KHIZHNYAKOVSuivi du budget d'un projet sous Excel : comparer le prévu et le réel
Budget de projet prévu vs réel — modèle Excel — Télécharger gratuitement →
Un budget de projet est juste le jour où on le valide. Ensuite, les devis changent, les livraisons glissent et certaines dépenses apparaissent en cours de route. Le problème n'est pas l'écart en soi, il est inévitable ; c'est de le découvrir trop tard, quand il n'est plus possible de compenser.
Ce guide explique comment organiser un suivi « prévu vs réel » dans Excel : la structure des tableaux, le calcul des écarts, le piège de la comparaison sur tout le projet et deux façons simples de prévoir le coût final. Un modèle gratuit est proposé à la fin.
La structure : deux grilles identiques
Le plus fiable est de construire deux tableaux de même forme : postes en lignes, mois en colonnes.
- Prévisionnel : ce que vous aviez prévu de dépenser (ou d'encaisser) chaque mois.
- Réel : ce qui a effectivement été dépensé, d'après les factures ou le relevé bancaire.
Les noms des postes ne doivent être saisis qu'une fois, et repris dans la seconde grille par une formule simple (=Prévisionnel!A5). Ainsi, les deux tableaux restent toujours alignés.
Séparez les recettes (subventions, ventes, apports) et les dépenses. Pour une dépense, un écart positif est mauvais ; pour une recette, c'est l'inverse.
Le calcul de l'écart
L'écart se calcule toujours de la même façon :
- écart en valeur = réel − prévu ;
- écart en % = (réel − prévu) / prévu.
Une mise en forme conditionnelle en rouge pour les dépassements au-delà d'une tolérance (par exemple 5 %) et en vert pour les économies rend le tableau lisible en quelques secondes.
Le piège : comparer au budget total
Imaginons une rénovation de boutique sur 6 mois. Au bout de 3 mois, on a dépensé 20 700 € de travaux sur un budget total de 30 000 €. Tentation : « on est à 69 %, tout va bien ». C'est faux, car le prévu à ce stade n'était que de 18 000 €.
Il faut comparer le réel au prévu à ce jour, c'est-à-dire sur les mêmes mois. Dans Excel, si les montants mensuels sont en C5:H5 et le numéro du dernier mois saisi en B1 :
=SOMMEPROD((COLONNE(C5:H5)-COLONNE(C5)+1<=$B$1)*C5:H5)
Exemple après 3 mois :
| Poste | Prévu total | Prévu à ce jour | Réel à ce jour | Écart | Écart % |
|---|---|---|---|---|---|
| Travaux | 30 000 € | 18 000 € | 20 700 € | +2 700 € | +15 % |
| Matériel | 12 000 € | 6 000 € | 5 400 € | −600 € | −10 % |
| Communication | 6 000 € | 3 000 € | 3 300 € | +300 € | +10 % |
| Loyer | 9 000 € | 4 500 € | 4 500 € | 0 € | 0 % |
Les travaux dérapent de 15 % : c'est le moment de renégocier ou de réduire un autre poste.
Prévoir le coût final du projet
Deux méthodes simples, à choisir selon la nature du poste.
1. Le rythme de réalisation. On suppose que l'écart constaté va se prolonger : prévision = prévu total × (réel à ce jour / prévu à ce jour). Pour les travaux : 30 000 × 20 700 / 18 000 = 34 500 €. Cette méthode convient aux postes ponctuels ou irréguliers.
2. Le réel moyen par mois. On prolonge la dépense mensuelle moyenne : prévision = réel à ce jour / mois écoulés × durée. Pour le loyer : 4 500 / 3 × 6 = 9 000 €. Elle convient aux postes réguliers.
Ces prévisions sont indicatives, mais elles transforment un vague malaise en chiffre : « si rien ne change, le projet coûtera 4 500 € de plus ».
Le cumul et le taux de réalisation
Deux indicateurs complètent le suivi :
- le cumul mois par mois (prévu et réel), qui montre sur un graphique en courbes à partir de quand les deux lignes s'écartent ;
- le taux de réalisation = réel à ce jour / prévu à ce jour, qui résume chaque poste en un pourcentage.
Les erreurs fréquentes
- Saisir les dépenses à la date de paiement pour certaines et à la date de commande pour d'autres. Choisissez une règle et appliquez-la partout.
- Modifier le prévisionnel en cours de route sans le dire. Si le budget est révisé, gardez la version initiale à côté.
- Un poste « divers » trop gros. S'il dépasse 10 % du budget, il cache probablement des dépenses à suivre séparément.
- Ne mettre à jour le réel qu'en fin de projet. Un suivi mensuel suffit, mais il doit être régulier.
Le modèle prêt à l'emploi
Le modèle Budget de projet prévu vs réel est gratuit et met en place tout ce suivi.
- « Paramètres » : nom du projet, premier mois, durée jusqu'à 24 mois, tolérance d'écart et méthode de prévision (« Rythme de réalisation » ou « Réel moyen par mois »).
- « Prévisionnel » et « Réel » : jusqu'à 10 postes de recettes et 20 postes de dépenses par mois ; les noms des postes ne se saisissent qu'une fois.
- « Prévu vs réel » : prévu et réel à ce jour, écart en valeur et en %, taux de réalisation, prévision de fin de projet et statut pour chaque poste.
- « Écarts » : différence entre réel et prévu par poste et par mois, surlignée en rouge et vert.
- « Cumul » et « Synthèse » : montants cumulés, résultat du projet, plus gros dépassements et graphiques « prévu vs réel ».
Le prévu est automatiquement pris sur les mêmes mois que le réel saisi, et les mois au-delà de la durée sont grisés et exclus du calcul. Le fichier fonctionne sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, sans macros, avec un tableau vierge et un exemple fictif.
Questions fréquentes
Quelle tolérance d'écart choisir ?
Pour la plupart des projets, 5 à 10 % par poste est raisonnable. Sur des postes très incertains, comme des travaux dans un bâtiment ancien, on accepte souvent davantage, à condition de prévoir une réserve.
Faut-il une ligne de réserve pour imprévus ?
Oui, c'est une bonne pratique. Traitez-la comme un poste de dépenses à part : quand vous l'utilisez, vous voyez immédiatement combien il en reste.
Comment présenter le suivi à un client ou à une direction ?
Montrez trois choses : le résultat à ce jour, les trois plus gros écarts avec leur explication, et la prévision de fin de projet. Le détail mois par mois reste en annexe.
Peut-on suivre plusieurs projets dans le même fichier ?
Le plus simple est d'utiliser un fichier par projet. Une consolidation reste possible ensuite dans un classeur séparé qui reprend les synthèses.
