Cómo hacer un presupuesto de viaje e itinerario en Excel

Un viaje casi siempre sale más caro de lo previsto. No por un gran gasto inesperado, sino por la suma de pequeños: el taxi del aeropuerto, la comida en el museo, la comisión del cajero. Y la lista de lo que hay que llevar suele hacerse la última noche, con prisa.

Un presupuesto de viaje en Excel no tiene que ser complejo. En esta guía verás cómo organizar los gastos por categorías, cómo convertir varias monedas a la tuya, cómo añadir una reserva sensata y cómo saber cuánto efectivo en moneda extranjera necesitarás. Al final encontrarás una plantilla gratuita que reúne itinerario, gastos y equipaje en un solo archivo.

Paso 1: los datos básicos del viaje

Antes de los números, define el marco: fechas de ida y vuelta, número de personas, presupuesto total y moneda base (la de tu cuenta). Con las fechas, Excel calcula los días:

=C3-C2+1

Tener el número de días y de personas permite calcular después el gasto por persona y por día, que es la cifra más útil para comparar destinos.

Paso 2: las categorías de gasto

Agrupa los gastos en pocas categorías claras:

• Transporte (vuelos, tren, alquiler de coche)
• Alojamiento
• Comida
• Transporte local
• Entradas y actividades
• Compras y otros

Para cada gasto anota la fecha, la categoría, una descripción, el importe, la moneda y si está previsto o ya pagado. Esa última columna es importante: el vuelo reservado hace meses ya no es una estimación, la cena del tercer día sí.

Paso 3: convertir monedas

Crea una pequeña tabla de monedas con su tipo de cambio respecto a tu moneda base. Por ejemplo, si viajas desde España al Reino Unido, supón 1 GBP = 1,17 EUR (usa el tipo vigente cuando planifiques). Luego, en cada gasto:

=D2*BUSCARV(E2;Monedas!$A:$B;2;FALSO)

donde D2 es el importe y E2 el código de la moneda. Para el euro, el tipo es 1.

Ejemplo: una semana en Londres para tres personas

Presupuesto: 3000 €, con una reserva del 10 % para imprevistos.

A primera vista, el viaje cabe en el presupuesto. Pero con la reserva del 10 %, el pronóstico es 2783,70 × 1,1 = 3062,07 €, unos 62 € por encima. Mejor saberlo ahora que en el último día. El gasto por persona y día es 2783,70 / 3 / 7 ≈ 133 €.

Paso 4: cuánta moneda extranjera llevar

Suma por moneda solo los gastos previstos (los pagados ya no requieren efectivo ni tarjeta en destino):

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;E:E;"GBP";F:F;"Previsto")

Esa cifra te dice cuánto vas a gastar en libras durante el viaje. No significa que debas llevarlo todo en efectivo, pero sí ayuda a decidir cuánto cambiar y cuánto pagar con tarjeta.

Paso 5: la lista de equipaje

Una hoja con grupos (documentos, ropa, higiene, electrónica, medicinas), cantidad y una casilla de «empacado». Con CONTAR.SI ves el porcentaje preparado. Guárdala de un viaje a otro: la segunda vez solo tendrás que ajustar.

Errores frecuentes

• No incluir la reserva. Un 10 % es una cifra razonable para la mayoría de viajes; en destinos que no conoces, algo más.
• Olvidar las comisiones bancarias por pagar o sacar dinero en otra moneda.
• Mezclar previstos y pagados. Si no los distingues, no sabrás cuánto dinero te queda por gastar en destino.
• Usar un tipo de cambio desactualizado. Revísalo una semana antes de salir.

Plantilla gratuita: planificador de vacaciones y presupuesto de viaje

El Planificador de vacaciones y presupuesto de viaje es gratuito y reúne todo esto en un solo libro. En «Itinerario» defines los parámetros del viaje (fechas, número de personas, presupuesto y reserva), la tabla de monedas con su tipo de cambio y el plan por días con los gastos de cada día.

En «Gastos» caben hasta 500 filas con fecha, categoría, descripción, importe, moneda y estado «Previsto» o «Pagado»; la conversión a tu moneda base se calcula sola. El «Checklist» admite hasta 150 artículos con grupo, cantidad y marca de empacado. El «Resumen» muestra el total por categoría, el presupuesto restante con la reserva incluida, el gasto por persona y por día, la moneda extranjera que necesitas, el avance del equipaje y dos gráficos.

Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros. El cálculo es orientativo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación conviene hacer el presupuesto?

En cuanto empiezas a mirar vuelos y alojamiento. Así puedes comparar destinos por su costo total y no solo por el precio del billete.

¿Cómo divido los gastos entre varios amigos?

Si cada uno paga su parte por igual, basta con el gasto por persona del resumen. Si los gastos se reparten de forma desigual, añade una columna con quién pagó cada cosa y suma por persona con SUMAR.SI.

¿Debo registrar los gastos durante el viaje?

Es muy recomendable. Basta con unos minutos cada noche para pasar los gastos de previsto a pagado y ver si te mantienes dentro del presupuesto.

¿Sirve para un viaje con varias monedas?

Sí. La tabla de monedas admite tantas como necesites; cada gasto toma el tipo de cambio de la suya.