Cómo controlar tus suscripciones en Excel y saber cuánto gastas al mes

Una plataforma de series, otra de música, almacenamiento en la nube, el gimnasio, una app de idiomas, el antivirus. Cada cuota parece pequeña, pero juntas suman una cantidad que casi nadie ha calculado, y los cargos llegan por sorpresa.

La solución es sencilla: una tabla con todas las suscripciones en un solo lugar. En esta guía aprenderás qué datos apuntar, cómo convertir cuotas trimestrales o anuales a coste mensual, cómo avisarte antes del cobro y cómo detectar dónde se va más dinero.

Qué columnas necesitas

El estado importa: «Activa», «En pausa» o «Cancelada». Mantener las canceladas en la tabla te recuerda lo que ya has ahorrado y evita contarlas dos veces.

Convertir todo a coste mensual

Si algunas cuotas son mensuales y otras anuales, no se pueden comparar a simple vista. Añade una columna con los meses que tiene cada periodo (mes = 1, trimestre = 3, semestre = 6, año = 12) y calcula:

=SI(F2="Activa";C2/G2;0)

donde C es el coste, G los meses del periodo y F el estado. Para obtener ese número de meses de forma automática, guarda una pequeña tabla de periodos y usa BUSCARV:

=BUSCARV(D2;Parámetros!A:B;2;FALSO)

Ejemplo: un almacenamiento en la nube de 99,99 € al año equivale a 8,33 € al mes. Una plataforma de series de 13,99 € al mes, a 13,99 €. Un gimnasio con cuota trimestral de 90 €, a 30 €. Sumadas, estas tres suscripciones cuestan 52,32 € al mes y 627,84 € al año. Verlo en cifras anuales suele provocar un buen repaso de lo que realmente usas.

El total mensual y anual

=SUMA(H2:H61) te da el total mensual y =SUMA(H2:H61)*12 el anual. Si prefieres, usa SUMAR.SI para sumar solo las activas sin necesidad de la columna intermedia.

Avisarte antes del cobro

Con la fecha de próximo cobro en E y un margen de 7 días guardado en una celda de parámetros:

=SI(Y(F2="Activa";E2-HOY()<=Parámetros!B1);"Próximo cobro";"")

Aplica un formato condicional para resaltar la fila. Importante: Excel no cancela ni cobra nada, solo te señala la fecha que tú has indicado. Para actualizar el próximo cobro cuando pasa, puedes usar =FECHA.MES(E2;G2), que suma los meses del periodo.

Dónde se va el dinero

Con SUMAR.SI por categoría sabrás qué porcentaje del gasto va a ocio, trabajo, formación o salud:

=SUMAR.SI(B:B;"Ocio";H:H)/SUMA(H:H)

Si el ocio supone el 55 % de tus suscripciones activas y no esperabas más del 30 %, es una señal clara para revisar. Un gráfico circular o de barras con estas categorías lo deja evidente.

Errores frecuentes

• Olvidar las pruebas gratuitas. Apunta su fecha de fin; son las que más cargos sorpresa generan.
• No distinguir entre pausa y cancelación. Una suscripción en pausa puede reactivarse sola.
• Comparar cuotas de periodos distintos sin convertirlas.
• Dejar las suscripciones compartidas al 100 %. Si pagas a medias, anota solo tu parte.
• No revisar la tabla. Un repaso cada trimestre basta para eliminar lo que ya no usas.

Plantilla de Excel para el control de suscripciones

La plantilla de control de suscripciones reúne todo en un solo archivo: calcula el gasto mensual y anual, avisa de los próximos cobros y muestra en qué se va más dinero. Es una plantilla de pago.

Tiene tres hojas:

• «Parámetros»: fecha del informe, con cuántos días avisar, categorías y periodos de pago.
• «Suscripciones»: hasta 60 suscripciones con coste, periodo, fecha del próximo cobro y estado (activa, en pausa, cancelada).
• «Resumen»: gasto mensual y anual, próximos cobros, proporción por categoría y gráfico.

Admite los periodos mes, trimestre, semestre y año, y solo cuenta las suscripciones activas. Funciona con Excel 2007 o posterior y con LibreOffice, sin macros, y el archivo está en español. Sirve para familias, estudiantes, autónomos y pequeños negocios con servicios para el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas suscripciones es normal tener?

No hay una cifra correcta. Lo útil es saber cuántas tienes y cuánto suman. Si no recuerdas la última vez que usaste una, es candidata a cancelarse.

¿Cómo encuentro suscripciones que se me han olvidado?

Revisa los extractos bancarios de los últimos doce meses buscando cargos repetidos del mismo importe. Añade cada uno a la tabla, aunque luego lo canceles.

¿Sirve para suscripciones de un negocio?

Sí. Crea categorías como «Software» o «Marketing» y verás cuánto cuestan los servicios del equipo. Para la contabilidad oficial, consulta con tu asesor.

¿La hoja cancela los pagos automáticamente?

No. Solo te avisa. Para cancelar tienes que hacerlo en cada servicio o con tu banco.