KHIZHNYAKOVRegistro de extintores en Excel: control de revisiones, recargas y vencimientos
Registro de extintores en Excel: plazos de inspección y recarga, semáforo y resumen — Plantilla Excel — Ver la plantilla →
Que un extintor tenga la revisión o la recarga caducada es una de las observaciones más frecuentes en las inspecciones de seguridad, y casi siempre se debe a lo mismo: nadie tenía a mano una lista con las fechas. Con un registro en Excel que calcule los plazos solo, el olvido deja de ser una opción.
En esta guía verá qué datos anotar, qué fórmulas dan los vencimientos y cómo sacar la lista de lo urgente. Al final, una plantilla que ya lo trae hecho.
Qué datos registrar de cada extintor
Una fila por extintor, con estos campos:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Número de inventario | EXT-014 |
| Tipo | PQ-4 (polvo) o CO2-3 |
| Local | Almacén 2 |
| Lugar de instalación | Junto a la puerta norte |
| Responsable | Jefe de mantenimiento |
| Fecha de carga | 15/02/2023 |
| Fecha de última inspección | 10/03/2024 |
Anote los números tal como figuran en la etiqueta del extintor. Una tabla de «tipos» aparte debe contener, para cada tipo, la periodicidad de inspección y de recarga en meses.
De dónde salen los plazos
Los plazos no los inventa Excel: dependen del tipo de agente, de las instrucciones del fabricante y de la normativa aplicable en su país. Tómelos de la ficha técnica y de sus reglas locales y escríbalos en la tabla de tipos. Para ilustrar el cálculo usaremos, solo como ejemplo, inspección cada 12 meses y recarga cada 60 meses.
Fórmulas de vencimiento
Con la fecha de última inspección en G2 y la periodicidad (en meses) traída de la tabla de tipos con BUSCARV:
=FECHA.MES(G2;BUSCARV(B2;Tipos;2;FALSO))
Para la inspección del 10/03/2024 con 12 meses, el próximo vencimiento es el 10/03/2025. Haga lo mismo con la recarga a partir de la fecha de carga: 15/02/2023 + 60 meses = 15/02/2028.
Como lo que importa es lo que ocurra primero, tome la fecha más próxima:
=MIN(H2;I2)
Y los días restantes:
=J2-HOY()
Semáforo
Defina un número de días de aviso, por ejemplo 30:
=SI(K2<0;"Vencido";SI(K2<=30;"Plazo próximo";"En regla"))
Formato condicional: rojo para vencido, amarillo para plazo próximo y verde para en regla. Si hoy es 20/02/2025, el extintor del ejemplo tiene 18 días hasta el 10/03/2025 y aparece en amarillo.
Lista de lo urgente
Lo más útil es una hoja que reúna solo los extintores vencidos o próximos a vencer, ordenados de más a menos urgente. Un autofiltro por estado y un orden ascendente por días restantes cumplen. Con K.ESIMO.MENOR sobre la columna de días puede construir la lista automática.
Resumen por tipo y local
Con CONTAR.SI.CONJUNTO(Tipo;"PQ-4";Estado;"Vencido") sabe cuántos extintores de cada tipo y local necesitan atención. Un gráfico de barras por local ayuda a decidir a dónde enviar primero al técnico.
Errores frecuentes
- Escribir la fecha de la última recarga en la columna de inspección: cada plazo tiene su propia fecha.
- Dar de alta un extintor nuevo sin fecha de carga: el cálculo queda vacío y parece «en regla».
- Mezclar tipos con nombres distintos («PQ 4», «PQ-4»): la búsqueda falla.
- Olvidar actualizar la fecha tras la inspección y que el semáforo siga en rojo.
Plantilla lista para usar: registro de extintores
La plantilla de pago «Registro de extintores» incluye cuatro hojas:
- Parámetros: fecha de cálculo, días de aviso, periodicidad de inspección y recarga por tipo (PQ-4, CO2-3 y otros) y lista de locales.
- Registro: hasta 200 extintores con número de inventario, tipo, local, lugar de instalación, responsable, fechas de carga e inspección, plazos y semáforo.
- Requieren atención: extintores vencidos y próximos a vencer, empezando por los más vencidos.
- Resumen: cantidad por tipo y por local, vencidos, plazo próximo y en regla, y un gráfico.
Es útil para responsables de seguridad contra incendios, administradores, encargados de mantenimiento y gerentes de oficinas, almacenes y tiendas. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, con el archivo en español. Puede añadir un tipo propio con sus plazos. Los plazos son orientativos: compárelos con la ficha técnica de cada extintor y la normativa aplicable. El registro es un recordatorio y no sustituye las actas ni el mantenimiento por personal autorizado.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo revisar un extintor?
Depende del tipo, del fabricante y de la normativa de su país. Escriba esos plazos en la tabla de tipos y deje que Excel avise.
¿Cuántos días de aviso conviene fijar?
Entre 30 y 60 días da margen para pedir presupuesto y coordinar al técnico sin urgencias.
¿Qué hago con un extintor dado de baja?
Márquelo con una nota o muévalo a una hoja de histórico, en lugar de borrarlo.
¿Sirve este registro como prueba ante una inspección?
Ayuda a demostrar el control, pero las actas de revisión y recarga deben emitirlas quienes estén autorizados.
