ und Planhorizont.
  • „Signaturen“: bis zu 300 Signaturen – Inhaber, Position, Art, Zertifizierungsstelle, Seriennummer, Ausstellungs- und Ablaufdatum, Verwendung, Token-Nummer, Verantwortlicher, Ampel für Status und Tage bis Ablauf.
  • „Verlängerungsplan“: Liste der abgelaufenen und in den nächsten 90 Tagen ablaufenden Signaturen aufsteigend nach Frist, ohne Duplikate, mit Hinweis zur Maßnahme. Mit Formeln aufgebaut, ohne Makros und ohne FILTER.
  • „Übersicht“: Signaturen nach Status, Ablaufmonat, Verantwortlichen und Systemen, zwei Diagramme.

Für wen geeignet

Für Buchhaltung, Einkauf, Personalabteilungen, Sicherheits- und IT-Abteilungen in Behörden und öffentlichen Einrichtungen sowie für kleinere Organisationen, in denen mehrere Personen in verschiedenen Systemen mit elektronischen Signaturen arbeiten.

Im Lieferumfang

Eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten, an dem Sie sehen, wie die Formeln und Prüfungen funktionieren. Die Tabelle arbeitet mit gewöhnlichen Excel-Formeln. Alle Korrekturen und neuen Versionen des Projekts erhalten Sie kostenlos.

Kompatibilität

Excel 2007 und neuer, LibreOffice. Ohne Makros. Die Datei ist auf Deutsch. Warnfristen und Planhorizont stehen in den Parametern: Prüfen Sie sie vor der Arbeit anhand der Regeln Ihrer Zertifizierungsstelle. Die Berechnung ist eine Orientierung.

📘 Elektronische Signaturen und Zertifikate in Excel verwalten: Fristen und Verlängerungsplan

Fragen und Antworten

Werden in der Tabelle Schlüssel und Passwörter gespeichert?
Nein, sie dürfen dort auch nicht eingetragen werden. Die Tabelle enthält nur Referenzdaten: Inhaber, Position, Signaturart, Zertifizierungsstelle, Seriennummer des Zertifikats, Fristen und Token-Nummer. Bewahren Sie private Schlüssel auf einem geschützten Datenträger auf.
Wie erkennt die Tabelle, dass eine Signatur bald abläuft?
Berechnet wird die Differenz zwischen Ablaufdatum und Stichtag. Verbleiben höchstens so viele Tage wie festgelegt (Standard: 30), lautet der Status „Läuft ab“; ist die Frist verstrichen, „Abgelaufen“. Die Zahl der Tage ändern Sie auf dem Blatt „Stammdaten“.
Wie entsteht der Verlängerungsplan ohne die Funktion FILTER?
Für jede Signatur wird ein interner Schlüssel berechnet: Ablaufdatum plus Zeilennummer. Die Funktionen SMALL und MATCH holen die Schlüssel aufsteigend, sodass Signaturen mit demselben Datum nicht doppelt erscheinen. Funktioniert in Excel 2007 und neuer.
Woher bekomme ich die Gültigkeitsdauer der Zertifikate?
Aus dem Zertifikat selbst oder den Unterlagen der Zertifizierungsstelle. Prüfen Sie Fristen und Verlängerungsverfahren anhand der aktuellen Anforderungen und der Regeln Ihrer Zertifizierungsstelle: In der Tabelle sind sie nicht fest hinterlegt.