Cómo llevar el registro de propiedades y visitas de un agente inmobiliario en Excel

Un agente inmobiliario independiente suele tener entre diez y cuarenta inmuebles en cartera, un puñado de compradores activos y visitas repartidas por la semana. Si todo vive en el móvil, en notas sueltas y en mensajes de WhatsApp, tarde o temprano se te escapa una llamada importante.

Una hoja de Excel bien montada no sustituye a un CRM grande, pero cubre lo esencial: qué tienes en cartera, quién ha visto qué, cuánto puedes cobrar y a quién toca llamar hoy. Aquí tienes el método paso a paso.

Estructura básica: cuatro tablas

Lo más cómodo es separar la información en hojas, cada una con una fila por registro:

1. Propiedades: dirección, tipo, precio, estado (disponible, reservado, vendido), propietario y porcentaje de comisión.
2. Visitas: fecha, cliente, propiedad, resultado y fecha del próximo contacto.
3. Operaciones: las ventas o alquileres cerrados y la comisión resultante.
4. Llamadas pendientes: clientes que hay que contactar.

Usa un código único para cada propiedad (por ejemplo, P001). Evita identificar los inmuebles solo por la dirección, porque se escribe de mil maneras.

Calcular la comisión esperada

La comisión es el precio por el porcentaje pactado. Si un piso se publica a 240.000 € y tu comisión es del 3 %:

=C2*D2

donde C2 es el precio y D2 el porcentaje (con la celda en formato porcentaje, 3 % se guarda como 0,03). El resultado es 7.200 €. Para ver cuánto tienes «en el aire», suma solo las propiedades que siguen disponibles:

=SUMAR.SI(E:E;"Disponible";G:G)

con E como columna de estado y G como comisión esperada. Con tres pisos de 7.200 €, 4.500 € y 5.100 € disponibles, tu cartera potencial es de 16.800 €. Conviene distinguir ese dato de lo que realmente cobrarás: solo cuenta lo cerrado.

El recordatorio de llamadas

El mayor error en este oficio es no hacer seguimiento. Para evitarlo, guarda en la hoja de visitas la fecha del próximo contacto y deja que Excel te avise:

=SI(Y(F2<>"";F2<=HOY());"Llamar";"")

Filtra por «Llamar» y esa es tu lista del día. Si quieres ver también quién lleva demasiado tiempo sin noticias, calcula los días desde la última visita con =HOY()-B2. Añade un formato condicional para resaltar en naranja lo que supera los siete días.

Resultados de las visitas

Crea una lista desplegable con pocos valores: «Interesado», «Segunda visita», «Oferta», «Descartado». Con una lista cerrada, luego puedes contar cuántas visitas acaban en oferta:

=CONTAR.SI(D:D;"Oferta")/CONTARA(D:D)

Si de 40 visitas salen 6 ofertas, tu tasa es del 15 %. Ese dato te dice si tienes que mejorar la selección de compradores, el precio de salida o la forma de presentar los inmuebles.

Errores habituales

• Mezclar propiedades vendidas con las activas. Cambia el estado en lugar de borrar la fila; el histórico sirve para estimar plazos de venta.
• Escribir el nombre del cliente de varias formas. Usa siempre el mismo formato o un código.
• Dejar los resultados en texto libre. Si cada visita se describe con frases distintas, no se puede contar nada.
• Olvidar proteger los datos. Guardas teléfonos y datos personales: cifra o protege con contraseña el archivo y haz copias de seguridad.
• No actualizar el próximo contacto. Si no hay fecha, el cliente nunca aparecerá en la lista.

Plantilla de Excel para agentes inmobiliarios

Si no quieres construir todo esto, la plantilla de registro de propiedades y visitas lleva las propiedades, anota las visitas, calcula la comisión esperada y recuerda a quién llamar hoy. Es una plantilla de pago.

Sus hojas son:

• «Propiedades»: dirección, tipo, precio, estado, propietario y comisión.
• «Visitas»: fecha, cliente, propiedad y resultado.
• «Operaciones»: operaciones cerradas y comisión.
• «Llamar»: los clientes a los que toca llamar, además del resumen.

La comisión se calcula multiplicando el porcentaje definido en «Parámetros» por el precio de la propiedad, y un cliente aparece en «Llamar» cuando llega la fecha de su próximo contacto. Admite hasta 100 propiedades y 400 visitas. Funciona con Excel 2007 y posteriores y con LibreOffice, sin macros, y el archivo está en español. Los umbrales se definen en los parámetros y los cálculos son orientativos.

Está pensada para agentes inmobiliarios independientes, agencias pequeñas y responsables de venta de inmuebles.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor Excel o un CRM inmobiliario?

Depende del volumen. Para una cartera pequeña o mediana y un solo usuario, Excel basta y no cuesta suscripción. Si trabajan varios agentes a la vez sobre los mismos datos o necesitas publicar en portales, un CRM específico tiene más sentido.

¿Cómo evito perder el histórico de propiedades vendidas?

No borres filas. Cambia el estado a «Vendido» y filtra la columna cuando solo quieras ver las activas. Así podrás calcular cuánto tardas de media en cerrar una venta.

¿Puedo guardar datos de clientes en el archivo?

Puedes, pero tratas datos personales. Guarda el archivo en una ubicación segura, protégelo con contraseña y no lo compartas por canales abiertos. Revisa también lo que exija la normativa de protección de datos que te corresponda.

¿Cómo registro una propiedad en exclusiva?

Añade una columna «Exclusiva» con las opciones «Sí» y «No». Así puedes filtrar rápido y priorizar el seguimiento de esos inmuebles.