¿Cómo se calcula la vigencia?

La fecha de vencimiento es la fecha de realización más la vigencia del curso en meses, tomada del catálogo. Para un registro concreto, la vigencia puede modificarse. Si la vigencia es 0, la capacitación se considera sin vencimiento.

¿Qué significan los colores de la tabla?

Verde: la capacitación está vigente; amarillo: faltan como máximo los días definidos (por defecto, 60) para el vencimiento; rojo: el plazo ya terminó. El número de días se cambia en los parámetros.

¿Qué pasa si el empleado repitió el curso?

El registro anterior del mismo curso recibe el estado «Reemplazado» y no se considera vencido, así que no hay falsas alarmas.

¿Qué vigencias de los cursos debo usar?

Las vigencias del catálogo son un ejemplo. Compárelas con los requisitos de su sector y con los documentos internos: la tabla calcula con los valores que usted escriba.

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Control de capacitación y certificación de empleados en Excel: vigencias y vencimientos — Plantilla Excel

Registro de empleados, historial de cursos con fecha y vigencia, semáforo de vencimientos, resumen por departamento y gráfico de capacitaciones por mes.

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Para qué sirve

Las vigencias de las capacitaciones en seguridad y salud laboral, prevención de incendios, seguridad eléctrica y otros cursos se pierden con facilidad: los certificados están en carpetas distintas y los vencimientos se descubren durante una inspección. En la tabla, cada registro recibe una fecha de vencimiento y un color: verde, vigente; amarillo, vence pronto; rojo, vencido. Se ve con anticipación a quién y cuándo hay que enviar a capacitarse.

Qué incluye

«Parámetros»: catálogo de departamentos y cursos con su vigencia, número de días de aviso y fecha actual.
«Empleados»: hasta 200 personas: departamento, cargo, número de registros, vencimientos y el plazo más próximo de cada una.
«Capacitación»: hasta 1000 registros: empleado, curso, fecha, documento, vigencia, fecha de vencimiento, días restantes y estado con semáforo.
«Resumen»: estados por departamento y por curso, proporción en regla y un gráfico.
«Gráfico»: cuántas capacitaciones vencen en cada uno de los próximos 12 meses y el total acumulado.

A quién le sirve

A especialistas en seguridad laboral y recursos humanos, y a responsables de plantas, almacenes, flotas y organizaciones con capacitación obligatoria del personal y certificados con fecha de vencimiento.

Compatibilidad

Excel 2007 y posteriores, LibreOffice. Sin macros. El archivo está en español. Las vigencias, los umbrales y los valores normativos están en los parámetros: antes de usarlos, compárelos con la normativa aplicable. El cálculo es orientativo.

📘 Control de capacitaciones y certificaciones de empleados en Excel

Preguntas y respuestas

¿Cómo se calcula la vigencia?: La fecha de vencimiento es la fecha de realización más la vigencia del curso en meses, tomada del catálogo. Para un registro concreto, la vigencia puede modificarse. Si la vigencia es 0, la capacitación se considera sin vencimiento.
¿Qué significan los colores de la tabla?: Verde: la capacitación está vigente; amarillo: faltan como máximo los días definidos (por defecto, 60) para el vencimiento; rojo: el plazo ya terminó. El número de días se cambia en los parámetros.
¿Qué pasa si el empleado repitió el curso?: El registro anterior del mismo curso recibe el estado «Reemplazado» y no se considera vencido, así que no hay falsas alarmas.
¿Qué vigencias de los cursos debo usar?: Las vigencias del catálogo son un ejemplo. Compárelas con los requisitos de su sector y con los documentos internos: la tabla calcula con los valores que usted escriba.