Cómo llevar el control de alumnos, grupos y pagos en Excel

Quien administra una academia de idiomas, una escuela de baile o un taller infantil conoce el problema: los grupos cambian, los alumnos pagan cuando pueden y de repente nadie sabe quién debe la mensualidad ni cuántas clases ha faltado cada uno.

La buena noticia es que no hace falta un software caro. Con tres tablas bien relacionadas, Excel te dice quién debe, cuánto y cómo va la asistencia por grupo. Esta guía explica el método paso a paso.

Tres tablas relacionadas

1. Grupos: nombre, docente, precio del curso y número de clases.
2. Alumnos: nombre, grupo, descuento y clases asistidas.
3. Pagos: fecha, alumno, importe y método de pago.

El grupo del alumno se elige de una lista desplegable (validación de datos), de modo que nunca haya un grupo mal escrito. De ahí leen las fórmulas el precio.

Importe a pagar y deuda

Con el grupo en B2 y el descuento en C2:

• Precio del curso: =BUSCARV(B2;Grupos!A:D;3;FALSO)
• A pagar: =D2-C2
• Pagado: =SUMAR.SI(Pagos!B:B;A2;Pagos!C:C)
• Deuda: =E2-F2

Ejemplo: un curso cuesta 240 € y María tiene un descuento de 40 € por inscripción temprana. A pagar: 200 €. Ha realizado dos pagos, de 100 € y 60 €. Su deuda es de 40 €. Si un día paga de más, la deuda saldrá negativa, lo que indica un saldo a favor.

Estado del pago

Un estado ayuda a filtrar:

=SI(F2=0;"Sin pagar";SI(G2<=0;"Pagado";"Parcial"))

Así detectas los alumnos con pagos incompletos. Para obtener la lista de morosos, filtra por deuda mayor que cero y ordena de mayor a menor.

Asistencia

Anota las clases asistidas y divídelas entre las clases del curso:

=H2/BUSCARV(B2;Grupos!A:D;4;FALSO)

Si Pablo ha ido a 9 de 16 clases, su asistencia es del 56 %. Con un formato condicional, resalta en rojo todo lo que esté por debajo del 60 %. Es una forma temprana de detectar a quien está a punto de abandonar y contactarlo antes.

Resumen por grupo

Con SUMAR.SI por grupo obtienes el importe facturado, el cobrado y la deuda. Imagina un grupo con 12 alumnos y un curso de 240 €: facturado 2.880 €. Si se ha cobrado 2.400 €, la deuda es de 480 €, un 16,7 % del total. Con CONTAR.SI cuentas los alumnos con deuda, y con PROMEDIO calculas la asistencia media del grupo.

Errores frecuentes

• Registrar los pagos sobre la fila del alumno en lugar de en una tabla de pagos: se pierde la fecha y el método.
• Cambiar el precio del curso a mitad de periodo sin dejar rastro, lo que altera la deuda de todos.
• Escribir los nombres de alumnos de formas distintas en alumnos y en pagos. Usa lista desplegable.
• No dar de baja a quien abandona. Mantén al alumno y marca su estado, pero que no cuente en la asistencia.
• Mezclar varios cursos en la misma fila de un alumno.

Plantilla de Excel para alumnos, grupos y pagos

La plantilla de registro de alumnos, grupos y pagos calcula para cada alumno el precio con descuento, el pago, la deuda y la asistencia, y el resumen muestra cómo va cada grupo y quién debe más. Es una plantilla de pago.

Incluye cinco hojas:

• «Parámetros»: nombre de la escuela o del estudio y administrador.
• «Grupos»: hasta 8 grupos con docente, precio del curso y número de clases.
• «Alumnos»: hasta 150 personas con grupo de la lista, descuento y clases asistidas; se calculan solos el importe a pagar, lo pagado, la deuda y el estado.
• «Pagos»: hasta 500 pagos con fecha, alumno, importe y método.
• «Resumen»: por grupo, personas, facturado, pagado, deuda y asistencia; lista de deudores y un gráfico.

Se admiten pagos en partes (estado «Parcial» mientras quede deuda) y la asistencia por debajo del 60 % se resalta en rojo. Funciona con Excel 2007 y posteriores y con LibreOffice, sin macros, y está en español. Los cálculos son orientativos.

Es útil para administradores de centros de idiomas y formación, escuelas de baile y de arte, estudios de clases particulares e infantiles, talleres y secciones deportivas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo registro la matrícula y la mensualidad por separado?

Puedes crear dos grupos o añadir un concepto al pago. Si el curso se cobra en cuotas, registra cada cuota como pago y la deuda irá bajando hasta cero.

¿Qué hago con un alumno que se cambia de grupo?

Cambia el grupo en su fila y revisa el importe a pagar. Los pagos ya hechos se conservan, y la nueva deuda se calcula con el precio del nuevo grupo.

¿Cómo aplico un descuento por hermanos?

Escribe el importe del descuento en la columna correspondiente de cada alumno. Mantén una nota del motivo para no olvidarlo.

¿Es útil para clases particulares individuales?

Para un grupo reducido sí. Si das clases individuales con tarifa por hora, resulta más cómodo un control por clase.