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Control de poderes y plazos de documentos en Excel: semáforo y lista de próximos vencimientos

Registro de poderes, firmas electrónicas, licencias, certificados y pólizas en una sola lista: semáforo «vence en N días», hoja «Próximos» y resumen por tipos.

Control de poderes y plazos de documentos en Excel: semáforo y lista de próximos vencimientos
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Para qué sirve

Un poder vencido o una renovación olvidada de la firma electrónica detienen compras, licitaciones e informes. En el registro están todos los documentos con plazo de vigencia: la tabla calcula los días restantes, colorea el semáforo y arma sola la lista de vencidos y por vencer, para ocuparse de la renovación a tiempo.

Qué incluye

  • «Catálogos»: tipos de documento y umbral de aviso en días para cada tipo, fecha actual.
  • «Registro»: hasta 500 documentos: tipo, número, fecha de emisión, poderdante, representante, facultades, vigencia, días restantes y semáforo.
  • «Próximos»: lista automática de documentos vencidos y por vencer ordenada por fecha de vencimiento.
  • «Resumen»: cantidad por tipos y estados, vencimientos por mes de un año hacia adelante, dos gráficos.

Para quién es

Secretarias, abogados, contadores, especialistas en compras y recursos humanos, y directores de pequeñas organizaciones y autónomos con muchos poderes y documentos con fecha de vencimiento.

Compatibilidad

Excel 2007 y posteriores, LibreOffice. Sin macros. El archivo está en español. Los umbrales de aviso están en los parámetros: antes de usarlos compárelos con las normas que le apliquen. El cálculo es orientativo.

📘 Control de poderes y documentos con vencimiento en Excel: semáforo y avisos

Preguntas y respuestas

¿Cómo funciona el semáforo?
Si el plazo pasó, el estado es «Vencido» y la celda se pone roja. Si faltan hasta el umbral del tipo (por ejemplo 30 días), el estado es «Por vencer» y la celda se pone amarilla. Los demás documentos quedan en verde.
¿Se pueden llevar otros documentos además de poderes?
Sí. En un mismo registro, con su tipo, puede mantener firmas electrónicas, licencias, certificados, pólizas, contratos de alquiler y cualquier otro documento con fecha de vencimiento. Los tipos propios se agregan en el catálogo.
¿Cómo funciona la hoja «Próximos»?
Se arma con fórmulas matriciales a partir del registro: primero los más vencidos y luego los más próximos a vencer. Se actualiza con cada cambio en el registro; no hay que ingresar nada a mano.
¿Y si un poder no indica plazo?
Deje la fecha de vencimiento vacía y el documento recibirá el estado «Sin plazo». Consulte la normativa local sobre la vigencia de los poderes sin plazo e ingrese la fecha a mano.