¿Los números se asignan automáticamente?

Sí: el n.º de registro de entrantes y salientes se forma con el prefijo, el número correlativo y el año. El formato (prefijo, cantidad de cifras, año) se define en la hoja «Parámetros». No ordene las filas dentro del registro.

¿Qué plazo de cumplimiento viene incluido?

Por defecto, 30 días naturales desde la fecha de recepción; es solo un valor por defecto y debe compararlo con su procedimiento interno. Para cada tipo de documento puede fijar su propio plazo o desactivar el control (0 días).

¿Puedo vincular una respuesta con un documento entrante?

Sí: en «Salientes» elija el n.º de registro del entrante; en el registro de entrantes aparecerá el número de la respuesta y el control comparará la fecha con el plazo de control.

¿La clasificación de expedientes del ejemplo es oficial?

No, los valores son ilustrativos. Ingrese su propia clasificación aprobada; compare los plazos de conservación y los artículos con su cuadro de conservación.

¿Es un formulario oficial de registro?

No, es un formato de trabajo con la estructura de un registro; su organización puede usar su propio formulario. La hoja «Impresión del registro» ofrece un formato con columnas para firmas.

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Registro de documentos entrantes y salientes en Excel con control de plazos y clasificación de expedientes

Registro de correspondencia entrante y saliente en Excel: numeración automática, control de plazos con semáforo, clasificación de expedientes, resumen y formato de impresión.

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Plantilla en blanco + ejemplo completo · Excel 2007+, LibreOffice, Google Sheets

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Para qué sirve

Lleve la correspondencia entrante y saliente en un solo archivo y no se le escape ningún plazo. Excel asigna solo los números de registro, calcula el plazo de cumplimiento, muestra el estado y colorea las filas como un semáforo. La respuesta saliente se vincula con el documento entrante, y una hoja aparte reúne los documentos vencidos y por vencer.

Qué incluye

«Instrucciones»: cómo completarlo en 5 minutos, significado de los colores, salvedades y aviso sobre datos personales.
«Parámetros»: organización, año, plazo de cumplimiento por defecto, formato de numeración de entrantes y salientes, y catálogos de tipos de documento (cada uno con su plazo), corresponsales, responsables, firmantes y medios de envío.
«Entrantes»: hasta 500 registros: n.º de registro, fecha de recepción, remitente, n.º y fecha de salida del remitente, tipo, contenido, resolución, responsable, plazo, fecha de cumplimiento, código del expediente; estado, semáforo y controles automáticos.
«Salientes»: hasta 500 registros: número, fecha, destinatario, contenido, responsable, firmante, n.º de entrante al que responde, medio de envío.
«Control de plazos»: lista lista para usar de documentos vencidos y por vencer para la reunión de seguimiento.
«Clasificación de expedientes»: catálogo editable de códigos de expediente con plazos de conservación y contador de documentos por expediente.
«Resumen»: por mes, responsable y corresponsal, porcentaje cumplido a tiempo, gráfico.
«Impresión del registro»: registro de entrantes del mes elegido con columnas para firmas.

Para instituciones públicas y organizaciones

En un organismo público, escuela, hospital o ayuntamiento, la secretaría y el asistente de dirección ven qué encargos y solicitudes de organismos superiores están por vencer, y la dirección recibe una lista lista para la reunión de seguimiento. El resumen por responsable muestra la carga de cada área y el porcentaje de documentos cumplidos en plazo, y la clasificación de expedientes ayuda a indicar el código del expediente al registrar.

Para quién es

Secretarias y secretarios, encargados de gestión documental, asistentes de dirección, personal de oficina, administración de escuelas y centros de salud, administradoras de inmuebles: todos los que registran correspondencia entrante y saliente y responden por los plazos.

Compatibilidad

Excel 2007 y posteriores, LibreOffice. Sin macros ni vínculos externos. El archivo está en español. Los plazos de cumplimiento, el formato de numeración, los plazos de conservación y la clasificación del ejemplo son ilustrativos: compárelos con sus propias normas, su cuadro de conservación documental y los requisitos locales. Es un formato de trabajo con la estructura de un registro, no un formulario oficial.

📘 Registro de documentos de entrada y salida en Excel con control de plazos

Preguntas y respuestas

¿Los números se asignan automáticamente?: Sí: el n.º de registro de entrantes y salientes se forma con el prefijo, el número correlativo y el año. El formato (prefijo, cantidad de cifras, año) se define en la hoja «Parámetros». No ordene las filas dentro del registro.
¿Qué plazo de cumplimiento viene incluido?: Por defecto, 30 días naturales desde la fecha de recepción; es solo un valor por defecto y debe compararlo con su procedimiento interno. Para cada tipo de documento puede fijar su propio plazo o desactivar el control (0 días).
¿Puedo vincular una respuesta con un documento entrante?: Sí: en «Salientes» elija el n.º de registro del entrante; en el registro de entrantes aparecerá el número de la respuesta y el control comparará la fecha con el plazo de control.
¿La clasificación de expedientes del ejemplo es oficial?: No, los valores son ilustrativos. Ingrese su propia clasificación aprobada; compare los plazos de conservación y los artículos con su cuadro de conservación.
¿Es un formulario oficial de registro?: No, es un formato de trabajo con la estructura de un registro; su organización puede usar su propio formulario. La hoja «Impresión del registro» ofrece un formato con columnas para firmas.