Cómo controlar garantías y recibos de compra en Excel

El lavavajillas empieza a hacer ruido, buscas el certificado de garantía y no aparece. Después recuerdas que se compró hace casi dos años y no sabes si la garantía era de dos o de tres. Es una escena muy común, y con una buena razón: la garantía solo sirve si se sabe que existe y se conserva la prueba de compra.

Un registro de garantías en Excel es una de las organizaciones domésticas más rentables. Verá qué anotar, cómo calcular la fecha de fin con una fórmula y cómo hacer que la hoja le avise antes del vencimiento.

Qué anotar de cada compra

Una fila por producto, con estas columnas:

• Producto y marca/modelo.
• Fecha de compra.
• Tienda.
• Precio.
• Plazo de garantía, en meses.
• Número de serie.
• Dónde está el recibo o certificado: carpeta, cajón, nube, correo.
• Categoría: electrodomésticos, informática, muebles, vehículo.

Calcular la fecha de fin

=FECHA.MES(B2;E2)

Con B2 la fecha de compra y E2 el plazo en meses. Una lavadora comprada el 10 de marzo de 2024 con 24 meses de garantía vence el 10 de marzo de 2026.

Un aviso: compruebe siempre la fecha con el certificado o las condiciones de la tienda, porque en algunos productos el plazo se cuenta de otra forma, y además de la garantía comercial puede existir una garantía legal con sus propios plazos. Consulte los vigentes en su país.

Estado y alertas

Con una fecha de fin en F2 y un aviso de 60 días:

=SI(F2<HOY();"Vencida";SI(F2-HOY()<=60;"Por vencer";"En garantía"))

Aplique formato condicional: rojo a «Vencida», naranja a «Por vencer», verde a «En garantía». Al abrir la hoja una vez al mes, verá en seguida qué compras están a punto de perder la cobertura. Es el momento de revisar si el producto falla y reclamar mientras todavía hay tiempo.

Cuánto vale lo que está en garantía

Con SUMAR.SI:

=SUMAR.SI(G:G;"En garantía";D:D)

Ejemplo:

Suponiendo que la fecha de hoy sea el 20 de enero de 2026, hay 1.239,00 € en garantía, de los cuales 549,00 € están a punto de vencer, y una compra vencida. Ese resumen permite decidir, por ejemplo, revisar el portátil antes de que sea demasiado tarde, o sustituir la lavadora con tiempo.

Cómo guardar los recibos

Una hoja que dice «recibo en el cajón» no ayuda si el cajón está lleno. Algunas ideas:

• Escanee o fotografíe cada recibo y certificado al comprar, y guárdelo en una carpeta con el nombre del producto y el año.
• Reenvíe a una carpeta de correo los justificantes de compras en línea.
• Anote en la columna de ubicación el nombre exacto del archivo o de la carpeta.

Los recibos de papel térmico se borran con el tiempo; una foto a los pocos días los salva.

Errores frecuentes

• No anotar la fecha de entrega, cuando la garantía puede contarse desde ella y no desde la compra.
• Olvidar el número de serie, que a veces se pide para tramitar una reclamación.
• Confundir el plazo en meses con el de años.
• No incluir los pequeños equipos (taladro, aspiradora, auriculares): también tienen garantía.
• No revisar la hoja. Fije un recordatorio mensual en su calendario.

Plantilla de control de garantías y recibos

Si prefiere no armar las fórmulas, hay una plantilla de pago. La tabla guarda las compras, calcula sola la fecha de fin de garantía, resalta las que están por vencer y las vencidas, muestra dónde está el recibo y suma el valor de los bienes en garantía.

• «Parámetros»: fecha del informe, con cuántos días avisar y categorías.
• «Compras»: hasta 300 compras con tienda, precio, plazo de garantía, número de serie y ubicación del recibo; la fecha de fin y el estado se calculan solos.
• «Resumen»: cuántas compras están en garantía, cuántas por vencer y vencidas, y el valor de los bienes en garantía.

Por defecto avisa con 60 días de antelación, valor que se puede cambiar. Sirve para quien compra equipos y muebles, propietarios de viviendas y vehículos, y pequeños negocios con equipamiento. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, y está en español.

Preguntas frecuentes

¿Necesito el recibo original para reclamar?

Normalmente hace falta una prueba de compra; puede ser el recibo, la factura o un justificante electrónico. Por eso conviene guardarla y anotar dónde está.

¿Qué plazo de garantía tienen los productos?

Varía según el producto, el país y si es garantía legal o comercial. Revise el certificado y la información de la tienda.

¿Vale la pena registrar objetos baratos?

Solo si son importantes para usted. Concéntrese en lo que cuesta más de 50 o 100 euros, o en lo que sería un problema si falla.

¿Puedo usar la hoja para el seguro?

Ayuda a tener las compras, precios y números de serie en un solo lugar, que es justo lo que pide una aseguradora ante un siniestro.