Cómo controlar los gastos de una reforma en Excel: cuadrilla, materiales y presupuesto

Casi toda reforma acaba costando más de lo previsto, y no suele ser por un gran imprevisto sino por la suma de muchos pequeños gastos que se pierden entre recibos, mensajes y acuerdos de palabra. Al final nadie sabe cuánto se debe a la cuadrilla ni cuánto se ha gastado ya en azulejos.

Un control sencillo en Excel, con un registro de trabajos y otro de compras, lo evita. Veamos cómo montarlo, con un ejemplo en euros.

Primero, el presupuesto por secciones

Divida la obra en secciones: Demolición, Fontanería, Electricidad, Alicatado, Pintura, etc. Para cada una fije dos presupuestos separados, uno para trabajos y otro para materiales. Ese detalle es lo que permite luego saber dónde se desvía el gasto.

Registro de trabajos

Una fila por trabajo realizado por la cuadrilla: fecha, sección, tipo de trabajo, cantidad, unidad, tarifa, costo, pagado y saldo.

=E2*F2 calcula el costo (cantidad × tarifa) y =G2-H2 el saldo pendiente de pago.

Ejemplo: alicatado de 30 m² a 28 € el m² son 840 €. Si ya se han pagado 500 €, quedan 340 € por pagar. La suma del saldo de todas las filas es la deuda total con la cuadrilla, un dato que casi nadie tiene claro hasta que lo calcula.

Registro de materiales

Una fila por compra: material, cantidad, precio, importe, proveedor y número de recibo. Guardar el número de recibo parece un detalle, pero resuelve discusiones con proveedores y devoluciones. El importe: =cantidad*precio.

Todas las filas deben llevar la sección. Use una lista desplegable con las secciones del presupuesto, de lo contrario los totales no cuadran.

Resumen: plan frente a real

Para cada sección sume lo real con SUMAR.SI:

=SUMAR.SI(Trabajos!B:B;A2;Trabajos!G:G)+SUMAR.SI(Materiales!B:B;A2;Materiales!E:E)

Y calcule el saldo del presupuesto:

=Presupuesto-Real

Si en Alicatado ya se han gastado 3.150 € de 4.000 €, quedan 850 €. Si saliera negativo, se pinta en rojo. Incluya además una fila «Sin asignar» que recoja los gastos con sección mal escrita; así ninguna cifra se pierde.

Proyección del costo final

Lo realmente útil es saber cuánto costará la obra al terminarla, no solo lo gastado hasta ahora. Una estimación razonable para los trabajos es dividir lo gastado entre el avance de la sección. Si en Alicatado la cuadrilla lleva 1.680 € con un avance del 70 %:

1.680 / 0,70 = 2.400 €

que coincide con el presupuesto de trabajos. Si el avance fuera del 50 %, la proyección sería 3.360 €, y habría un sobrecosto de 960 €. Para materiales, tome el mayor entre lo comprado y lo presupuestado. Es una estimación, no un presupuesto exacto, pero da tiempo de reaccionar.

Errores frecuentes

• Pagar a la cuadrilla en efectivo sin anotarlo: el saldo de la deuda deja de ser real.
• Comprar materiales «extra» sin imputarlos a una sección.
• No actualizar el avance de las secciones, con lo que la proyección es inútil.
• Guardar las facturas sin el número de recibo en el registro.

Plantilla lista para usar: control de obra de reforma y construcción

La plantilla de pago «Control de obra de reforma y construcción» trae este sistema con cuatro hojas:

• Parámetros: obra, fechas, presupuesto por secciones por separado para trabajos y materiales, y avance de las secciones.
• Trabajos: registro de 500 filas con fecha, sección, tipo de trabajo, cantidad, unidad, tarifa, costo, pagado y saldo de la deuda con la cuadrilla.
• Materiales: registro de compras de 500 filas con material, cantidad, precio, importe, proveedor y número de recibo.
• Resumen: plan y real por secciones, saldo del presupuesto, deuda con la cuadrilla, proyección del costo final y dos gráficos.

Sirve a quien reforma un piso o una casa, a quien construye una vivienda de campo con una cuadrilla, a capataces con varias obras y a pequeñas empresas de reformas. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, con el archivo en español. Las tarifas y valores son referencias: compárelos con sus propios contratos y presupuestos. El cálculo es orientativo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto margen de imprevistos conviene reservar?

Es habitual reservar un porcentaje del presupuesto total para imprevistos; fíjelo según el estado de la vivienda y su experiencia previa.

¿Cómo registro un pago por adelantado a la cuadrilla?

Anótelo en la columna de pagado de una fila de trabajo o como una fila de anticipo; el saldo reflejará lo ya entregado.

¿Puedo llevar dos obras a la vez?

Use un archivo por obra; así los presupuestos y las deudas no se mezclan.

¿Sirve para presupuestar antes de empezar?

Sirve para controlar el gasto; el presupuesto inicial se carga en los parámetros por secciones.