KHIZHNYAKOVControl de entrega de EPP y ropa de trabajo en Excel: plazos de reemplazo y costos
Control de entrega de EPP y ropa de trabajo en Excel: fichas personales, plazos de reemplazo y costos — Ver la plantilla →
La ropa de trabajo y los equipos de protección individual (EPP) se entregan todo el año: botas en febrero, guantes en abril, casco en junio. Cada artículo tiene su propia vida útil, y sin un registro, o se reemplaza demasiado pronto, con gasto innecesario, o demasiado tarde, con riesgo para el trabajador.
Esta guía explica cómo llevar el control con Excel: qué anotar, cómo calcular el próximo reemplazo, cómo prever el pedido y cómo tener la ficha personal lista para imprimir.
Dos listas y un registro
Se necesitan tres bloques de datos:
- Lista de EPP: cada artículo con su vida útil en meses y su costo unitario.
- Lista de empleados: nombre, puesto y departamento.
- Registro de entregas: una fila por entrega, con empleado, EPP, fecha y cantidad.
Un ejemplo de lista de EPP (los plazos son solo ilustrativos; use los que correspondan a sus puestos y a la normativa local):
| EPP | Vida útil (meses) | Costo |
|---|---|---|
| Guantes de protección | 3 | 4,50 € |
| Botas de seguridad | 12 | 48,00 € |
| Casco | 24 | 16,00 € |
| Chaleco reflectante | 12 | 9,50 € |
Fecha del siguiente reemplazo
En el registro, con la fecha de entrega en C2, el nombre del EPP en B2 y la lista de EPP en el rango EPP:
=FECHA.MES(C2;BUSCARV(B2;EPP;2;FALSO))
Si a Carlos se le entregan unas botas el 14/03/2025, el reemplazo corresponde al 14/03/2026. El costo de la entrega: =D2*BUSCARV(B2;EPP;3;FALSO); para 1 par, 48 €.
Semáforo de reemplazo
Con un aviso de, por ejemplo, 30 días:
=SI(F2<HOY();"Vencido";SI(F2-HOY()<=30;"Por vencer";"Vigente"))
Vencido en rojo, por vencer en amarillo. Así el almacenista ve de un vistazo a quién hay que entregar equipo nuevo.
Qué pasa cuando se repite la entrega
Aquí hay una trampa clásica. Si Carlos recibió guantes en enero y otra vez en abril, la entrega de enero aparecerá «vencida» en abril aunque ya se haya reemplazado. La solución es que solo cuente la última entrega de cada empleado y artículo: las anteriores se marcan «Reemplazado». Una manera es:
=SI(CONTAR.SI.CONJUNTO(Empleado;A2;EPP;B2;Fecha;">"&C2)>0;"Reemplazado";...)
Si existe una entrega posterior del mismo artículo al mismo empleado, la fila queda neutralizada y no genera falsas alarmas.
Costos por departamento y pedido a tres meses
Para los costos del período use SUMAR.SI.CONJUNTO(Costo;Departamento;"Producción";Fecha;">="&Inicio;Fecha;"<="&Fin). Para el pedido, cuente las unidades de las últimas entregas cuyo reemplazo ya venció o vencerá en los próximos tres meses, y multiplíquelas por el precio:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cantidad;Estado;"<>Reemplazado";Reemplazo;"<="&FECHA.MES(HOY();3))
Si salen 20 pares de guantes y 5 pares de botas: 20 × 4,50 + 5 × 48 = 330 €. Con ese dato puede pedir al proveedor a tiempo y con presupuesto.
Ficha personal
Un trabajador o un inspector suele pedir el historial de entregas de una persona. En una hoja aparte, elija el empleado en una lista desplegable y traiga sus filas con FILTRAR (Excel 365) o con INDICE y K.ESIMO.MENOR en versiones anteriores. Deje el formato listo para imprimir con espacio para la firma.
Errores frecuentes
- No anotar la cantidad y asumir siempre una unidad.
- Fijar la vida útil sin tener en cuenta las condiciones reales de trabajo; revise los plazos periódicamente.
- Registrar el EPP con nombres distintos en cada entrega.
- Perder las firmas del empleado: guarde la ficha firmada aparte.
Plantilla lista para usar: control de entrega de EPP y ropa de trabajo
La plantilla de pago «Control de entrega de EPP y ropa de trabajo» reúne todo en cinco hojas:
- Parámetros: fecha de cálculo, aviso con N días de antelación, período de costos y departamentos.
- Listas: EPP con vida útil y costo, y lista de empleados con puestos y departamentos.
- Entregas: hasta 500 entregas con empleado, EPP, fecha, cantidad, fecha del siguiente reemplazo, semáforo y costo.
- Ficha y Resumen: ficha personal imprimible del empleado elegido, y costos por departamento con la necesidad a tres meses y un gráfico.
Es práctica para especialistas en prevención de riesgos, almacenistas, encargados de servicios generales y responsables de producción, almacenes o comedores. Incluye una tabla vacía y un ejemplo con datos ficticios. Es una hoja de Excel con fórmulas normales, no un programa de contabilidad. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, con el archivo en español. Los plazos del ejemplo son aproximados: compárelos con la normativa local y las condiciones reales de cada puesto. El cálculo es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo fijo la vida útil de un artículo?
Parta de la indicación del fabricante y de las normas de su país para el puesto, y ajústela con la experiencia de uso.
¿Y si un EPP se deteriora antes de tiempo?
Registre una nueva entrega con la fecha real. El sistema tomará la última y reiniciará el plazo.
¿Se pueden llevar prendas por talla?
Sí, anotando la talla en el nombre del artículo o en una columna de observaciones.
¿Cómo controlo el stock del almacén?
Esta hoja controla entregas y reemplazos, no existencias. Para el stock use un control de inventario aparte.
