Cómo llevar el control de clases particulares y pagos en Excel

Un profesor particular con diez alumnos y pagos que llegan en momentos distintos acaba haciendo cuentas mentales: ¿cuántas clases dio Lucía este mes?, ¿Pablo pagó la última?, ¿cobro la clase que se canceló la víspera? Con el tiempo, los olvidos cuestan dinero y generan situaciones incómodas.

Un sistema en Excel de tres tablas lo resuelve. Aquí verás cómo calcular el importe de cada clase aunque duren distinto, cómo tratar las cancelaciones y cómo obtener el saldo de cada alumno de un vistazo.

Tres registros

• Alumnos: nombre, contacto y tarifa por 60 minutos.
• Clases: fecha, alumno, duración en minutos y estado.
• Pagos: fecha, alumno, importe y medio de pago.

Mantén una lista de estados con el porcentaje que se cobra de cada uno: «Realizada» 100 %, «Cancelación tardía del alumno» 100 %, «Cancelación con antelación» 0 %, «Cancelación del profesor» 0 %, «Clase de prueba» 0 % o el porcentaje que decidas. Escribirlo en una tabla evita discusiones: la regla está fijada de antemano.

Precio de cada clase

El importe se calcula con la tarifa del alumno, la duración y el porcentaje del estado:

=BUSCARV(B2;Alumnos!A:C;3;FALSO)*C2/60*BUSCARV(D2;Estados!A:B;2;FALSO)

Ejemplo: Lucía paga 25 € por hora. Una clase de 90 minutos realizada cuesta 25 × 90 / 60 × 100 % = 37,50 €. Si Pablo cancela el mismo día una clase de 60 minutos a 20 € la hora y la cancelación tardía se cobra al 100 %, se le carga igualmente 20 €. Si avisó con antelación, el cargo es 0 €.

Saldo del alumno

Lo devengado es la suma de los importes de sus clases y lo pagado la suma de sus pagos:

• Devengado: =SUMAR.SI(Clases!B:B;A2;Clases!E:E)
• Pagado: =SUMAR.SI(Pagos!B:B;A2;Pagos!C:C)
• Saldo: pagado menos devengado

Si el saldo es negativo, el alumno te debe; si es positivo, tiene un anticipo. Ejemplo: Lucía acumula 300 € en clases y ha pagado 350 €: saldo de +50 €, que cubre una clase y un tercio. Para saber para cuántas clases alcanza el anticipo, divide el saldo entre el precio medio de su clase: =SI(G2>0;G2/25;0).

Semáforo de pago

=SI(G2<0;"Deuda";SI(G2=0;"Al día";"Anticipo"))

Rojo para deuda, verde para anticipo. Un vistazo a la columna antes de enviar los recordatorios de fin de mes te ahorra mensajes innecesarios.

Ingresos por mes: devengado frente a cobrado

Son dos cifras distintas y conviene separarlas. El devengado es lo que has ganado dando clases en el mes; el cobrado, lo que realmente ha entrado. Para calcular el devengado de octubre:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Importe;Fecha;">="&FECHA(2026;10;1);Fecha;"<="&FECHA(2026;10;31))

Con un resumen por mes verás si tus ingresos son estables o dependen de épocas de exámenes. También puedes calcular la estructura por materia y detectar qué asignatura te aporta más.

Errores frecuentes

• No registrar las cancelaciones. Sin registro, no puedes aplicar tu política.
• Calcular a ojo el precio de clases de duración irregular.
• Mezclar en una misma celda tarifa, descuento y paquete.
• No separar devengado y cobrado. Te hace sentir que ganas más, o menos, de lo real.
• Comunicar la política de cancelación demasiado tarde. Dila antes de la primera clase.

Plantilla de Excel para clases particulares

La plantilla de control de clases particulares y pagos registra cada clase en una fila, aplica la tarifa y el importe solos, y la tabla de alumnos muestra de inmediato la deuda o el anticipo, la fecha del último pago y para cuántas clases alcanza el dinero. Es una plantilla de pago.

Sus hojas:

• «Listas»: materias, estados de las clases con su porcentaje de cobro (cancelación tardía, clase de prueba y otros), formato y medios de pago.
• «Alumnos»: hasta 40 alumnos con tarifa, contacto, número de clases, devengado, pagado, saldo y semáforo de pago.
• «Clases» y «Pagos»: registros de 2000 y 1000 filas.
• «Resumen»: ingresos por mes (devengado y cobrado), horas, ticket promedio, estructura por materia y gráficos.

Los porcentajes de cobro son editables. Funciona con Excel 2007 o posterior y con LibreOffice, sin macros, y está en español. Los cálculos son orientativos y la plantilla no calcula impuestos.

Es útil para profesores particulares, docentes de música e idiomas, entrenadores y logopedas que dan clases individuales.

Preguntas frecuentes

¿Conviene cobrar por paquetes de clases o por clase?

Por paquetes se cobra de antemano y se reducen impagos; por clase es más flexible. Con el saldo del alumno puedes manejar ambos: registra el paquete como pago y las clases irán consumiéndolo.

¿Cómo trato la clase de prueba?

Dale un estado propio con porcentaje de cobro del 0 % o el que decidas. Así queda registrada sin afectar al saldo.

¿Qué hago si un alumno deja de venir y me debe dinero?

Muestra su saldo con claridad, envía un recordatorio amable y deja constancia del importe. La hoja te da la cifra exacta.

¿Debo declarar estos ingresos?

Depende de tu situación fiscal. Consulta con un asesor sobre tu régimen y la normativa vigente; la hoja solo te da las cuentas con tus alumnos.