Cómo controlar membresías y asistencias de un gimnasio o estudio en Excel

En un gimnasio pequeño, un estudio de yoga o una escuela de baile, las preguntas son siempre las mismas: ¿a esta alumna le quedan clases?, ¿cuándo vence su bono?, ¿quién lleva un mes sin aparecer? Si la respuesta está en una libreta, hay que buscarla; si está en una hoja bien montada, aparece sola.

Aquí verá cómo organizar un control de membresías en Excel, qué fórmulas descuentan las clases según la asistencia y cómo detectar renovaciones y clientes que se están alejando.

Las cuatro tablas que necesita

1. Tipos de membresía: nombre, número de clases (o «ilimitada»), vigencia en días y precio.
2. Clientes: nombre y contacto.
3. Membresías vendidas: cliente, tipo, fecha de inicio y días extra.
4. Asistencias: fecha y cliente (y, si quiere, la actividad).

Separarlas evita repetir datos: el precio y las clases se definen una sola vez, en los tipos.

Fórmulas de la hoja de membresías

Vencimiento: fecha de inicio + vigencia + días extra.

=B2+BUSCARV(C2;Tipos!A:C;3;FALSO)+E2

Los días extra sirven, por ejemplo, para congelar una membresía por una lesión o un viaje: se suman y el vencimiento se desplaza.

Clases usadas: asistencias del cliente entre el inicio y el vencimiento.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Asistencias!B:B;A2;Asistencias!A:A;">="&B2;Asistencias!A:A;"<="&F2)

Clases restantes: =BUSCARV(C2;Tipos!A:B;2;FALSO)-G2.

Estado:

=SI(F2<HOY();"Vencida";SI(H2<=0;"Agotada";SI(F2-HOY()<=7;"Termina pronto";"Activa")))

Ejemplo con números

Ana compra un bono de 10 clases por 60,00 €, con vigencia de 60 días, el 20 de enero. Vence el 21 de marzo. Hasta el 1 de marzo ha asistido a 7 clases: le quedan 3 y el estado es «Activa». Si para el 14 de marzo no ha usado más, el estado pasa a «Termina pronto» y es el momento de avisarle para renovar.

Otro cliente tiene una membresía mensual ilimitada de 45,00 €. Aquí no se calculan clases restantes, solo se controla la vigencia.

Ingresos por tipo

Con SUMAR.SI sobre la tabla de membresías vendidas se obtiene el ingreso por tipo y por mes:

=SUMAR.SI(Membresias!C:C;"Bono 10";Membresias!H:H)

Con un resumen mensual verá qué producto vende más y si los ingresos crecen o caen.

Clientes que se alejan

Para saber cuánto tiempo hace de la última visita:

=HOY()-MAX.SI.CONJUNTO(Asistencias!A:A;Asistencias!B:B;A2)

(o, en versiones anteriores, una combinación de MAX y SI como fórmula matricial). Quien supera 14 o 21 días sin venir es candidato a un mensaje amable: son más fáciles de recuperar que los nuevos clientes de conseguir.

Errores frecuentes

• Permitir asistencias sin membresía vigente. Valide que la asistencia cae dentro de las fechas de una membresía activa.
• Tipos de membresía escritos de forma distinta, lo que rompe BUSCARV. Use listas.
• No registrar las congelaciones, con lo que el cliente pierde días de manera injusta.
• Mezclar bonos de clases con ilimitados sin una regla clara para el cálculo.
• No mirar la tabla. Revise el estado una vez a la semana y contacte a quienes están por terminar.

Plantilla de control de membresías en Excel

Si quiere empezar con todo montado, hay una plantilla de pago. La tabla descuenta las clases según el registro de asistencias, calcula el vencimiento de la membresía y destaca a quienes ya deberían renovar.

• «Tipos»: tipos de membresía con clases, vigencia y precio.
• «Clientes»: contactos, total de asistencias y días sin visitas.
• «Membresías»: hasta 1500 ventas, vencimiento, clases usadas, restantes y estado.
• «Asistencias»: hasta 8000 registros con verificación de la membresía vigente.
• «Resumen»: ingresos, membresías activas y asistencia por grupo y por mes.

En las membresías ilimitadas solo se controla la vigencia; para congelar una, se añaden los días en la columna «Días extra». Se entrega una tabla vacía y un ejemplo completo con datos ficticios. Funciona en Excel 2007 y posteriores y en LibreOffice, sin macros, y está en español.

Preguntas frecuentes

¿Cómo gestiono una clase de prueba?

Cree un tipo de membresía «Prueba» con una clase y precio 0 o simbólico. Así queda registrada la asistencia y puede medir cuántas pruebas acaban en una compra.

¿Qué hago con las clases no usadas al vencer?

Es una decisión comercial suya: puede dejar que caduquen o permitir una prórroga con los días extra. Lo importante es que la política sea clara y esté escrita.

¿Cuántos clientes admite Excel?

Para un estudio o gimnasio pequeño, muchos cientos de clientes y miles de asistencias se manejan sin problema.

¿Debo guardar datos personales?

Guarde solo lo necesario, como nombre y un contacto, proteja el archivo con contraseña y cumpla la normativa de protección de datos que le corresponda.