Suivi de la remise des EPI et des vêtements de travail dans Excel

Gants, chaussures de sécurité, casques, blouses, vestes : les équipements de protection individuelle (EPI) et les vêtements de travail sont remis en continu, chacun avec sa propre durée de vie. Au bout de quelques mois, plus personne ne sait quel salarié a reçu quoi, qui doit être rééquipé, et surtout combien il faut prévoir au budget pour le trimestre suivant.

Un tableau Excel bien construit répond à ces trois questions. Voici comment le structurer, calculer les dates de remplacement, repérer les retards et estimer les besoins à venir.

Trois tables à séparer

Comme souvent, tout se joue dans la structure.

1. Le référentiel des EPI : intitulé, durée de port en mois, coût unitaire.
2. La liste des salariés : nom, poste, service.
3. Le journal des remises : une ligne par remise, avec le salarié, l'équipement, la date, la quantité.

Les durées de port sont celles que vous retenez, en fonction des conditions de travail et de la réglementation applicable à vos métiers. Ne vous fiez pas à un exemple trouvé en ligne : comparez-les aux règles qui vous concernent.

Calculer la date du prochain remplacement

Avec la date de remise en C2 et l'équipement en B2, on va chercher la durée dans le référentiel :

=MOIS.DECALER(C2;RECHERCHEV(B2;EPI!A:C;2;FAUX))

Une paire de chaussures remise le 15 janvier avec une durée de port de 12 mois sera à remplacer le 15 janvier suivant. Pour le statut :

=SI(E2<AUJOURDHUI();"À remplacer";SI(E2-AUJOURDHUI()<=30;"Bientôt";"En cours"))

où E2 est la date de remplacement. L'alerte à 30 jours (modifiable) donne le temps de commander.

Gérer les remises successives

Si le même salarié reçoit une deuxième paire de gants en mars, la première ligne ne doit plus déclencher d'alerte. Le plus simple : le statut ne se calcule que sur la dernière remise du couple salarié + équipement, et les précédentes sont marquées « Remplacé ».

=SI(NB.SI.ENS(salariés;A2;équipements;B2;dates;">"&C2)>0;"Remplacé";statut_calculé)

Sans cette précaution, les retards sont gonflés par des remises anciennes déjà remplacées.

Estimer les coûts et les besoins

Le coût d'une remise est la quantité multipliée par le coût unitaire du référentiel. Pour les coûts par service sur une période :

=SOMME.SI.ENS(coûts;services;"Production";dates;">="&début;dates;"<="&fin)

Pour le besoin des trois prochains mois, comptez les équipements dont la date de remplacement est atteinte ou le sera d'ici trois mois, puis multipliez par le prix. Exemple : 12 paires de gants à 3,50 € (42 €), 5 vestes à 28 € (140 €) et 3 paires de chaussures à 55 € (165 €) donnent un besoin de 347 €. Un chiffre précis pour passer commande à temps.

La fiche individuelle

Chaque salarié devrait pouvoir recevoir sa fiche : liste de ses remises, dates de remplacement, total. Une feuille avec une liste déroulante de salariés et des formules de recherche (NB.SI.ENS, INDEX et PETITE.VALEUR) permet de l'afficher puis de l'imprimer pour signature.

Les erreurs à éviter

• Mélanger quantités et remises. Une ligne = une remise, avec sa quantité.
• Ignorer les remplacements anticipés. Un EPI abîmé remplacé plus tôt crée une nouvelle ligne, ne modifie pas l'ancienne.
• Oublier le coût. Sans prix de référence, pas de budget possible.
• Ne rien signer. Une fiche imprimée et signée prouve la remise.
• Laisser les durées dans les formules. Elles doivent vivre dans le référentiel.

Le modèle Excel prêt à l'emploi

Le modèle « Suivi de la remise des EPI et vêtements de travail » est un fichier payant, sans macros, compatible avec Excel 2007 et versions ultérieures et avec LibreOffice.

La feuille « Paramètres » contient la date de calcul, l'alerte N jours avant, la période de calcul des coûts et les services. « Référentiels » rassemble les EPI avec durée de port et coût, ainsi que la liste des salariés avec poste et service. « Remises » accueille jusqu'à 500 remises avec date du prochain remplacement, feu tricolore et coût. « Fiche individuelle » affiche la fiche imprimable de l'employé choisi dans une liste. « Synthèse » montre les coûts par service et le besoin sur trois mois, avec un graphique.

En cas de nouvelle remise du même équipement, le statut est calculé d'après la dernière, et les précédentes sont marquées « Remplacé » sans créer de faux retards. Les durées de l'exemple sont indicatives : comparez-les aux normes applicables à vos métiers. Les calculs sont indicatifs.

FAQ

Qui doit signer la fiche individuelle ?

Le salarié, à la remise, et la personne qui remet l'équipement. Conservez la fiche selon les règles de votre organisation.

Comment prévoir le budget annuel ?

Multipliez, pour chaque équipement, le nombre de salariés concernés par le coût unitaire, divisé par la durée de port en années. Comparez ensuite avec le besoin réel calculé trimestre par trimestre.

Que faire d'un équipement perdu ou détérioré ?

Enregistrez une nouvelle remise avec un commentaire (« remplacement anticipé ») : la date de remplacement repart de la nouvelle remise.

Peut-on suivre aussi les tailles ?

Oui, ajoutez une colonne « taille » dans le journal ou dans le référentiel des salariés. Elle facilite beaucoup la préparation des commandes.