Les numéros sont-ils attribués automatiquement ?

Oui : le n° d'enregistrement des entrants et des sortants se compose du préfixe, du numéro d'ordre et de l'année. Le format (préfixe, nombre de chiffres, année) se règle dans la feuille « Paramètres ». Ne triez pas les lignes d'un registre.

Quel délai de traitement est prévu ?

Par défaut 30 jours calendaires à compter de la réception ; c'est une valeur indicative à comparer à vos règles internes de gestion du courrier. Vous pouvez fixer un délai propre à chaque type de document ou désactiver le suivi (0 jour).

Peut-on lier une réponse à un document entrant ?

Oui : dans « Sortants », choisissez le n° d'enregistrement de l'entrant ; le numéro de la réponse apparaît dans le registre des entrants et le contrôle compare la date de la réponse à l'échéance.

Le plan de classement de l'exemple est-il officiel ?

Non, les valeurs sont indicatives. Saisissez votre propre plan de classement validé ; vérifiez les durées de conservation auprès de votre calendrier de conservation.

S'agit-il d'un formulaire de registre officiel ?

Non, c'est un registre de travail fidèle à la structure d'un registre ; chaque organisation peut utiliser son propre formulaire. La feuille « Impression registre » fournit un formulaire avec colonnes de signature.

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Registre du courrier entrant et sortant dans Excel — suivi des délais et plan de classement

Registre du courrier entrant et sortant dans Excel : numéros automatiques, suivi des délais en feu tricolore, plan de classement, synthèse et formulaire d'impression.

≈ 4,39 €

390 ₽

Modèle vierge + exemple rempli · Excel 2007+, LibreOffice, Google Sheets

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À quoi ça sert

Tenez le courrier entrant et sortant dans un seul fichier sans jamais manquer une échéance. Excel attribue lui-même les numéros d'enregistrement, calcule l'échéance de traitement, affiche le statut et colore les lignes selon le principe du feu tricolore. Une réponse sortante est liée au document entrant, et une feuille dédiée rassemble les documents en retard et à échéance proche.

Contenu du fichier

« Mode d'emploi » : comment remplir en 5 minutes, signification des couleurs, réserves et avertissement sur les données personnelles.
« Paramètres » : organisation, année, délai de traitement par défaut, format des numéros d'entrants et de sortants, listes des types de documents (avec délai propre), correspondants, responsables, signataires et modes d'envoi.
« Entrants » : jusqu'à 500 enregistrements — n° d'enregistrement, date de réception, expéditeur, n° et date du courrier de l'expéditeur, type, objet, consigne, responsable, délai, date de traitement, indice du dossier ; statut, feu tricolore et contrôles automatiques.
« Sortants » : jusqu'à 500 enregistrements — numéro, date, destinataire, objet, responsable, signataire, entrant auquel il répond, mode d'envoi.
« Suivi des délais » : liste prête à l'emploi des documents en retard et à échéance proche pour la réunion d'équipe.
« Plan de classement » : liste modifiable des indices de dossiers avec durées de conservation et compteur de documents par dossier.
« Synthèse » : par mois, responsable et correspondant, part des documents traités dans les délais, graphique.
« Impression registre » : registre des entrants du mois choisi avec colonnes de signature.

Pour les administrations et organismes publics

Dans une administration, une école, un hôpital ou une mairie, le secrétariat et l'assistant de direction voient quelles consignes et demandes des organismes de tutelle arrivent à échéance, et le responsable obtient une liste prête pour la réunion. La synthèse par responsable montre la charge des services et la part des documents traités dans les délais, et le plan de classement permet d'indiquer directement l'indice du dossier lors de l'enregistrement.

À qui s'adresse ce modèle

Secrétaires et gestionnaires du courrier, assistants de direction, agents de chancellerie, directions d'établissements scolaires et de santé, sociétés de gestion immobilière — toute personne qui enregistre le courrier entrant et sortant et répond du respect des délais.

Compatibilité

Excel 2007 et versions ultérieures, LibreOffice. Sans macros ni liaisons externes. Le fichier est en français. Les délais de traitement, le format des numéros, les durées de conservation et le plan de classement de l'exemple sont indicatifs : comparez-les à vos règles internes, à votre calendrier de conservation et à la réglementation locale. Il s'agit d'un registre de travail fidèle à la structure d'un registre, pas d'un formulaire officiel.

📘 Tenir un registre du courrier entrant et sortant sous Excel

Questions et réponses

Les numéros sont-ils attribués automatiquement ?: Oui : le n° d'enregistrement des entrants et des sortants se compose du préfixe, du numéro d'ordre et de l'année. Le format (préfixe, nombre de chiffres, année) se règle dans la feuille « Paramètres ». Ne triez pas les lignes d'un registre.
Quel délai de traitement est prévu ?: Par défaut 30 jours calendaires à compter de la réception ; c'est une valeur indicative à comparer à vos règles internes de gestion du courrier. Vous pouvez fixer un délai propre à chaque type de document ou désactiver le suivi (0 jour).
Peut-on lier une réponse à un document entrant ?: Oui : dans « Sortants », choisissez le n° d'enregistrement de l'entrant ; le numéro de la réponse apparaît dans le registre des entrants et le contrôle compare la date de la réponse à l'échéance.
Le plan de classement de l'exemple est-il officiel ?: Non, les valeurs sont indicatives. Saisissez votre propre plan de classement validé ; vérifiez les durées de conservation auprès de votre calendrier de conservation.
S'agit-il d'un formulaire de registre officiel ?: Non, c'est un registre de travail fidèle à la structure d'un registre ; chaque organisation peut utiliser son propre formulaire. La feuille « Impression registre » fournit un formulaire avec colonnes de signature.