KHIZHNYAKOVCómo hacer un inventario físico en Excel
Inventario físico en Excel: listado, conciliación y acta — Plantilla Excel — Ver la plantilla →
Quien ha hecho un inventario sabe que lo agotador no es contar cajas, sino lo que viene después: cruzar el conteo con los registros, localizar las diferencias, valorarlas y dejar todo por escrito para que firme la comisión. Si se hace a mano, un solo error de transcripción obliga a repasar páginas enteras.
Excel es perfecto para este trabajo, porque las diferencias son una simple resta. En este artículo verá cómo preparar el listado, cómo calcular excedentes y faltantes y cómo obtener una hoja de conciliación que contenga solo lo importante.
Cómo hacer un inventario físico con Excel
1. Prepare el listado antes de contar
Exporte del sistema de almacén (o redacte) la lista de artículos con sus datos. Las columnas son:
| Código | Artículo | Unidad | Cantidad según registros | Cantidad real | Precio |
|---|---|---|---|---|---|
| A-101 | Tornillo M8 (caja) | caja | 40 | 38 | 12,50 € |
| A-102 | Guantes de trabajo | par | 120 | 126 | 3,20 € |
| A-103 | Cinta de embalar | rollo | 60 | 60 | 1,80 € |
Deje la columna «Cantidad real» vacía y en blanco: se llena durante el conteo. Un listado impreso con el orden en que están colocados los artículos en el almacén acelera el trabajo.
2. Calcule la diferencia
La diferencia es real menos registros. Si quiere separar excedentes y faltantes:
- Diferencia:
=SI(E2="";"";E2-D2) - Excedente (unidades):
=SI(F2>0;F2;0) - Faltante (unidades):
=SI(F2<0;-F2;0)
La condición E2="" es importante: un artículo todavía no contado no debe considerarse faltante. Si no, al principio del conteo tendría todo el almacén perdido.
3. Valore en euros
Multiplique las unidades por el precio. En el ejemplo: los tornillos tienen un faltante de 2 cajas, es decir 25,00 €; los guantes tienen un excedente de 6 pares, 19,20 €; la cinta no tiene diferencia. Resultado: faltantes 25,00 €, excedentes 19,20 €, diferencia neta −5,80 €. Presente ambas cifras por separado, porque compensar un faltante con un excedente de otro artículo no resuelve nada: cada uno tiene su causa.
4. Hoja de conciliación: solo las diferencias
La hoja que se revisa y se firma no debe tener 500 filas con ceros, sino solo los artículos con diferencia. Con una columna auxiliar que numere las filas con diferencia y BUSCARV o INDICE/COINCIDIR puede extraerlas a otra hoja:
=SI.ERROR(INDICE(Listado!$B$2:$B$501;COINCIDIR(FILA()-4;Listado!$H$2:$H$501;0));"")
donde la columna auxiliar H cuenta (=SI(F2<>0;MAX(H$1:H1)+1;"")) las diferencias. En otras palabras: las diferencias aparecen en orden en la hoja de conciliación.
5. Totales y porcentaje de diferencias
Con SUMA y SUMAPRODUCTO obtiene el valor total según registros (=SUMAPRODUCTO(D2:D501;G2:G501)), el valor contado y el porcentaje de diferencia: (valor de faltantes + excedentes) / valor según registros. Este porcentaje le dice si el almacén está bien controlado.
6. Recuento parcial
Si cuenta por zonas o por días, sirve saber cuántos artículos faltan por contar: =CONTAR.BLANCO(E2:E501). Con eso se sabe en todo momento el avance.
Errores frecuentes
- Contar con el almacén en movimiento. Pare las entradas y salidas durante el conteo o anote lo que se mueve.
- Unidades distintas. Si el sistema registra cajas y usted cuenta unidades, todo sale mal.
- Tratar como cero lo no contado. Genera faltantes falsos.
- Valorar con precios desactualizados. Anote la fecha de los precios usados.
- Ajustar el stock sin investigar. Un faltante repetido en el mismo artículo suele esconder un problema de recepción o de robo.
- Una sola persona cuenta y comprueba. Lo ideal es que cuente una persona y verifique otra.
Plantilla de Excel: inventario físico con conciliación y acta
La plantilla es de pago y ya tiene todo esto montado:
- «Datos generales»: organización, orden, fechas, comisión y responsable de los bienes.
- «Listado»: hasta 500 artículos con cantidad según registros y cantidad real; calcula excedentes y faltantes en unidades y dinero.
- «Conciliación»: solo los artículos con diferencias (hasta 100 filas), lista para imprimir.
- «Totales»: sumas según registros y conteo real, excedentes y faltantes, porcentaje de diferencias y firmas.
Los artículos sin cantidad real no entran en las diferencias, y en «Totales» se ve cuántos faltan. Se entrega una tabla vacía y un ejemplo completo con datos ficticios. Los formatos son de trabajo, basados en modelos habituales: si necesita un formulario oficial aprobado, traslade los totales a él. Es una hoja de cálculo con fórmulas comunes, no un programa contable. Funciona en Excel 2007 y posteriores y en LibreOffice, sin macros, en español.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene hacer un inventario?
Depende del tipo de negocio y de sus obligaciones. Muchas empresas hacen uno completo al cierre del ejercicio y recuentos cíclicos de los artículos más valiosos o con más rotación a lo largo del año.
¿Cómo trato las mermas?
Regístrelas como un faltante con su causa (caducidad, rotura, robo). Solo así se pueden reducir con el tiempo.
¿Hace falta que firme alguien?
Si el inventario tiene efectos contables o debe documentarse ante la dirección, es habitual que firmen los miembros de la comisión y el responsable de los bienes. Siga el procedimiento de su organización.
¿Puedo contar con el móvil?
Sí, siempre que luego pase los datos al listado. Lo importante es que cada artículo se identifique con su código y no por el nombre.
