Registre des visiteurs, des clés et des badges dans Excel

Un visiteur est entré à 9 h 40 et personne ne l'a vu sortir. La clé de la salle 12 a disparu depuis jeudi. Un badge temporaire a expiré il y a trois semaines et fonctionne encore. Ces trois scénarios ont la même origine : des registres papier séparés que personne ne recoupe.

Un seul classeur Excel peut tenir trois registres (visiteurs, clés, badges) et signaler lui-même ce qui cloche. Voici comment le construire et quelles formules utiliser. Une précaution d'abord : ces fichiers contiennent des données personnelles, ce qui impose de les protéger et de respecter les règles de votre organisation.

Registre des visiteurs : les colonnes utiles

Une ligne par visite :

• la date et l'heure d'arrivée ;
• le nom du visiteur et le type de pièce d'identité présentée ;
• la personne visitée et son service ;
• le motif de la visite ;
• le numéro de badge remis ;
• l'heure de sortie, vide tant que le visiteur est dans le bâtiment.

Limitez le motif, le service et le type de pièce à des listes déroulantes : vos synthèses seront ensuite fiables.

Durée de la visite et présence en temps réel

Avec l'heure d'arrivée en B2 et l'heure de sortie en H2, la durée en minutes est :

=SI(H2="";"";(H2-B2)*1440)

Pour un statut « Présent / Sorti » :

=SI(H2="";SI(A2=AUJOURDHUI();"Présent";"Non sorti");"Sorti")

Le résultat « Non sorti » concerne une visite d'un jour passé sans heure de sortie : c'est une anomalie à traiter, à colorer en rouge. Pour savoir combien de personnes sont dans le bâtiment : =NB.SI(statut;"Présent").

Si vous fixez une durée maximale (120 minutes par exemple), une seconde mise en forme conditionnelle colore en jaune les visites qui la dépassent.

Registre des clés

Une ligne par remise de clé : la date et l'heure, la salle, la personne qui la prend, l'heure de retour. Le statut est « En possession » tant qu'aucun retour n'est saisi. Deux contrôles sont particulièrement utiles :

• clé non rendue en fin de journée : =SI(ET(retour="";MAINTENANT()>fin_de_journée);"À relancer";"") ;
• remise en double : si la même salle est remise sans retour de la remise précédente, =NB.SI.ENS(salle;salle_ligne;retour;"")>1.

Un exemple : 14 clés sont sorties dans la journée, 11 sont rentrées avant 18 h, 3 sont signalées. Le gardien sait précisément qui rappeler.

Registre des badges

Pour chaque badge : type (ponctuel, temporaire, permanent), titulaire, date de remise, « valable jusqu'au », date de retour. Le statut se calcule avec un délai d'alerte :

=SI(retour<>"";"Rendu";SI(validité<AUJOURDHUI();"Échéance dépassée";SI(validité-AUJOURDHUI()<=14;"Expire bientôt";"Valable")))

Ce statut suffit à produire chaque semaine la liste des badges à renouveler ou à récupérer.

Les erreurs à éviter

• Pas d'heure de sortie systématique. Faites-en un réflexe du poste d'accueil.
• Laisser le fichier en libre accès. Mot de passe, accès limité, sauvegarde.
• Garder les données indéfiniment. Définissez une durée de conservation selon les règles de votre organisation.
• Saisir les noms de salles librement. Une liste déroulante évite que « Salle 12 » et « S12 » soient deux salles.
• Confondre registre et contrôle d'accès. Le fichier consigne et alerte ; il ne remplace pas vos procédures de sécurité.

Le modèle Excel prêt à l'emploi

Le modèle « Registres du poste de sécurité » regroupe les trois registres dans un fichier payant, sans macros ni liaisons externes, compatible avec Excel 2007 et versions ultérieures et avec LibreOffice.

Il comprend un « Mode d'emploi » (utilisation en cinq minutes, signification des couleurs, avertissement sur les données personnelles) et des « Paramètres » (durée de présence autorisée, fin de journée, durée de possession d'une clé, délai d'alerte des badges, listes de salles, services, agents, types de badges, pièces d'identité et motifs). « Visiteurs » accepte jusqu'à 1 000 entrées avec durée, statut présent ou sorti et contrôles. « Clés » gère jusqu'à 600 remises, signale les clés non rendues et les remises en double. « Badges » suit 300 badges maximum avec alerte avant expiration. « Synthèse » affiche visiteurs par jour et par semaine, services les plus visités, clés en possession et badges bientôt expirés. « Impression du registre » sort le registre d'une date choisie avec colonnes de signature.

Il s'agit d'un formulaire de travail reprenant la structure d'un registre, pas d'un formulaire officiel. Comparez les valeurs par défaut à votre règlement de contrôle d'accès et aux règles locales.

FAQ

Quelles données faut-il vraiment recueillir ?

Le minimum utile : nom, personne visitée, heures d'arrivée et de sortie. Chaque information supplémentaire doit avoir une raison claire, surtout lorsqu'elle est personnelle.

Que faire à la fin de la journée avec les visiteurs non sortis ?

Contrôlez-les : le visiteur est-il réellement encore là, ou la sortie a-t-elle été oubliée ? Corrigez ensuite la ligne et notez la raison dans un commentaire.

Comment relayer l'information entre deux équipes de sécurité ?

Imprimez le registre de la journée avec les signatures de l'agent qui prend et de celui qui quitte. Cela sert de relève et de preuve en cas de question.

Peut-on utiliser le fichier en réseau ?

Oui, mais à un seul utilisateur à la fois. Pour une saisie multiple, un outil de gestion des accès dédié est préférable.