Registro de visitas, llaves y pases en Excel: cómo llevar el control de acceso

En la recepción de un edificio de oficinas, un colegio o un centro sanitario se repiten tres preguntas: ¿quién está dentro ahora?, ¿quién tiene la llave del despacho 204? y ¿qué pases caducan este mes? Si las respuestas están en un cuaderno, una hoja suelta y la memoria del vigilante, cada cambio de turno es una pérdida de información.

Un único archivo de Excel con tres registros enlazados resuelve las tres preguntas. Aquí tiene el método y las fórmulas; al final, una plantilla que ya lo incluye.

Registro de visitantes

Una fila por visita. Campos recomendados: fecha, hora de entrada, nombre completo, documento, a quién visita, departamento, motivo, número de pase y hora de salida.

La duración se calcula cuando hay salida:

=SI(I2="";"";(I2-B2)*1440)

Esa multiplicación por 1440 convierte la fracción de día en minutos. Una visita de 09:15 a 10:05 da 50 minutos.

El estado «En el edificio» es fácil:

=SI(Y(A2=HOY();I2="");"En el edificio";SI(I2="";"Sin salida";"Salió"))

Distinguir «sin salida» de días anteriores es útil: si alguien entró ayer y nunca se anotó la salida, es un olvido que hay que corregir. Con formato condicional resáltelas en rojo.

Para contar los que siguen dentro: =CONTAR.SI(Estado;"En el edificio").

Tiempo máximo de permanencia

Fije un tiempo permitido en una celda de parámetros, por ejemplo 120 minutos. Si la duración lo supera, pinte la fila de amarillo:

=G2>Parámetros!B3

Es un aviso, no una sanción. Compare el valor con el reglamento de acceso de su organización.

Registro de llaves

Una fila por entrega: fecha, hora, llave o local, persona que la recoge, hora de devolución. El estado:

=SI(F2="";"En poder";"Devuelta")

Dos comprobaciones valiosas:

1. Llave no devuelta al final de la jornada: =Y(F2="";HOY()>A2), o si es el mismo día y ya pasó la hora de cierre.
2. Entrega repetida: si la llave del mismo local se entrega otra vez sin haberse devuelto, =CONTAR.SI.CONJUNTO(Local;C2;Estado;"En poder")>1 avisa del problema.

Con CONTAR.SI(Estado;"En poder") sabe cuántas llaves están fuera ahora.

Control de pases

Para cada pase registre tipo (un solo uso, temporal o permanente), titular, fecha de emisión y «vigente hasta». El estado con aviso de 14 días:

=SI(G2<>"";"Devuelto";SI(F2<HOY();"Vencido";SI(F2-HOY()<=14;"Por vencer";"Vigente")))

Un pase vencido y no devuelto es un riesgo real: aparece en rojo hasta que se anote la devolución.

Resumen y relevo de turno

Un resumen con visitantes por día, departamentos más visitados, llaves en poder y pases por vencer permite al jefe de seguridad ver la situación de un vistazo. Para el cambio de turno, una hoja con el registro de visitantes de una fecha elegida, lista para imprimir y con columnas de firma, evita discusiones.

Datos personales

Un registro de visitas contiene nombres y documentos. Guarde el archivo con acceso restringido, no lo envíe por canales abiertos y conserve los datos solo el tiempo que prevean las normas de su organización y las reglas locales.

Errores frecuentes

• Anotar la hora de entrada a posteriori y no al momento: pierde fiabilidad.
• No registrar la salida, y dejar una lista de «fantasmas» en el edificio.
• Usar nombres de local distintos para la misma llave.
• Mezclar pases caducados con vigentes sin estado visible.

Plantilla lista para usar: registros de control de acceso

La plantilla de pago «Registros de control de acceso» incluye siete hojas:

• Instrucciones: cómo empezar en 5 minutos, significado de los colores y una advertencia sobre datos personales.
• Parámetros: organización, puesto, tiempo permitido de permanencia, fin de la jornada, tiempo máximo de una llave en préstamo y plazo de aviso del pase, además de catálogos.
• Visitantes: hasta 1000 anotaciones con duración, estado «en el edificio / salió» y verificaciones automáticas.
• Llaves: hasta 600 entregas y devoluciones, con resaltado de las no devueltas y de las entregadas por segunda vez.
• Pases: hasta 300 pases de un solo uso, temporales y permanentes, con estado y aviso de vencimiento.
• Resumen: visitantes por día y por semana, departamentos más visitados, llaves en poder, pases por vencer y un gráfico.
• Impresión del registro: registro de la fecha elegida con columnas para la firma del responsable de turno.

Sirve a responsables de turno, jefes de seguridad, encargados de mantenimiento y administradores de edificios. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros ni vínculos externos, con el archivo en español. Es un formato de trabajo, no un formulario oficial, y los valores del ejemplo son por defecto: compárelos con su reglamento y la normativa aplicable.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si un visitante sale sin que se registre?

Complete la hora de salida en cuanto lo detecte, con una nota. La plantilla resalta las entradas de días anteriores sin salida para no pasarlas por alto.

¿Puedo adaptar los motivos de visita?

Sí, los catálogos de motivos, documentos y departamentos son editables.

¿Cuánto tiempo guardo el registro?

Depende de las normas de su organización y de las reglas locales sobre datos personales. Consúltelas antes de fijar un plazo.

¿Sirve para una vivienda o comunidad pequeña?

Sí, mientras necesite registrar visitas, llaves o pases con fechas y estados.