Cómo comparar ofertas de proveedores en Excel y elegir con criterio

Llegan tres cotizaciones, cada una en un formato distinto: una con IVA, otra sin él, una con entrega en una semana y otra en tres. Elegir «a ojo» suele acabar en la oferta más barata, que después resulta ser la que tarda más, ofrece menos garantía o exige pago por adelantado.

Comparar ofertas en Excel obliga a poner todo en el mismo formato y a decidir, antes de mirar los nombres, qué importa más. En este artículo verá cómo montar una tabla comparativa, cómo puntuar cada criterio y cómo interpretar el resultado, con un ejemplo en euros.

Paso 1: la misma lista para todos

Pida a todos los proveedores que coticen los mismos artículos, con la misma unidad y cantidad. Cree una tabla con una fila por artículo y una columna de precio por proveedor. Compruebe que todos los precios se refieren a lo mismo: con IVA o sin IVA, con transporte o sin él.

La suma por proveedor es sencilla:

=SUMAPRODUCTO(C2:C20;D2:D20)

con las cantidades en C y los precios del proveedor en D.

Paso 2: otras condiciones de cada oferta

Debajo de la suma, registre las condiciones que pueden pesar tanto como el precio:

• Plazo de entrega en días.
• Garantía en meses.
• Plazo de pago en días: cuanto más largo, mejor para usted.

Paso 3: puntuar cada criterio

Para poder sumar criterios distintos hay que llevarlos a una escala común de 0 a 1. Una forma sencilla:

• Precio: suma mínima / suma del proveedor. El más barato obtiene 1.
• Plazo de entrega: plazo mínimo / plazo del proveedor. El más rápido obtiene 1.
• Garantía: valor del proveedor / valor máximo.
• Plazo de pago: valor del proveedor / valor máximo.

Cada criterio recibe un peso; todos suman 100 %. Por ejemplo, precio 50 %, entrega 20 %, garantía 15 % y pago 15 %. Los pesos dependen de su prioridad: si el tiempo es crítico, aumente el de la entrega.

Ejemplo con números

Puntuaciones del proveedor A: precio 4.500/4.800 = 0,94; entrega 7/10 = 0,70; garantía 12/24 = 0,50; pago 30/45 = 0,67. Total ponderado: 0,5 × 0,94 + 0,2 × 0,70 + 0,15 × 0,50 + 0,15 × 0,67 = 0,78.

Con el mismo cálculo, B obtiene 0,90 y C, 0,77. Gana B, pese a ser el más lento, por ser el más barato, el de mayor garantía y el de pago más largo. Ahora puede ver que, si el plazo fuera crítico, C subiría posiciones; basta con cambiar el peso y la tabla se recalcula.

Ranking en Excel

Para el puesto de cada proveedor use JERARQUIA:

=JERARQUIA(H2;$H$2:$H$4;0)

Y para mostrar el nombre del ganador:

=INDICE(B1:D1;COINCIDIR(MAX(H2:H4);H2:H4;0))

Se puede ir más lejos: indicar para cada artículo qué proveedor es el más barato y cuánto se ahorraría comprando a los mejores en cada línea. Esa cifra ayuda a negociar, aunque comprar a varios proveedores tiene costes de gestión.

Errores frecuentes

• Comparar precios no homogéneos, por ejemplo uno con IVA y otro sin él.
• Ignorar que falta un artículo. Si un proveedor no cotizó todo, su suma no es comparable con las demás.
• Fijar los pesos después de ver los resultados. Defínalos antes, para no justificar una decisión ya tomada.
• Olvidar la fiabilidad. Ninguna tabla recoge si un proveedor cumple; añada una nota con su experiencia previa.
• No guardar la comparación. Conserve el archivo como respaldo de la decisión.

Plantilla para comparar ofertas de proveedores

Si prefiere no armar las fórmulas, existe una plantilla de pago que aplica exactamente este método. Usted ingresa los precios por artículo y las condiciones de cada proveedor, y la tabla calcula la suma, los puntos por criterio según sus pesos, los puestos y el ganador.

• «Parámetros»: nombre de la compra, hasta 5 proveedores con sus condiciones (plazo de entrega, garantía, plazo de pago) y pesos de los criterios.
• «Artículos»: hasta 40 artículos con nombre, unidad, cantidad y precio de cada proveedor; mejor precio y mejor proveedor por artículo.
• «Comparación»: suma por proveedor, desviación respecto al mínimo, puntos por cuatro criterios, ranking final, puesto y ganador, con gráfico.
• «Instrucciones»: cómo completar la tabla y cómo se calculan los puntos.

Se entrega una tabla vacía y un ejemplo completo con datos ficticios. Funciona en Excel 2007 y posteriores y en LibreOffice, sin macros, y está en español. Los cálculos son orientativos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas ofertas conviene pedir?

Entre tres y cinco suele bastar. Con menos, hay poco contraste; con más, el esfuerzo de homogeneizar crece mucho.

¿El precio debe pesar siempre más del 50 %?

No necesariamente. En compras de equipos con larga vida útil, la garantía y el servicio posventa pueden pesar tanto como el precio.

¿Qué hago si una oferta no cubre todos los artículos?

Pídale que complete la cotización o excluya esa oferta de la comparación global; sumar solo parte de los artículos favorece injustamente a ese proveedor.

¿Se puede usar para servicios y no solo para productos?

Sí. Los artículos pueden ser partidas de un servicio, como horas, entregables o mensualidades, siempre que todos coticen lo mismo.