Wie wird die Gültigkeit berechnet?

Das Ablaufdatum ist das Datum der Teilnahme plus die Kursdauer in Monaten aus den Stammdaten. Für einen einzelnen Eintrag kann die Frist überschrieben werden. Bei einer Frist von 0 gilt die Schulung als unbefristet.

Was bedeuten die Farben in der Tabelle?

Grün – die Schulung ist gültig, gelb – bis zum Ablauf sind es höchstens so viele Tage wie festgelegt (Standard: 60), rot – die Frist ist bereits abgelaufen. Die Zahl der Tage ändern Sie in den Parametern.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Kurs wiederholt hat?

Der ältere Eintrag zum selben Kurs erhält den Status „Ersetzt“ und gilt nicht als überfällig, es gibt also keinen Fehlalarm.

Welche Kursfristen sollte ich verwenden?

Die Fristen in den Stammdaten sind Beispiele. Gleichen Sie sie mit den Anforderungen Ihrer Branche und Ihren internen Regeln ab: Die Tabelle rechnet mit den Werten, die Sie eintragen.

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Schulungs- und Qualifizierungsnachweis für Mitarbeitende – Excel-Vorlage

Mitarbeiterregister, Kursjournal mit Datum und Gültigkeit, Ampel für Überfälliges, Übersicht nach Abteilungen und Schulungszeitplan nach Monaten.

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Wofür

Fristen für Arbeitsschutz-, Brandschutz-, Elektrosicherheits- und andere Schulungen gehen leicht verloren: Die Nachweise liegen in verschiedenen Ordnern, und Überfälliges fällt erst bei einer Prüfung auf. In der Tabelle erhält jeder Eintrag ein Ablaufdatum und eine Farbe: grün – gültig, gelb – läuft bald ab, rot – überfällig. Sie sehen rechtzeitig, wen Sie wann zur Schulung schicken müssen.

Was enthalten ist

„Parameter“: Stammdaten für Abteilungen und Kurse mit Gültigkeitsdauer, Anzahl der Tage für die Vorwarnung, aktuelles Datum.
„Mitarbeitende“: bis zu 200 Personen – Abteilung, Position, Anzahl der Einträge, überfällige Schulungen und nächste Frist je Person.
„Schulungen“: bis zu 1000 Einträge – Mitarbeiter, Kurs, Datum, Dokument, Frist, Ablaufdatum, verbleibende Tage und Ampelstatus.
„Übersicht“: Status nach Abteilungen und Kursen, Anteil der Einträge in Ordnung, Diagramm.
„Zeitplan“: wie viele Schulungen in den nächsten 12 Monaten ablaufen, dazu der kumulierte Wert.

Für wen geeignet

Für Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Personalwesen sowie für Leitungen von Produktionsstätten, Lagern, Fuhrparks und Organisationen, in denen Pflichtschulungen und befristete Nachweise verwaltet werden müssen.

Im Lieferumfang

Eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten, an dem Sie sehen, wie die Formeln und Prüfungen funktionieren. Die Tabelle arbeitet mit gewöhnlichen Excel-Formeln. Alle Korrekturen und neuen Versionen des Projekts erhalten Sie kostenlos.

Kompatibilität

Excel 2007 und neuer, LibreOffice. Ohne Makros. Die Datei ist auf Deutsch. Fristen und Schwellenwerte stehen in den Parametern: Prüfen Sie sie vor der Arbeit anhand der in Ihrem Land und Ihrer Branche geltenden Vorschriften. Die Berechnung ist eine Orientierung.

📘 Schulungsnachweis in Excel führen: Ablauffristen, Ampel und Zeitplan

Fragen und Antworten

Wie wird die Gültigkeit berechnet?: Das Ablaufdatum ist das Datum der Teilnahme plus die Kursdauer in Monaten aus den Stammdaten. Für einen einzelnen Eintrag kann die Frist überschrieben werden. Bei einer Frist von 0 gilt die Schulung als unbefristet.
Was bedeuten die Farben in der Tabelle?: Grün – die Schulung ist gültig, gelb – bis zum Ablauf sind es höchstens so viele Tage wie festgelegt (Standard: 60), rot – die Frist ist bereits abgelaufen. Die Zahl der Tage ändern Sie in den Parametern.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Kurs wiederholt hat?: Der ältere Eintrag zum selben Kurs erhält den Status „Ersetzt“ und gilt nicht als überfällig, es gibt also keinen Fehlalarm.
Welche Kursfristen sollte ich verwenden?: Die Fristen in den Stammdaten sind Beispiele. Gleichen Sie sie mit den Anforderungen Ihrer Branche und Ihren internen Regeln ab: Die Tabelle rechnet mit den Werten, die Sie eintragen.