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Pfortenjournale in Excel: Besucher, Schlüsselausgabe und Ausweise – Excel-Vorlage

Besucherjournal, Schlüsselausgabe und Ausweisregister in Excel: Status „Im Gebäude“, Hervorhebung nicht zurückgegebener Schlüssel und ablaufender Ausweise, Druck des Journals.

Pfortenjournale in Excel: Besucher, Schlüsselausgabe und Ausweise – Excel-Vorlage
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Wofür

Führen Sie die Journale Ihres Empfangs oder Wachdienstes in einer Datei: wer gekommen und gegangen ist, wer gerade Schlüssel zu welchen Räumen hat, welche Ausweise gültig sind und wann sie ablaufen. Excel berechnet die Besuchsdauer selbst, zeigt, wer sich aktuell im Gebäude befindet, und hebt nicht zurückgegebene Schlüssel, überschrittene Aufenthaltszeiten und bald ablaufende Ausweise farbig hervor.

Was enthalten ist

  • „Anleitung“: Arbeitsweise in 5 Minuten, Bedeutung der Farben, Hinweise und Warnung zu personenbezogenen Daten.
  • „Parameter“: Organisation, Posten, zulässige Aufenthaltsdauer, Ende des Arbeitstags, maximale Schlüsselausleihdauer, Vorwarnzeit vor Ablauf eines Ausweises; Stammdaten für Räume, Abteilungen, Diensthabende, Ausweisarten, Dokumente und Besuchszwecke.
  • „Besucher“: bis zu 1000 Einträge – Datum, Eintrittszeit, Name, Dokument, besuchte Person und Abteilung, Zweck, Ausweis-Nr., Austrittszeit; automatisch Dauer, Status „Im Gebäude / Gegangen“ und Prüfungen.
  • „Schlüssel“: bis zu 600 Einträge zu Ausgabe und Rückgabe, Status „Ausgegeben / Zurückgegeben“, Hervorhebung nicht zurückgegebener und doppelt ausgegebener Schlüssel, Anzahl der aktuell ausgegebenen Schlüssel.
  • „Ausweise“: Register mit bis zu 300 Ausweisen (Einmal-, befristet, dauerhaft) mit Gültigkeit, Status und Warnung N Tage vor Ablauf.
  • „Übersicht“: Besucher nach Tagen und Wochen, häufigste Abteilungen, ausgegebene Schlüssel, ablaufende Ausweise, Diagramm.
  • „Journal drucken“: Besucherjournal für ein gewähltes Datum in druckfertiger Form mit Spalten für die Unterschrift der diensthabenden Person.

Für Behörden, Schulen und Krankenhäuser

In einer Behörde, Schule, Klinik oder Verwaltung sieht die diensthabende Person, wer sich gerade im Gebäude befindet, und die Sicherheitsleitung erhält eine fertige Übersicht zu Besuchern und Schlüsseln sowie eine Liste der Ausweise, die verlängert oder eingezogen werden sollten. Der Ausdruck für den gewählten Tag eignet sich für die Schichtübergabe und für Kontrollen.

Für wen geeignet

Für Pförtner und Sicherheitsleiter, Mitarbeitende von Sicherheitsabteilungen, Hausverwalter und Gebäudeadministratoren sowie Leitungen von Schulen, Kliniken, Verwaltungen und öffentlichen Einrichtungen, die ein Besucherjournal, eine Schlüsselausgabe und ein Ausweisregister führen. Im Lieferumfang: eine leere Vorlage und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten.

Kompatibilität

Excel 2007 und neuer, LibreOffice. Ohne Makros und externe Verknüpfungen. Die Datei ist auf Deutsch. Zulässige Aufenthaltsdauer, Ende des Arbeitstags, Schlüsselausleihdauer und Vorwarnzeit im Muster sind Standardwerte: Gleichen Sie sie mit Ihrer Zutrittsordnung ab. Dies ist ein Arbeitsformular nach der Struktur eines Journals, kein amtliches Formular. Die Datei enthält personenbezogene Daten von Besuchern: Bewahren und verarbeiten Sie sie gemäß den Regeln Ihrer Organisation und den örtlichen Datenschutzvorschriften.

📘 Besucherjournal und Schlüsselausgabe in Excel führen: Empfang und Pforte im Griff

Fragen und Antworten

Wie sehe ich, wer sich gerade im Gebäude befindet?
Das Blatt „Besucher“ markiert Zeilen ohne Austrittszeit am heutigen Tag mit dem Status „Im Gebäude“; ihre Anzahl steht oben auf dem Blatt und in der „Übersicht“. Besucher, die an früheren Tagen nicht gegangen sind, werden rot hervorgehoben.
Kann ich die zulässige Aufenthaltsdauer festlegen?
Ja, auf dem Blatt „Parameter“ (Standard: 120 Minuten). Bleibt ein Besucher länger, wird die Zeile gelb mit einem Hinweis auf die Überschreitung. Gleichen Sie den Wert mit Ihrer Zutrittsordnung ab.
Wie werden nicht zurückgegebene Schlüssel verfolgt?
Ein Schlüssel ohne Rückgabezeit erhält den Status „Ausgegeben“; ist er bis zum Ende des Arbeitstags nicht zurück oder länger als die festgelegte Stundenzahl ausgeliehen, wird die Zeile hervorgehoben. Auch eine erneute Ausgabe des Schlüssels für denselben Raum ohne Rückgabe wird markiert.
Wie funktioniert die Warnung vor Ablauf eines Ausweises?
Für jeden Ausweis wird „Gültig bis“ erfasst; N Tage vorher (Standard: 14) wechselt der Status zu „Läuft ab in …“, nach Fristende zu „Abgelaufen“, bis das Rückgabedatum eingetragen ist. Eine Liste dieser Ausweise finden Sie in der „Übersicht“.
Ist das ein amtliches Journalformular?
Nein, es ist ein Arbeitsformular nach der Struktur eines Journals; jede Organisation kann ihr eigenes Formular verwenden. Die Datei enthält personenbezogene Daten – bewahren Sie sie gemäß den Regeln Ihrer Organisation auf.