KHIZHNYAKOVSuivre les tâches de la direction et leurs échéances sous Excel
Suivi des tâches de la direction sous Excel : échéances, reports et retards — modèle Excel — Voir le modèle →
« On avait dit qu'on le ferait avant la fin du mois. » Combien de réunions se terminent par cette phrase, suivie d'un oubli collectif ? Les tâches décidées à l'oral ou notées en marge d'un compte rendu se perdent, et les échéances sont reportées en silence, sans que personne ne sache qu'elles l'ont été trois fois.
Un journal des tâches tenu dans Excel règle cela, à condition de prévoir un champ pour les reports et un calcul de statut automatique. Voici la méthode.
Le journal des tâches
Une ligne par tâche :
- la source (réunion, annotation, courrier...) et sa référence ;
- la date où la tâche a été décidée ;
- le contenu, en une phrase d'action ;
- le responsable ;
- l'échéance initiale ;
- le « reporté au » (deux reports possibles) ;
- la date d'exécution.
Le contenu doit commencer par un verbe : « Envoyer la proposition au client » vaut mieux que « Proposition client ».
Calculer l'échéance en vigueur et le statut
L'échéance en vigueur est la plus tardive des dates saisies :
=MAX(E2;F2;G2) où E est l'échéance initiale et F, G les deux reports.
Le statut dépend de la date d'exécution :
- exécutée avant ou à l'échéance en vigueur : Exécutée dans les délais ;
- exécutée après l'échéance : Exécutée en retard ;
- non exécutée et échéance dépassée : En retard ;
- non exécutée et échéance à venir : En cours.
=SI(H2<>"";SI(H2<=échéance;"Dans les délais";"Exécutée en retard");SI(échéance<AUJOURDHUI();"En retard";"En cours"))
Le nombre de reports s'obtient par =NB(F2:G2), et le retard en jours par =MAX(0;AUJOURDHUI()-échéance) pour les tâches non exécutées.
Exemple chiffré
Date du jour : 15 mars 2025.
| Tâche | Responsable | Échéance initiale | Reports | Exécution | Statut |
|---|---|---|---|---|---|
| Envoyer l'offre | Dupont | 28/02 | 10/03 | 08/03 | Dans les délais |
| Mettre à jour le planning | Leroy | 01/03 | 10/03 | En retard (5 j) | |
| Préparer le budget | Dupont | 31/03 | En cours |
Notez que la première tâche est exécutée dans les délais de l'échéance reportée, mais pas de l'échéance initiale : c'est pourquoi il faut aussi un indicateur « dans le délai initial ».
Le taux d'exécution dans les délais
Taux = tâches exécutées dans les délais ÷ (tâches exécutées + tâches en retard).
Les tâches « En cours » dont l'échéance n'est pas dépassée sont exclues : leur issue n'est pas encore connue. Pour Dupont, avec 8 tâches exécutées à temps, 2 exécutées en retard et 1 en retard non exécutée : 8 ÷ 11 = 73 %.
Formule : =SIERREUR(NB.SI.ENS(Resp;A2;Statut;"Dans les délais")/(NB.SI.ENS(Resp;A2;Statut;"Dans les délais")+NB.SI.ENS(Resp;A2;Statut;"Exécutée en retard")+NB.SI.ENS(Resp;A2;Statut;"En retard"));"")
Calculez-le deux fois : avec les reports (échéance en vigueur) et sans (échéance initiale). L'écart mesure l'effet des reports.
La liste des retards
Une liste automatique des tâches non exécutées dont l'échéance est dépassée, les plus anciennes en haut, sert de base à la réunion hebdomadaire. Sans macros, elle se construit avec PETITE.VALEUR et INDEX.
Erreurs fréquentes
- Des tâches trop vagues : « Voir le dossier » ne se mesure pas.
- Plusieurs responsables par ligne : un seul nom par tâche, sinon personne n'est responsable.
- Supprimer la tâche reportée au lieu d'enregistrer le report : vous perdez la preuve du glissement.
- Mesurer sans discuter : un taux faible n'a de sens que si l'on cherche la cause avec le responsable.
Modèle Excel prêt à l'emploi
Le modèle « Suivi des tâches de la direction » applique cette méthode. La feuille « Référentiels » contient les responsables, les sources des tâches, la date du jour et l'année pour la répartition par mois. Dans « Tâches », jusqu'à 500 tâches : source, références, date, contenu, responsable, échéance, deux reports, date d'exécution, statut, retard et nombre de reports.
« En retard » liste automatiquement les tâches non exécutées dont l'échéance est dépassée, les plus anciennes en haut. La « Synthèse » présente le taux d'exécution dans les délais par responsable et par mois, avec et sans reports, et des graphiques. En saisissant une date dans le paramètre « Date du jour », vous voyez la situation à cette date : tous les statuts sont recalculés.
Le fichier est en français, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice. Il est payant. Le calcul est indicatif.
FAQ
Combien de reports faut-il accepter ?
Le fichier en gère deux. Au-delà, il vaut mieux se demander si la tâche est réaliste et la redécouper ou la réaffecter.
Qui doit tenir le journal ?
Un assistant ou un secrétaire, à la fin de chaque réunion. Une seule personne saisit : les responsables ne font que confirmer.
Comment présenter les résultats en réunion ?
Montrez la liste des retards et le taux par responsable, sans commentaire superflu : les chiffres lancent la discussion.
Faut-il consigner aussi les petites tâches ?
Seulement celles qui ont un responsable et une échéance précise. Un journal surchargé finit par ne plus être lu.
