¿Cómo saber quién está ahora en el edificio?

La hoja «Visitantes» marca con el estado «En el edificio» las filas sin hora de salida del día en curso, y su número aparece en la parte superior de la hoja y en el «Resumen». Quienes no salieron en días anteriores se resaltan en rojo.

¿Se puede fijar el tiempo permitido de permanencia del visitante?

Sí, en la hoja «Parámetros» (por defecto, 120 minutos). Si el visitante permanece más tiempo, la fila se pone amarilla con una nota de exceso. Compare el valor con su reglamento de control de acceso.

¿Cómo se controlan las llaves sin devolver?

Una llave sin hora de devolución recibe el estado «En poder»; si no se devuelve al final de la jornada o lleva más horas de las definidas, la fila se resalta. También se marca la entrega repetida de la llave de la misma oficina sin devolución previa.

¿Cómo funciona el aviso de vencimiento del pase?

Para cada pase se indica «Vigente hasta»; N días antes (por defecto, 14) el estado cambia a «Por vencer en…», y pasado el plazo a «Vencido», hasta que se anote la fecha de devolución. La lista de estos pases está en el «Resumen».

¿Es un formulario oficial de registro?

No, es un formato de trabajo con la estructura del registro; la organización puede usar su propio formato. El archivo contiene datos personales: guárdelo según las normas de su organización.

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Registros de control de acceso en Excel: visitantes, entrega de llaves y pases — Plantilla Excel

Registro de visitantes, de entrega de llaves y de pases en Excel: estado «en el edificio», resaltado de llaves sin devolver y de pases por vencer, e impresión del registro.

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Para qué sirve

Lleve los registros del puesto de seguridad en un solo archivo: quién entró y salió, quién tiene ahora las llaves de las oficinas, qué pases están vigentes y cuándo vencen. Excel calcula la duración de cada visita, muestra quién está ahora en el edificio y resalta las llaves sin devolver, los excesos de tiempo y los pases cuyo plazo se acerca.

Qué incluye

«Instrucciones»: cómo empezar en 5 minutos, significado de los colores, salvedades y una advertencia sobre datos personales.
«Parámetros»: organización, puesto, tiempo permitido de permanencia del visitante, fin de la jornada, tiempo máximo de una llave en préstamo y plazo de aviso por vencimiento del pase; catálogos de locales, departamentos, responsables de turno, tipos de pase, documentos y motivos.
«Visitantes»: hasta 1000 anotaciones: fecha, hora de entrada, nombre completo, documento, a quién visita y a qué departamento, motivo, N.º de pase y hora de salida; calcula solos la duración, el estado «en el edificio / salió» y las verificaciones.
«Llaves»: hasta 600 entregas y devoluciones de llaves, estado «en poder / devuelta», resaltado de las no devueltas y de las entregadas por segunda vez, y número de llaves en poder ahora.
«Pases»: registro de hasta 300 pases (de un solo uso, temporales y permanentes) con fecha de vencimiento, estado y aviso de vencimiento con N días de anticipación.
«Resumen»: visitantes por día y por semana, departamentos más visitados, llaves en poder, pases por vencer y un gráfico.
«Impresión del registro»: registro de visitantes de la fecha elegida en formato para imprimir, con columnas para la firma del responsable de turno.

Para organismos públicos e instituciones

En una administración pública, escuela, hospital o empresa, el responsable de turno ve quién está ahora en el edificio, y el jefe de seguridad obtiene un resumen listo de visitantes y llaves y la lista de pases que conviene renovar o retirar. El formato impreso del día elegido sirve para el cambio de turno y para las revisiones.

A quién le sirve

A responsables de turno y jefes de seguridad, especialistas en control de acceso, encargados de mantenimiento y administradores de edificios, y directivos de escuelas, hospitales, administraciones e instituciones públicas que llevan un registro de visitantes, un registro de entrega de llaves y el control de pases.

Compatibilidad

Excel 2007 y posteriores, LibreOffice. Sin macros ni vínculos externos. El archivo está en español. El tiempo permitido, el fin de la jornada, el tiempo máximo de una llave en préstamo y el plazo de aviso del ejemplo son valores por defecto: compárelos con su reglamento de control de acceso y con la normativa aplicable. Es un formato de trabajo con la estructura del registro, no un formulario oficial. El archivo contiene datos personales de los visitantes: guárdelo y trátelo según las normas de su organización.

📘 Registro de visitas, llaves y pases en Excel: cómo llevar el control de acceso

Preguntas y respuestas

¿Cómo saber quién está ahora en el edificio?: La hoja «Visitantes» marca con el estado «En el edificio» las filas sin hora de salida del día en curso, y su número aparece en la parte superior de la hoja y en el «Resumen». Quienes no salieron en días anteriores se resaltan en rojo.
¿Se puede fijar el tiempo permitido de permanencia del visitante?: Sí, en la hoja «Parámetros» (por defecto, 120 minutos). Si el visitante permanece más tiempo, la fila se pone amarilla con una nota de exceso. Compare el valor con su reglamento de control de acceso.
¿Cómo se controlan las llaves sin devolver?: Una llave sin hora de devolución recibe el estado «En poder»; si no se devuelve al final de la jornada o lleva más horas de las definidas, la fila se resalta. También se marca la entrega repetida de la llave de la misma oficina sin devolución previa.
¿Cómo funciona el aviso de vencimiento del pase?: Para cada pase se indica «Vigente hasta»; N días antes (por defecto, 14) el estado cambia a «Por vencer en…», y pasado el plazo a «Vencido», hasta que se anote la fecha de devolución. La lista de estos pases está en el «Resumen».
¿Es un formulario oficial de registro?: No, es un formato de trabajo con la estructura del registro; la organización puede usar su propio formato. El archivo contiene datos personales: guárdelo según las normas de su organización.