KHIZHNYAKOVCómo controlar las ventas de una tienda en Excel: ganancia, margen y análisis ABC
Control de ventas e ingresos de una tienda en Excel — Plantilla Excel — Ver la plantilla →
La caja registradora te dice cuánto se ha vendido hoy, pero rara vez responde a las preguntas que importan: ¿qué productos dejan más ganancia?, ¿qué día de la semana se vende más?, ¿qué vendedor rinde mejor? Para eso hace falta registrar cada venta con su coste y analizarla.
Excel puede hacerlo bien para una tienda pequeña, un punto de venta o una tienda en línea. En esta guía verás cómo estructurar los datos, qué fórmulas calculan ingresos, ganancia y margen, y cómo hacer un análisis ABC para centrar tu atención en el 20 % de productos que sostiene el negocio.
Una fila por venta
El truco es registrar cada venta en una fila con pocos datos de entrada y que el resto se calcule:
| Entrada | Calculado |
|---|---|
| Fecha | Precio de venta |
| Producto | Ingresos |
| Cantidad | Coste |
| Descuento | Ganancia |
| Vendedor, forma de pago | Margen sobre coste |
Mantén un catálogo de productos aparte, con código, nombre, categoría, precio de compra y precio de venta. Las ventas leen el precio del catálogo y así no hay que teclearlo cada vez.
Fórmulas clave
Con el producto en B2, la cantidad en C2 y el descuento en D2 (como porcentaje):
- Precio:
=BUSCARV(B2;Catálogo!A:E;5;FALSO) - Ingresos:
=C2*E2*(1-D2) - Coste:
=C2*BUSCARV(B2;Catálogo!A:E;4;FALSO) - Ganancia:
=F2-G2 - Margen sobre coste:
=SI(G2=0;0;H2/G2)
Ejemplo: vendes 3 unidades de un producto que compraste a 8 € y vendes a 12 €, con un 10 % de descuento. Ingresos: 3 × 12 × 0,9 = 32,40 €. Coste: 24 €. Ganancia: 8,40 €. Margen sobre coste: 35 %.
Margen sobre coste frente a margen sobre ventas
Son dos medidas distintas y se confunden mucho. El margen sobre coste divide la ganancia entre el coste; el margen sobre ventas la divide entre los ingresos. En el ejemplo anterior, 8,40 / 32,40 es un 26 % sobre ventas, aunque sobre coste sea del 35 %. Un margen del 50 % sobre coste equivale a un 33 % sobre ventas. Decide cuál usas y mantenlo siempre.
Análisis ABC en tres pasos
- Suma los ingresos por producto con SUMAR.SI y ordénalos de mayor a menor.
- Calcula el porcentaje de cada producto sobre el total y el porcentaje acumulado.
- Clasifica: A hasta el 80 % acumulado, B hasta el 95 %, C el resto.
Normalmente, unos pocos productos tipo A concentran la mayor parte de los ingresos. Esos nunca deben faltar en stock. Los C merecen una revisión: ¿ocupan espacio y capital sin aportar apenas ventas? Los porcentajes 80/15/5 son una convención habitual, no una ley; puedes ajustarlos.
Mejores días y meses
Con la función DIASEM obtienes el día de la semana de cada venta y con SUMAR.SI.CONJUNTO sumas ingresos por día. Si descubres que el martes vende la mitad que el sábado, quizá convenga ajustar horarios, promociones o turnos de personal.
Errores frecuentes
- Cambiar el precio en el catálogo sin pensar en el histórico. Si las ventas leen el precio del catálogo, las antiguas se recalculan. Crea un producto nuevo con otro código si cambias de precio de forma definitiva.
- No registrar los descuentos. Distorsionan el margen real.
- Mezclar IVA con ingresos. Decide si trabajas con precios con o sin impuestos y sé coherente.
- Escribir los productos a mano. Usa listas desplegables.
- No guardar copia al cambiar de periodo. Empieza un archivo nuevo cada año.
Plantilla de Excel para el control de ventas
La plantilla de control de ventas e ingresos de una tienda hace todo lo anterior sin que armes una sola fórmula: cada venta se ingresa en una fila y los ingresos, el coste, la ganancia y el margen sobre coste se calculan solos. Es una plantilla de pago.
Incluye:
- «Catálogos»: productos (código, nombre, categoría, precio de compra y de venta), vendedores, formas de pago y límites de los grupos ABC.
- «Ventas»: hasta 3000 filas con fecha, producto de la lista, cantidad, descuento, vendedor y pago.
- «Análisis ABC»: ranking de productos por ingresos con porcentaje, porcentaje acumulado y grupo A, B o C.
- «Resumen»: totales, por día de la semana, mes, vendedor y forma de pago, los 10 mejores productos y cuatro gráficos.
Se entrega una tabla vacía y un ejemplo completo con datos ficticios para ver cómo funcionan las fórmulas. Es una hoja de cálculo con fórmulas comunes, no un programa contable. Funciona con Excel 2007 y posteriores y con LibreOffice, sin macros, y está en español.
Es útil para dueños y administradores de tiendas pequeñas, puntos de venta y tiendas en línea, y para emprendedores y autónomos.
Preguntas frecuentes
¿Excel sirve para una tienda con muchos productos?
Para un catálogo de unos cientos de referencias y unos miles de ventas al año, sí. Si el volumen es muy alto o necesitas el inventario en tiempo real, lo adecuado es un programa de punto de venta, y Excel queda como herramienta de análisis.
¿Qué margen es bueno?
Depende del sector. Lo útil es compararte contigo mismo: ver qué categorías tienen más margen y cuáles menos, y decidir dónde empujar las ventas.
¿Cómo sé qué productos dejar de vender?
Mira los de grupo C con margen bajo. Si además ocupan espacio o se quedan sin rotación, son los primeros candidatos.
¿Cada cuánto debo analizar los datos?
Un vistazo semanal a los totales y un repaso mensual al ranking ABC es suficiente para tomar decisiones sin obsesionarte.
