KHIZHNYAKOVCómo llevar el control de alquileres en Excel: contratos, cobros y deudas
Control de alquiler de inmuebles en Excel: propiedades, inquilinos, contratos, pagos y deudas — Ver la plantilla →
Con un solo piso en alquiler, el control cabe en la cabeza. Con tres apartamentos, un local y una plaza de garaje, empiezan los olvidos: ¿ya pagó el inquilino de marzo?, ¿cuándo termina el contrato del local?, ¿qué propiedad lleva dos meses vacía?
Una hoja de Excel bien estructurada responde a todo eso en un vistazo. A continuación verá qué tablas necesita, qué fórmulas calculan facturado, cobrado y deuda, y cómo avisar de los vencimientos.
Las tablas básicas
- Propiedades: nombre o dirección, tipo, alquiler habitual y estado (alquilada o disponible).
- Inquilinos: nombre y datos de contacto.
- Contratos: propiedad, inquilino, fecha de inicio, fecha de fin, alquiler mensual, día de pago y depósito.
- Pagos: fecha, número de contrato e importe cobrado.
Mantenga los pagos en una hoja aparte, una fila por cobro. Así un contrato puede tener decenas de pagos sin complicar nada.
Facturado, cobrado y deuda
La lógica es la de una cuenta corriente por contrato.
Meses facturados hasta hoy: los meses iniciados desde el comienzo del contrato (y sin pasar de la fecha de fin).
=SIFECHA(C2;MIN(HOY();D2);"m")+1
Facturado: =meses*alquiler.
Cobrado: =SUMAR.SI(Pagos!B:B;A2;Pagos!C:C).
Deuda: =facturado-cobrado. Un valor negativo es un pago adelantado o saldo a favor del inquilino.
Ejemplo
Un apartamento a 650,00 € al mes con contrato desde el 1 de enero. A mediados de abril han empezado cuatro meses: facturado 2.600,00 €. El inquilino ha pagado 1.950,00 € (tres mensualidades). La deuda es de 650,00 €, es decir, un mes. Con un depósito de 1.300,00 € anotado en el contrato, queda constancia de la garantía recibida, aunque el depósito no se mezcla con el alquiler en las cuentas.
Estados útiles
Ocupación de una propiedad: está alquilada si hoy hay un contrato vigente para ella.
=SI(CONTAR.SI.CONJUNTO(Contratos!A:A;A2;Contratos!C:C;"<="&HOY();Contratos!D:D;">="&HOY())>0;"Alquilada";"Disponible")
Aviso de fin de contrato:
=SI(D2-HOY()<0;"Vencido";SI(D2-HOY()<=60;"Vence pronto";"Vigente"))
Para un propietario, 60 días son un margen razonable para negociar la renovación o buscar otro inquilino.
Indicadores del resumen
Con cuatro cifras ya controla el negocio:
- Ocupación: propiedades alquiladas / total.
- Ingreso mensual: suma de los alquileres de contratos vigentes.
- Deuda total y contratos con deuda.
- Contratos que vencen en los próximos 60 o 90 días.
Una ocupación del 75 % con tres de cuatro propiedades alquiladas significa que la cuarta cuesta cada mes el alquiler que no cobra: es una cifra concreta que ayuda a decidir si bajar el precio.
Errores frecuentes
- No distinguir el depósito del alquiler. Es dinero que, en general, no es ingreso y se devuelve al terminar el contrato.
- Olvidar las revisiones de renta. Anote la fecha de actualización del precio para no cobrar de menos durante años.
- Registrar el pago sin el número de contrato, lo que impide asignarlo.
- Contar mal los meses parciales. Decida una regla (mes iniciado, mes proporcional) y aplíquela siempre.
- No guardar el contrato firmado. Indique en la hoja dónde está el documento.
Plantilla de control de alquileres en Excel
Si prefiere no montarlo, hay una plantilla de pago con esta estructura. Para cada contrato muestra cuánto se ha facturado hasta hoy, cuánto se ha pagado y cuál es la deuda, qué propiedades están disponibles y a qué contratos les queda poco.
- «Propiedades»: hasta 100 propiedades, estado «Alquilado» o «Disponible», inquilino y tarifa.
- «Inquilinos»: datos de contacto.
- «Contratos»: hasta 300 contratos con fechas, alquiler, día de pago, depósito, facturado, pagado, deuda y estado.
- «Pagos»: registro de cobros por número de contrato.
- «Resumen»: ocupación, ingreso mensual, deudas, vencimientos y un gráfico.
La deuda se calcula con lo facturado por los meses iniciados desde el comienzo del contrato menos lo pagado. Un contrato «Vence pronto» cuando faltan no más de los días indicados (60 por defecto). Funciona en Excel 2007 y posteriores y en LibreOffice, sin macros, y está en español. Los cálculos son orientativos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar alquileres de temporada o por días?
El enfoque mensual no es el adecuado para estancias cortas; en ese caso necesitará un calendario de reservas. Esta lógica sirve para contratos con renta mensual.
¿Cómo registro un pago parcial?
Como una fila más en «Pagos» con el importe recibido. La deuda se recalcula automáticamente.
¿Y si el inquilino paga por adelantado varios meses?
Registre cada pago con su fecha. El saldo saldrá negativo mientras haya adelanto, lo que significa saldo a favor del inquilino.
¿Esta hoja sirve para la declaración de impuestos?
Puede ayudarle a reunir ingresos y fechas, pero no sustituye la contabilidad ni el asesoramiento fiscal. Consulte con un profesional sobre sus obligaciones.
