KHIZHNYAKOVCómo controlar las reparaciones de un servicio técnico en Excel: órdenes, repuestos y garantía
Control de recepción y reparación de equipos para un centro de servicio — Plantilla Excel — Ver la plantilla →
En un servicio técnico pequeño las órdenes suelen vivir en una libreta y en mensajes de WhatsApp. Funciona hasta que hay quince equipos a la vez: entonces nadie sabe cuáles están listos, cuáles se pasaron de plazo ni cuánto se ha ganado en repuestos.
Con una hoja de Excel bien pensada puedes llevar el control completo de un taller de reparación de móviles, portátiles, electrodomésticos o bicicletas eléctricas. Esta guía te explica cómo organizar las órdenes, calcular plazos automáticos, registrar repuestos y medir tu beneficio.
La orden como unidad de trabajo
Cada equipo que entra es una fila con estos datos mínimos:
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Nº de orden | 0127 |
| Fecha de recepción | 04/11/2026 |
| Cliente y teléfono | A. Ruiz, 600 000 000 |
| Equipo y avería | Portátil, no enciende |
| Técnico | Daniel |
| Estado | En reparación |
| Anticipo | 30 € |
Numera las órdenes de forma correlativa. Ese número es el que vincula la orden con los repuestos y con el cliente cuando vuelve a preguntar.
Plazo previsto según el tipo de equipo
No todos los equipos tardan lo mismo. Crea una tabla de tipos con su plazo en días (por ejemplo, móvil 3, portátil 7, lavadora 10) y calcula:
=B2+BUSCARV(D2;Tipos!A:B;2;FALSO)
con B2 como fecha de recepción y D2 como tipo de equipo. Una recepción el 4 de noviembre de un portátil con plazo de 7 días da el 11 de noviembre. Para el semáforo:
=SI(G2<>"";"Entregada";SI(HOY()>F2;"Vencida";SI(F2-HOY()<=2;"Por vencer";"En plazo")))
Rojo, amarillo y verde, y de un vistazo ves dónde están los problemas.
Repuestos en una hoja aparte
Una orden puede llevar cero, uno o cinco repuestos, así que no caben bien en una sola fila. Crea una tabla con: número de orden, pieza, cantidad, precio de compra y precio al cliente. La ganancia por repuesto es:
=C2*(E2-D2)
Y el total de repuestos de una orden:
=SUMAR.SI(Repuestos!A:A;A2;Repuestos!F:F)
Ejemplo: una pantalla comprada por 45 € y cobrada a 80 € deja 35 € de beneficio. Si la mano de obra de esa reparación son 25 €, la orden suma 105 € y tú has ganado 60 € brutos (35 € de repuesto más 25 € de trabajo), menos tus costes fijos.
Total, anticipo y garantía
El total de la orden es mano de obra más repuestos, y lo que falta por cobrar es el total menos el anticipo. Para la garantía, anota la fecha de entrega y suma el plazo pactado:
=SI(G2="";"";G2+Parámetros!B1)
Si entregas el 14/11/2026 y la garantía es de 90 días, cubre hasta el 12/02/2027. Fija ese plazo según tu contrato o tus condiciones.
Qué mirar en el resumen
Tres datos te cambian la forma de trabajar: el número de órdenes por estado, el plazo medio real de reparación (promedio de entrega menos recepción) y el beneficio sobre repuestos. Con =PROMEDIO.SI puedes calcular el tiempo medio por técnico y detectar dónde se acumula el trabajo.
Errores frecuentes
- No apuntar el teléfono o apuntarlo en otra hoja.
- No registrar los repuestos por número de orden, lo que impide saber cuánto costó cada reparación.
- Poner el mismo plazo a todos los equipos. Provoca retrasos aparentes o promesas irreales.
- Eliminar órdenes entregadas. Son el histórico para atender garantías.
- Olvidar el anticipo al calcular lo pendiente.
Plantilla de Excel para servicio técnico
La plantilla de control de recepción y reparación de equipos aplica este método: cada orden es una fila, el plazo se calcula según el tipo de equipo, los repuestos se registran aparte por número de orden y el importe total y la garantía se calculan solos. Es una plantilla de pago.
Contiene:
- «Catálogos»: tipos de equipo con plazo de reparación, técnicos, lista de precios de trabajos, plazo de garantía y el parámetro «plazo por vencer».
- «Órdenes»: hasta 1000 órdenes con cliente, teléfono, equipo, falla, técnico, estado, trabajo de la lista de precios, total, anticipo, plazo previsto, fecha de entrega, semáforo y garantía.
- «Repuestos»: hasta 2000 filas con número de orden, pieza, cantidad, compra, precio al cliente y ganancia.
- «Resumen»: órdenes por estado, técnico y tipo de equipo, ingresos, ganancia en repuestos, plazo medio de reparación y dos gráficos.
Se entrega una tabla vacía y un ejemplo con datos ficticios. Es una hoja con fórmulas comunes, no un programa contable. Funciona con Excel 2007 y posteriores y con LibreOffice, sin macros, y está en español. Los cálculos son orientativos.
Está pensada para dueños y encargados de servicios técnicos y talleres de móviles, portátiles, ordenadores, electrodomésticos y vehículos eléctricos, y para técnicos independientes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debo pedir de anticipo?
No hay una regla fija. Suele cubrirse al menos el coste de los repuestos que tengas que encargar. Lo importante es que el importe quede anotado y se descuente del total.
¿Cómo gestiono un equipo que el cliente no recoge?
Añade el estado «Pendiente de recogida» y una fecha límite que figure en tu resguardo. Así puedes filtrar rápidamente y avisar.
¿Cómo calculo el beneficio real de un mes?
Suma la mano de obra y la ganancia de repuestos de las órdenes entregadas en ese mes y réstale tus gastos fijos (alquiler, suministros, herramientas).
¿Es obligatorio dar garantía?
Depende de la normativa de consumo que te corresponda. Consulta la legislación vigente o a un asesor, y refleja el plazo en tu hoja.
