KHIZHNYAKOVRegistro de solicitudes de pago en Excel: aprobación, calendario y límites por partida
Registro de pagos y solicitudes de pago con aprobación en Excel — Plantilla Excel — Ver la plantilla →
Cuando las solicitudes de pago llegan por correo, mensajería y notas en papel, tarde o temprano ocurre una de tres cosas: se pierde una urgente, se paga dos veces la misma factura o se gasta más de lo presupuestado en una partida. Un registro central en Excel no es sofisticado, pero corta los tres problemas de raíz.
Veamos cómo montarlo, con las fórmulas clave y un ejemplo en euros. Al final encontrará una plantilla que lo trae hecho.
Qué datos debe tener cada solicitud
Cada solicitud es una fila. Los campos mínimos:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Número | 0127 |
| Departamento | Comercial |
| Proveedor | Imprenta Norte |
| Motivo | Catálogos de primavera |
| Partida | Marketing |
| Importe | 1.850 € |
| Fecha límite de pago | 15/04 |
| Aprobador | Dirección financiera |
| Estado | En aprobación |
| Fecha de pago y orden de pago | Se rellenan al pagar |
Defina un conjunto fijo de estados, por ejemplo: Nueva, En aprobación, Aprobada, Rechazada, Pagada y Aplazada. Con una lista desplegable nadie inventa variantes como «ok», «aprobado» o «visto».
Prioridad y semáforo
Para saber qué pagar primero, calcule los días hasta el plazo:
=D2-HOY()
Y un semáforo sencillo:
=SI(Estado="Pagada";"Pagada";SI(D2<HOY();"Vencida";SI(D2-HOY()<=3;"Urgente";"En plazo")))
Aplique formato condicional: rojo para vencida, naranja para urgente. Una solicitud ya pagada no debe volver a parpadear, por eso se comprueba el estado primero.
Calendario de pagos a 14 días
Para la tesorería lo útil es ver cuánto hay que pagar cada día de las próximas dos semanas. Prepare una columna con las fechas (=HOY(), =HOY()+1, etc.) y sume lo aprobado:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Importe;Plazo;A2;Estado;"Aprobada")
Si quiere incluir también lo que está en aprobación, súmelo con una segunda fórmula. Reserve una fila para «Vencido», con la condición Plazo;"<"&HOY().
Control de límites por partida
Esta es la parte que más ahorra disgustos. Para cada partida fije un límite mensual y compárelo con lo pagado y lo planificado.
Ejemplo: la partida «Marketing» tiene un límite de 4.000 € al mes. Entre lo pagado (1.850 €) y lo aprobado pendiente (1.400 €) suma 3.250 €. El saldo es:
=4000-SUMAR.SI.CONJUNTO(Importe;Partida;"Marketing";Estado;"Pagada")-SUMAR.SI.CONJUNTO(Importe;Partida;"Marketing";Estado;"Aprobada")
Resultado: 750 €. Si saliera negativo, la celda debería ponerse en rojo antes de aprobar nada más.
Evitar pagos duplicados
Añada una columna de control con CONTAR.SI.CONJUNTO(Proveedor;B2;Importe;F2;Motivo;C2). Si da más de 1, hay otra solicitud con el mismo proveedor, importe y motivo: mejor comprobarlo antes de pagar.
Errores frecuentes
- Cambiar el estado sin anotar la fecha de pago, con lo que el calendario no refleja la realidad.
- Mezclar importes con y sin IVA en la misma columna. Decida una convención y manténgala.
- Permitir que cada departamento escriba la partida a su manera.
- No guardar las solicitudes rechazadas. Sirven para responder preguntas meses después.
Plantilla lista para usar: registro de pagos y solicitudes de pago
La plantilla de pago «Registro de pagos y solicitudes de pago» ya incluye estos mecanismos en cuatro hojas:
- Catálogos: partidas de gasto con sus límites mensuales, departamentos y aprobadores.
- Solicitudes: hasta 1200 solicitudes con departamento, proveedor, motivo, partida, importe, plazo, aprobador, estado, fecha de pago, número de orden de pago, prioridad y semáforo.
- Calendario de pagos: qué pagar cada día de los próximos 14 días y el total vencido.
- Resumen: importes por estado, límites y gasto por partida del mes, y gráficos.
Es práctica para contables, responsables financieros y directivos que aprueban pagos, y para pequeñas organizaciones o autónomos con solicitudes de varias áreas. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, y el archivo está en español. Los umbrales son orientativos: compárelos con la normativa aplicable.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos niveles de aprobación conviene tener?
Los mínimos posibles. Para importes pequeños, un solo aprobador; para importes grandes, dos. Más pasos retrasan los pagos sin añadir control real.
¿Cómo registro un pago parcial?
Lo más limpio es dividir la solicitud en dos filas: una pagada por el importe abonado y otra pendiente por el resto, con el mismo motivo.
¿Sirve para controlar pagos recurrentes como alquileres?
Sí, creando una solicitud por mes. Copiar la fila del mes anterior y cambiar la fecha lleva unos segundos.
¿Puede esta tabla sustituir un programa de contabilidad?
No. Es un registro de control y planificación de pagos; la contabilidad oficial se lleva aparte.
