KHIZHNYAKOVFlujo de caja en Excel: cómo construir el informe de flujo de efectivo mensual
Control de flujo de caja e informe de flujo de efectivo en Excel — Plantilla de Excel — Ver la plantilla →
Una empresa puede cerrar el año con beneficios y aun así tener problemas para pagar a los proveedores. El motivo es que el beneficio mide ventas menos gastos, mientras que el flujo de caja mide cuánto dinero entra y sale realmente. Entre una cosa y otra puede haber meses de diferencia.
El informe de flujo de caja responde a tres preguntas básicas: ¿de dónde llega el dinero?, ¿en qué se va? y ¿cuánto queda al final de cada mes? En Excel se construye con un registro de movimientos y unas pocas fórmulas.
El registro de movimientos
Todo parte de una tabla simple, una fila por cada entrada o salida de dinero:
- Fecha.
- Cuenta (banco, caja, tarjeta).
- Clase: ingreso o pago.
- Concepto: ventas, alquiler, nóminas, proveedores, impuestos, etc.
- Contraparte (opcional).
- Importe.
- Tipo: real (ya ocurrió) o plan (previsto).
Una regla importante: las transferencias entre cuentas propias no se registran, porque no cambian el dinero total; solo lo mueven de sitio.
El informe por conceptos y meses
Filas: los conceptos de ingresos y de pagos. Columnas: enero a diciembre. En cada celda:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$F:$F;Movimientos!$D:$D;$A5;Movimientos!$A:$A;">="&B$3;Movimientos!$A:$A;"<="&FIN.MES(B$3;0))
donde B3 es el primer día del mes. Debajo, tres líneas clave:
- Flujo neto = total de ingresos − total de pagos.
- Saldo inicial: el del año en enero y, después, el saldo final del mes anterior.
- Saldo final = saldo inicial + flujo neto.
Ejemplo con números
| Enero | Febrero | Marzo | |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 8.000 € | 5.500 € | 1.300 € |
| Cobros | 12.000 € | 9.000 € | 10.500 € |
| Pagos | 14.500 € | 13.200 € | 12.800 € |
| Flujo neto | −2.500 € | −4.200 € | −2.300 € |
| Saldo final | 5.500 € | 1.300 € | −1.000 € |
Pese a que el negocio vende todos los meses, el saldo de marzo es negativo: un déficit de caja. Con el informe en plan, se ve con meses de antelación y se puede actuar: adelantar cobros, aplazar compras o negociar financiación.
Plan frente a real
Añada el tipo «Plan» a los movimientos futuros y «Real» a los ocurridos. Con una celda de selección puede ver solo lo real, solo el plan, o ambos a la vez. Al terminar cada mes, sustituya el plan por lo real y compare: las diferencias le enseñan dónde se desvía su previsión.
Saldo por cuenta
Con la cuenta como criterio, el saldo actual de cada una es:
=SaldoInicial+SUMAR.SI.CONJUNTO(Importe;Cuenta;A2;Clase;"Ingreso";Tipo;"Real")-SUMAR.SI.CONJUNTO(Importe;Cuenta;A2;Clase;"Pago";Tipo;"Real")
Sirve para cuadrarlo con el extracto bancario.
Errores frecuentes
- Mezclar devengo y caja. Aquí cuenta la fecha del cobro o pago, no la de la factura.
- Registrar las transferencias internas como ingreso y pago a la vez, inflando ambos.
- Olvidar impuestos y cuotas que se pagan por trimestres o anualmente.
- No cuadrar con el banco. Una vez al mes, compare el saldo de la hoja con el extracto.
- Prever cobros demasiado optimistas.
Plantilla de control de flujo de caja en Excel
Si quiere un punto de partida listo, existe una plantilla de pago. Usted registra los movimientos y la hoja construye sola el informe y los saldos.
- «Catálogos»: cuentas con saldos al inicio del año, conceptos de ingresos y de pagos, año y modo del informe.
- «Movimientos»: hasta 2500 movimientos con fecha, cuenta, clase, concepto, contraparte, importe y tipo «Real» o «Plan».
- «Flujo de caja»: ingresos y pagos por concepto y mes, flujo neto, saldo al inicio y al final, y gráficos.
- «Cuentas»: saldo de cada cuenta hoy.
En los parámetros se elige qué mostrar: real, plan o real junto con plan. Los meses con saldo negativo se resaltan en rojo. Es un informe de gestión, no sustituye la contabilidad oficial. Funciona en Excel 2007 y posteriores y en LibreOffice, sin macros, y está en español. Los cálculos son orientativos.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre flujo de caja y beneficio?
El beneficio es ventas menos gastos en el período en que se generan; el flujo de caja es el dinero que realmente entra y sale. Una venta a 60 días es beneficio hoy y flujo de caja dentro de dos meses.
¿Cada cuánto debo actualizarlo?
Lo ideal es semanalmente. Como mínimo, al cierre de cada mes, para cuadrar con el banco.
¿Un autónomo necesita esto?
Sí, quizá más que nadie: los ingresos irregulares y los pagos de impuestos periódicos hacen que prever el saldo sea esencial.
¿Cuántos meses debo prever?
Un horizonte de 6 a 12 meses sirve para detectar problemas con tiempo. A partir de ahí, las cifras tienen mucha incertidumbre.
