Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo en Excel

Los equipos no avisan antes de fallar. Una bomba, un compresor, un extintor o una caldera suelen dar problemas cuando el mantenimiento se pospone una vez, luego otra, y nadie recuerda cuándo fue la última revisión. El mantenimiento preventivo existe para evitar esa situación: trabajar según un calendario y no según las averías.

No hace falta un software especializado para empezar. Una hoja bien estructurada le dice qué equipos tienen el mantenimiento vencido, qué toca el próximo mes y qué se hizo en el pasado. Veamos cómo montarla.

Cómo montar el plan de mantenimiento en Excel

1. El inventario de equipos

Una fila por equipo, con estas columnas mínimas:

El intervalo depende del fabricante, de la normativa aplicable y de su propia experiencia; tómelo de los manuales y confírmelo con quien corresponda.

2. La próxima fecha

La fórmula central es muy simple: fecha del último trabajo más intervalo.

=F2+E2

Con el compresor, 12/02/2025 + 90 días = 13/05/2025. Si prefiere intervalos en meses, use FECHA.MES(F2;3).

3. Estado con semáforo

Compare con la fecha de hoy:

=SI(G2<HOY();"Vencido";SI(G2-HOY()<=30;"Próximo";"En plazo"))

Con formato condicional (rojo para vencido, amarillo para próximo), la hoja se lee de un vistazo. Cuente los vencidos con =CONTAR.SI(H2:H61;"Vencido") para tener un indicador de cabecera.

4. El registro de trabajos

Cada vez que se hace un mantenimiento, no sobrescriba la fecha del inventario: anote una fila en un registro (fecha, equipo, trabajo realizado, quién lo hizo, observaciones). La fecha del «último mantenimiento» del inventario se recupera entonces con una búsqueda de la fecha más reciente por equipo. Así conserva el historial completo, que es muy útil ante una avería o una inspección.

5. El plan anual

Para ver el año completo, haga una matriz con los equipos en filas y los 12 meses en columnas. En cada celda, una marca si la próxima fecha cae en ese mes:

=SI(Y(AÑO($G2)=$B$1;MES($G2)=C$2);"●";"")

Con eso obtiene un plan imprimible para el responsable de mantenimiento y para la dirección.

Ejemplo sencillo

Con los tres equipos anteriores y hoy 20 de mayo de 2025: el compresor vence el 13 de mayo (vencido), la carretilla el 2 de julio (en plazo) y la climatización el 20 de mayo de 2025 (hoy, próxima). Un vistazo basta para decidir que hay que llamar primero al técnico del compresor.

Errores frecuentes

• Intervalos poco realistas. Un plan imposible de cumplir se abandona. Es mejor un intervalo algo más largo y cumplido.
• No anotar lo que se hizo. Sin registro, no hay historial.
• Equipos sin responsable. El mantenimiento sin nombre propio no se hace.
• Un único intervalo para todo. Distinga el engrase mensual de la revisión anual de un mismo equipo, con filas separadas.
• Confiar solo en la hoja. Las revisiones legales o de seguridad tienen sus propios requisitos; contraste fechas y periodicidades con la normativa vigente.

Plantilla de Excel: plan de mantenimiento preventivo

La plantilla de plan de mantenimiento preventivo es de pago e incluye:

• «Equipos»: lista con el intervalo de mantenimiento y el responsable (hasta 60 unidades).
• «Registro de trabajos»: qué se hizo y cuándo; el plan se actualiza al registrarlo.
• «Plan de mant.»: plan anual de trabajos programados, configurado para imprimir.
• «Resumen»: trabajos vencidos y próximos.

A partir de la fecha del último mantenimiento y del intervalo, calcula sola el siguiente trabajo y muestra los atrasos. Está pensada para jefes de mantenimiento, ingenieros, mecánicos, encargados de energía y servicios generales, y administradores de plantas y edificios. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, y está en español. Los intervalos y umbrales están en los parámetros: verifíquelos antes de usarla.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre mantenimiento preventivo y correctivo?

El preventivo se hace según un calendario para evitar fallos; el correctivo se hace cuando algo ya ha fallado. Un buen plan reduce lo segundo, aunque nunca lo elimina.

¿Cómo decido el intervalo de cada equipo?

Parta del manual del fabricante y de las obligaciones legales que apliquen. Después ajuste con su experiencia: si un equipo falla antes de la revisión, acorte el intervalo.

¿Puedo incluir costes?

Sí. Añada al registro una columna de coste (por ejemplo, 120 € de repuestos y 80 € de mano de obra) y sume por equipo con SUMAR.SI para ver cuáles cuestan más.

¿Qué hago con los trabajos vencidos?

Priorícelos por riesgo: primero lo que afecta a la seguridad o a la producción. Fije una fecha límite y anótela en el registro.