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Registres du poste de sécurité dans Excel : visiteurs, clés et badges — modèle Excel

Registre des visiteurs, registre de remise des clés et registre des badges dans Excel : statut « présent », mise en évidence des clés non rendues et des badges bientôt expirés, impression du registre.

Registres du poste de sécurité dans Excel : visiteurs, clés et badges — modèle Excel
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À quoi ça sert

Tenez les registres du poste de sécurité dans un seul fichier : qui est entré et sorti, qui détient actuellement les clés des bureaux, quels badges sont valables et quand ils expirent. Excel calcule la durée de chaque visite, indique qui se trouve actuellement dans le bâtiment, met en évidence les clés non rendues, les dépassements de durée et les badges proches de l’échéance.

Contenu du fichier

  • « Mode d’emploi » : comment travailler en 5 minutes, signification des couleurs, réserves d’usage et avertissement sur les données personnelles.
  • « Paramètres » : organisation, poste, durée de présence autorisée d’un visiteur, fin de la journée de travail, durée d’une clé en possession, délai d’alerte avant l’expiration d’un badge ; listes des salles, services, agents de permanence, types de badges, pièces d’identité et motifs de visite.
  • « Visiteurs » : jusqu’à 1 000 entrées — date, heure d’arrivée, nom, pièce d’identité, personne visitée et service, motif, badge No, heure de sortie ; calcul automatique de la durée, du statut « présent / sorti » et des contrôles.
  • « Clés » : jusqu’à 600 remises et retours de clés, statut « en possession / rendue », mise en évidence des clés non rendues et remises en double, nombre de clés actuellement en possession.
  • « Badges » : registre de 300 badges maximum (ponctuels, temporaires, permanents) avec durée de validité, statut et alerte N jours avant l’expiration.
  • « Synthèse » : visiteurs par jour et par semaine, services les plus visités, clés en possession, badges bientôt expirés, graphique.
  • « Impression du registre » : registre des visiteurs pour la date choisie, prêt à imprimer, avec les colonnes de signature de l’agent de permanence.

Pour les organisations publiques et privées

Dans une administration, une école, un hôpital ou une entreprise, l’agent de permanence voit qui se trouve actuellement dans le bâtiment, tandis que le responsable de la sécurité obtient une synthèse prête à l’emploi des visiteurs et des clés, ainsi que la liste des badges à renouveler ou à récupérer. Le formulaire imprimé de la journée choisie convient pour la relève des équipes et les contrôles.

À qui s’adresse ce modèle

Aux agents de sécurité et responsables de la sécurité, aux spécialistes du contrôle d’accès, aux responsables de services généraux et gestionnaires de bâtiments, aux directeurs d’écoles, d’hôpitaux et d’administrations qui tiennent un registre des visiteurs, un registre de remise des clés et un suivi des badges.

Compatibilité

Excel 2007 et versions ultérieures, LibreOffice. Sans macros ni liaisons externes. Le fichier est en français. Dans l’exemple, la durée autorisée, la fin de journée, la durée d’une clé en possession et le délai d’alerte sont des valeurs par défaut : comparez-les à votre règlement interne de contrôle d’accès et aux règles locales. Il s’agit d’un formulaire de travail reprenant la structure d’un registre, pas d’un formulaire officiel. Le fichier contient des données personnelles de visiteurs : conservez-le et traitez-le conformément aux règles de votre organisation.

📘 Registre des visiteurs, des clés et des badges dans Excel

Questions et réponses

Comment savoir qui se trouve actuellement dans le bâtiment ?
La feuille « Visiteurs » attribue le statut « Présent » aux lignes du jour sans heure de sortie, et leur nombre s’affiche en haut de la feuille et dans la « Synthèse ». Les personnes non sorties les jours précédents sont signalées en rouge.
Peut-on définir la durée de présence autorisée d’un visiteur ?
Oui, dans la feuille « Paramètres » (120 minutes par défaut). Si un visiteur reste plus longtemps, la ligne passe en jaune avec une mention de dépassement. Comparez cette valeur à votre règlement de contrôle d’accès.
Comment les clés non rendues sont-elles suivies ?
Une clé sans heure de retour reçoit le statut « En possession » ; si elle n’est pas rendue avant la fin de la journée de travail ou reste en possession plus longtemps que le nombre d’heures défini, la ligne est mise en évidence. Une nouvelle remise de la clé de la même salle sans retour est également signalée.
Comment fonctionne l’alerte d’expiration d’un badge ?
Pour chaque badge, on indique « Valable jusqu’au » ; N jours avant (14 par défaut), le statut devient « Expire dans… », puis « Échéance dépassée » après la date, tant que la date de retour n’est pas saisie. La liste de ces badges figure dans la « Synthèse ».
S’agit-il d’un formulaire de registre officiel ?
Non, c’est un formulaire de travail reprenant la structure d’un registre ; chaque organisation peut utiliser son propre formulaire. Le fichier contient des données personnelles : conservez-le selon les règles de votre organisation.