Tenir un registre du courrier entrant et sortant sous Excel

Un courrier reçu un lundi, une demande qui attend une réponse sous 30 jours, un document parti sans numéro : dans un secrétariat, tout se joue sur la rigueur d'un registre. Un cahier fait l'affaire tant que le volume est faible, mais il ne vous dit pas ce qui est en retard et ne retrouve rien d'un coup d'œil.

Excel peut tenir ce rôle, avec trois idées : une numérotation automatique, un délai de traitement par document, et un statut calculé. Voici comment les assembler.

Deux registres, un lien

Tenez deux tables séparées : les entrants et les sortants.

Entrants : n° d'enregistrement, date de réception, expéditeur, numéro et date du courrier de l'expéditeur, type de document, objet, consigne, responsable, délai, date de traitement.

Sortants : n° d'enregistrement, date, destinataire, objet, responsable, signataire, mode d'envoi, et l'entrant auquel il répond. C'est ce lien qui permet de savoir si une demande a reçu une réponse et à quelle date.

Numéroter automatiquement

Un bon numéro se compose d'un préfixe, d'un numéro d'ordre et de l'année : par exemple E-0042/2025.

="E-"&TEXTE(LIGNE()-1;"0000")&"/"&ANNEE(B2)

Si la ligne 2 est la première, LIGNE()-1 donne 1, 2, 3... Le principe impose une règle : on ne trie jamais le registre, on utilise des filtres, sinon les numéros se décalent. C'est la règle numéro un d'un registre.

Calculer l'échéance et le statut

Chaque type de document peut avoir son délai : 30 jours pour une demande ordinaire, 10 pour une demande urgente, 0 si aucun suivi n'est prévu.

• Échéance : =C2+RECHERCHEV(F2;Types;2;FAUX)
• Jours restants : =SI(K2<>"";"";E2-AUJOURDHUI()), vide si le document est déjà traité.
• Statut : =SI(K2<>"";"Traité";SI(L2<0;"En retard";SI(L2<=5;"Bientôt";"En cours")))

Exemple chiffré

Date du jour : 20 mars 2025.

Une mise en forme conditionnelle donne la couleur : rouge en retard, jaune à échéance proche, vert traité ou en cours.

Relier la réponse à l'entrant

Dans « Sortants », une liste déroulante propose le numéro de l'entrant. Dans « Entrants », une formule retrouve la réponse : =SIERREUR(INDEX(NumSortant;EQUIV(A2;EntrantRéférencé;0));""). On voit alors, en face de chaque demande, le numéro de la réponse et, avec une simple comparaison de dates, si elle est partie dans les délais.

Organiser le suivi

• Une réunion hebdomadaire de cinq minutes sur la liste « en retard et à échéance proche ».
• Un indice de dossier noté dès l'enregistrement, pour classer les documents ensuite.
• Une synthèse mensuelle : nombre de documents, part traitée dans les délais, charge par responsable.

Erreurs fréquentes

• Trier le registre et casser la numérotation.
• Un délai unique pour tout : les demandes simples et les dossiers complexes ne se traitent pas dans le même temps.
• Oublier la date de traitement : sans elle, le statut ne passe jamais à « Traité ».
• Données personnelles dans l'objet : écrivez un objet sobre, sans informations sensibles.

Les délais de traitement et les durées de conservation relèvent de vos règles internes et de la réglementation locale : renseignez-vous avant de fixer vos valeurs.

Modèle Excel prêt à l'emploi

Le modèle « Registre du courrier entrant et sortant » assemble ces éléments. Une feuille « Mode d'emploi » explique comment remplir le fichier en cinq minutes, ce que signifient les couleurs et rappelle l'avertissement sur les données personnelles. « Paramètres » regroupe l'organisation, l'année, le délai par défaut, le format des numéros, et les listes des types (avec délai propre), correspondants, responsables, signataires et modes d'envoi.

« Entrants » et « Sortants » acceptent chacun jusqu'à 500 enregistrements, avec statut, feu tricolore et contrôles. Le « Suivi des délais » est une liste prête pour la réunion d'équipe ; le « Plan de classement » est une liste modifiable des indices de dossiers avec durées de conservation et compteur ; la « Synthèse » présente les documents par mois, responsable et correspondant, la part traitée dans les délais et un graphique ; « Impression registre » sort le registre des entrants d'un mois avec colonnes de signature.

Le fichier est en français, sans macros ni liaisons externes, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice. Il est payant. Les valeurs de l'exemple (délais, format de numéro, plan de classement) sont indicatives. C'est un registre de travail, pas un formulaire officiel.

FAQ

Faut-il numéroter par année ou en continu ?

Par année est plus lisible et facilite l'archivage : chaque exercice recommence à 1 et l'année dans le numéro lève toute ambiguïté.

Comment enregistrer un courrier reçu par e-mail ?

Traitez-le comme un entrant : même numérotation, avec le mode de réception en commentaire ou dans l'objet. Un seul registre vaut mieux que deux.

Que faire d'un document sans délai précis ?

Appliquez le délai par défaut de votre organisation, ou saisissez 0 pour désactiver le suivi d'échéance de ce type.

Combien de temps conserver les documents ?

C'est défini par votre calendrier de conservation et la réglementation locale. Notez la durée dans le plan de classement, document par document.