Cómo controlar el alquiler de tus viviendas en Excel: contratos, pagos y deudas

Alquilar un piso parece sencillo hasta que tienes dos o tres: cada contrato tiene su fecha, cada inquilino paga un día distinto y de pronto no recuerdas si marzo está cobrado ni cuándo acaba el contrato del local. Una hoja de Excel evita ese desorden con muy poco esfuerzo.

En esta guía verás qué tablas necesitas, cómo calcular el estado del contrato, cómo llevar cargos y pagos mes a mes y cómo obtener la deuda de cada inmueble sin hacer cuentas a mano.

Dos tablas: inmuebles y pagos

Inmuebles. Una fila por inmueble con inquilino, fecha de inicio, duración en meses, alquiler mensual, fianza y día de pago.

Pagos. Una fila por movimiento: inmueble, mes, importe cargado e importe pagado. Así se ve el historial completo y se puede revisar cualquier mes.

Separar el cargo (lo que debería pagar) del pago (lo que pagó) es la clave: la diferencia es la deuda.

Vencimiento del contrato

La fecha de fin se obtiene sumando los meses de duración a la de inicio:

=FECHA.MES(B2;C2)

Después, el estado, con un aviso previo de 60 días guardado en una celda:

=SI(D2<HOY();"Vencido";SI(D2-HOY()<=Parámetros!B1;"Por vencer";"Vigente"))

Ejemplo: un contrato que empieza el 1 de septiembre de 2025 y dura 12 meses termina el 1 de septiembre de 2026. Con un aviso de 60 días, aparecerá como «Por vencer» desde el 3 de julio, tiempo de sobra para renovar o buscar nuevo inquilino.

Cargos, pagos y deuda

Para cada inmueble:

• Total cargado: =SUMAR.SI(Pagos!A:A;A2;Pagos!C:C)
• Total pagado: =SUMAR.SI(Pagos!A:A;A2;Pagos!D:D)
• Deuda: cargado menos pagado

Ejemplo: un apartamento con alquiler de 750 € al mes. En seis meses se han cargado 4.500 €, pero el inquilino ha pagado 3.750 €. La deuda es de 750 €, justo un mes. Si añades una columna de estado, =SI(deuda>0;"Con deuda";"Al día"), verás de inmediato dónde reclamar.

Fianza y otros conceptos

Anota la fianza por separado y no la mezcles con los alquileres: no es ingreso corriente y habrá que devolverla al terminar el contrato, descontando, si procede, desperfectos. Si cobras gastos aparte (comunidad, suministros), añádelos como cargos con un concepto distinto para poder sumarlos o excluirlos.

Resumen anual

Con SUMAR.SI.CONJUNTO por mes puedes ver cuánto cobraste y cuánto se quedó pendiente. Un gráfico de columnas con lo cargado y lo pagado por inmueble muestra enseguida quién es el mejor y el peor pagador. Para saber la rentabilidad bruta de un inmueble: alquiler anual dividido entre el precio de compra. Un piso de 150.000 € que rinde 9.000 € al año tiene una rentabilidad bruta del 6 %, antes de gastos e impuestos.

Errores frecuentes

• No registrar los cargos del mes y apuntar solo los pagos; sin cargo no existe deuda visible.
• Introducir el pago en el mes equivocado.
• Olvidar la actualización anual del alquiler, si el contrato la prevé. Anótala con fecha.
• Perder de vista la fecha de fin del contrato.
• Guardar el archivo sin copia de seguridad. Contiene datos personales: protégelo.

Plantilla de Excel para el control de alquileres

La plantilla de control de alquiler de viviendas guarda los contratos, avisa de su vencimiento, lleva los cargos y pagos mes a mes y calcula las deudas de cada inmueble. Es una plantilla de pago.

Incluye:

• «Parámetros»: fecha del informe y aviso previo.
• «Inmuebles»: hasta 10 inmuebles con inquilino, duración del contrato, alquiler, fianza y día de pago; el estado del contrato se calcula solo.
• «Pagos»: hasta 300 cargos y pagos; la deuda y el estado se calculan solos.
• «Resumen»: importes cargados, pagados, deuda y estado de los contratos por inmueble, y gráfico.

El aviso es de 60 días por defecto y puede cambiarse. La plantilla lleva el control de contratos y pagos pero no calcula impuestos. Funciona con Excel 2007 y posteriores y con LibreOffice, sin macros, y está en español.

Sirve para propietarios que alquilan apartamentos, habitaciones, garajes y locales pequeños, y para administradores.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos inmuebles puedo llevar en una hoja?

Para una cartera particular, entre uno y diez es manejable. Con más, conviene un programa de gestión de alquileres.

¿Qué hago si el inquilino paga de forma fraccionada?

Registra cada pago en una fila. La deuda se calcula con la suma de todos, así que no importa si llegan en dos o tres partes.

¿Cómo registro una subida del alquiler?

Cambia la renta en el inmueble desde la fecha de actualización y deja constancia de la fecha y el motivo. Si necesitas conservar el histórico, añade una nota en la hoja de pagos.

¿La hoja calcula impuestos del alquiler?

No. Controla contratos y pagos. Para los impuestos y las condiciones del contrato, consulta con un especialista.